Aufbewahrungspflicht für Kostenbelege als Vermieter?

Diskutiere Aufbewahrungspflicht für Kostenbelege als Vermieter? im Steuer - Vermietung und Verpachtung Forum im Bereich Finanzen; Hallo, welche Aufbewahrungspflichten gelten für private Vermieter einer einzelnen Eigentumswohnung ? Im Besonderen für die geltend gemachten...

  1. PeterP

    PeterP Erfahrener Benutzer

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    Hallo,

    welche Aufbewahrungspflichten gelten für private Vermieter einer einzelnen Eigentumswohnung ?

    Im Besonderen für die geltend gemachten Kosten (Büromaterial, Musterverträge, Fahrtkosten, Übernachtungen, ... ) ?

    Bei Tante G. find' ich nur verwirrende Angaben von 2-10 Jahren ;-(

    Gruss
     
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  3. #2 taxpert, 19.09.2019
    taxpert

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    Für Handwerkerrechnungen greift §14b Abs.1 Satz UStG = 2 Jahre Aufbewahrungspflicht. Steht aber auch auf jeder Rechnung und betrifft ALLE Stpfl.!

    Alle anderen Rechnungen darfst Du beruhigt sofort nach Erhalt vernichten! Es gibt schlicht keine Aufbewahrungspflicht für diese Unterlagen!

    Da die geltend gemachten Kosten jedoch steuermindernde Tatsachen sind, liegt die ausschließliche Nachweislast bei Dir! Dehalb empfliehlt es sich natürlich sämtliche Belege bis zur endgültigen Bestandskaft der entsprechenden Bescheide aufzubewahren!

    taxpert
     
  4. PeterP

    PeterP Erfahrener Benutzer

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    Hallo,

    vielen Dank auch für diese Antwort.

    Genau da ist mir schon ein Fehler unterlaufen. Die Tankbelege für die Fahrten finde ich nicht mehr. Hatte aber auch gelesen, dass Tankbelege vom FA oft nicht anerkannt werden.

    Welche Belege werden von euren FA als Nachweis für Fahrtkosten akzeptiert bzw. verlangt?



    BTW: Für Mietverträge gibt es doch aber bestimmt eine Aufbewahrungsfrist - wg. der Einkünfte etc.
     
  5. #4 taxpert, 19.09.2019
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    Auch hier: Einzelentscheidung! Kommt auf die Gesamtumstände an und kann nicht vorhergesehen werden.

    Nein, ertragsteuerlich nicht! Aber natürlich gilt hier letztendlich das Gleiche wie ich schon für die Ausgaben gesagt habe! Wenn Aufgrund des Gesamtfalles Zweifel des FA hinsichtlich der Einnahmen ergeben, ist es sicherlich hilfreich, sämtliche Verträge/Schriftverkehr vorlegen zu können! Auch hier der Klassiker: Beweissicherung!

    taxpert
     
  6. #5 ehrenwertes Haus, 19.09.2019
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    Heb einfach alles auf, was in irgendeiner Form mit deiner Vermietung in Zusammenhang steht. Jedenfalls in den 1. Jahren. Mit der Zeit bekommst du ein Gefühl dafür, was sich aufzuheben und in der Steuer anzugeben lohnt und was eher weniger.

    Lass mind. die 1. Steuererklärung als VM von einem Steuerberater erledigen, dann hast du eine Vorlage an der du dich für die Zukunft orientieren kannst.
    Deinem Steuerberater kannst du wirklich jeden evt. steuerlich zu berücksichtigenden Schnipfel Papier hinwerfen, Aussortieren können die ziemlich gut.

    Du hast grundsätzlich 2 Möglichkeiten wie du deine Steuer legal und korrekt machst/machen läßt.
    Du kannst als Ziel haben möglichst wenig Steuern zu zahlen. Dann kann das ziemlich zeitintensiv werden, jeden Papierschnippel korrekt zuzuordnen und u.U. auch begründen zu müssen.
    Oder du läßt das ein wenig legerer angehen und suchst nicht verweifelt noch die Steuerersparnis an den Nachkommastellen, sparst dir evt. viel Arbeit und Zeit. Der Staat verdient dann einen Hauch mehr an deinen Einnahmen mit, du erhälst dafür jedoch mehr Freizeit.

    Je akribischer du versuchst deinen Steueranteil zu drücken, desto genauer fallen Steuerprüfungen aus und desto kiebiger regieren einige Prüfer auf kleine Fehler, die einfach passieren können (ohne Steuerhinterziehungsabsicht).
    Die Jungs und Mädels vom FA wollen normalerweise auch nur ihren Job in Ruhe machen und nicht zig "Hintertürchen" prüfen.

    Ist halt wie sonst auch im Leben. Es lohnt nicht immer seinem Geld nachzujagen und absolut jede Schuld einzutrieben.
     
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  7. PeterP

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    Hallo,

    da sind die "bösen" Wörter gleich in einem Post vereint. Steuerprüfung und Steuerhinterziehung :-(
    Auf Beides habe ich keine Lust. Dem Staat unnötig viel Geld zu schenken, aber auch nicht.

    Wobei ich noch nicht gehört habe, dass Steuerbürger mit niedrigem Einkommen ( < 50.000) geprüft wurden, aber was weiß ich.

