Abrechnungsdienste Schlampiger

In der Hoffnung, dass sich hier ein paar Vermieter oder Verwalter finden, die ähnliche Erfahrunge machen:

Geht es euch auch so, dass die angebotenen Dienste der diversen Wärmemessgesellschaften immer schlampiger und unzuverlässiger ausgeführt werden / immer weniger verlässlich sind?

Als Verwalterin arbeite ich in verschiedensten Objekten mit bis zu 10 unterschiedlichen Abrechnungsfirmen bzw. Wärmemessgesellschaften zusammen.
Was früher reibungslos funktionierte (ich gebe Kosten und Nutzer an die Firma weiter, und die liefern mir daraufhin eine Abrechnung, welche auf Ablesewerten basiert), gestaltet sich mittlerweile zu einer Tortur, die weder vom Zeitaufwand noch vom Ergebnis her noch vertretbar ist.

Beispiel: Ein Ablesetermin wird angekündigt. Die Mieter sitzen vergeblich stundenlang in der Wohnung, keiner kommt. Lt. telefonischer Rückfrage hat der Ableser den Termin 'vergessen', und kann ihn aufgrund privater Verpflichtungen nicht mehr nachholen.
Auch innerhalb der nächsten 4 Wochen sei kein Termin frei (das Objekt hat Verdunster). Dann gibt es kurzfristig doch noch einen neuen Ablesetermin, der aber nicht mehr ordentlich angekündigt wurde (die einzelne Postkarte im Hausflur eine Woche vor Termin war von den meisten übersehen worden). Nur wenige Leute werden erreicht.
Als Verwaltung erhalten wir die Nachricht, dass bei Nutzern xyz nicht abgelesen werden konnte. Wir beauftragen eine Nachablesung, die jedoch nicht stattfindet, weil die Terminierung nicht funktioniert.
Mittlerweile sind Monate ins Land gegangen, selbst wenn noch etwas abgelesen wird, ist das nicht mehr vergleichbar mit den Ablesungen vom Januar (wie gesagt, Verdunster) - damit sind die Abrechnungen von gleich zwei Jahren im Eimer. Müssen nach Fläche abgerechnet werden, und die Mieter haben ein pauschales Kürzungsrecht - weil der Ableser einen privaten Termin hatte.

Solche und ähnliche Geschichten erlebe ich am laufenden Band. (ich könnte hier stundenlang erzählen, verkneife mir das aber gerade mal).

Habt ihr ähnliche Erfahrungen gemacht?
Und vor allem: Gibt es Ideen, wie man das sinnvoll vermeiden kann?
Ich komme m.E. um eine Firma, die Messgeräte einbaut und wartet, nicht herum, selbst wenn ich dann Abrechnung/Ablesung selbst erledige.
Gibt es dazu Erfahrungswerte?