    Ich war zu dumm die Tankbelege sauber aufzubewahren. Jetzt ist die Frage Fahrten als Kosten angeben, auch wenn kein Nachweis erbracht werden kann oder besser nicht, um nicht in den Verdacht der Steuerhinterziehung zu kommen? :-/


    Wann haben Bescheide eigentlich endgültige Bestandskraft?


    @taxpert: In welchem Forum bist Du eigentlich nicht unterwegs oder wird der Name von versch. Personen in versch. Foren genutzt? :-)
     
  8. Andres

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    Tankbelege sind auch nur erforderlich, wenn man nicht den pauschalen Satz von 30 ct/km in Anspruch nehmen will. Da sich der Nachweis dafür wirklich seltenst lohnt, gibt es zumindest steuerlich wenig Gründe, diese Quittungen aufzubewahren.

    Den "Nachweis" über die Fahrten führt man am besten mit einem Fahrtenbuch.


    Die große Mehrheit der Ausführungen zum Thema Aufbewahrungspflicht, die du über das große G findest, befassen sich mit den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Das würde für dich gelten, wenn die Vermietung z.B. über eine GmbH läuft oder du auf andere Weise der Buchführungspflicht unterliegst.

    Außerdem gibt es noch praktische Erwägungen zur Aufbewahrung von Unterlagen:
    • Zumindest für die Dauer einer Garantie oder Gewährleistung bietet es sich an, Unterlagen aufzubewahren, um ggf. Nachweise erbringen zu können. An Garantien kann alles mögliche versprochen werden, bei Gewährleistungen sind die interessanten Fristen 5 Jahre ab Abnahme für Bauleistungen und 2 Jahre für den Rest.
    • Auch innerhalb der Verjährungsfrist möchte man meist noch Unterlagen haben, z.B. um unberechtigte Ansprüche abwehren zu können. 3 Jahre ab Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Anspruch entstanden ist oder man davon hätte erfahren können.
    • Es ist manchmal von großem Vorteil, auch noch nach langer Zeit ermitteln zu können, welcher Betrieb eine bestimmte Leistung erbracht oder eine verbaute Einrichtung hergestellt hat. Ähnliches gilt für Baupläne, Zeichnungen, Genehmigungen, Finanzierungsunterlagen, ...
    Das ist alles nicht verpflichtend. Gerade für kleine Vermieter bietet es sich aber an, gar nichts wegzuwerfen, zumindest nicht bis das Regal voll ist.
     
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  9. #8 ehrenwertes Haus, 19.09.2019
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    Passiert und ist kein Beinbruch. Deine Angaben müssen nur glaubhaft sein.

    Ich denke 3-4 längere Anfahrten zu seinen Immos wird jeder sagen, das ist im üblichen Rahmen, ohne Besonderheiten wie Prüfung von Baufortschritt.
    Fehlen dir 100 Tankbelege von Füssen nach Flensburg... das wird Fragen aufwerfen.
    Entscheidend sind aber nicht Tankbelege, du darfst ja auch mit dem Rad fahren, Laufen oder Fliegen, Bahn, Mietfahrgemeinschaften nutzen, ...
    Belege sind z.B. auch Hotelquittungen, Gesprächsprotokolle, selbst das Knöllchen wegen Falschparken oder Tempolimit übersehen kann da hilfreich sein, ...


    Schau dir mal deinen Steuerbescheid genauer an. Da steht immer das Wort vorläufig drauf.
    So ca. 3 Monate bevor ein Steuerbescheid rechtskräftig wird, wirst du vom FA auf diesen Fristablauf hingewiesen.
    Bis dahin hast du noch Zeit bereits erlassene Steuerbescheide freiwillig und relativ kostengünstig zu korrigieren.
    Danach kann eine Korrektur wirklich mies werden. Der Stundensatz der Staatsdiener ist dann meist das kleinere Problem.
     
  10. PeterP

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    Ein Fahrtenbuch nur für die Fahrten zur ETW? Ich hab' sonst eigentlich keinen Grund ein Fahrtenbuch zu führen.

    Regal ist voll - mit anderen Unterlagen - meine priv. Wohnung ist kleiner wie die vermietete ;-/

    Als Nicht-Profi führe ich keine Gesprächsprotokolle. Hotelquittung hab' ich leider auch nicht, da privat über Kleinanzeigen oder eben mal bei Bekannten in Berlin. Knöllchen etc. hab' ich auch nicht.
    Da wird es eng. Ich werd' die Kosten wohl besser draußen lassen, falls ich keine Nachweise finde. Kommt beim FA bestimmt nicht sonderlich gut an, wenn man auf Nachfrage keine Belege vorlegen kann.

    Nur aus Interesse:
    Die 30 Cent können auch geltend gemacht werden, wenn man mit dem Fahrrad fährt? Wäre ja mal eine nette Tour :-)

    Bei mir steht da

    "Festsetzung
    Art der Festsetzung
    Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig."

    Wenn ich es bisher richtig verstanden hatte, dann hat diese Vorläufigkeit nichts mit den Einkünften aus VuV zu tun.
    Ein Schreiben, dass ein Bescheid rechtskräftig wird habe ich in meinem ganzen Leben noch nicht bekommen!! ??

    Jetzt bin ich etwas verwirrt.
    Könnte ich noch vorhandene Belege aus diesen Jahren dann theoretisch entsorgen?

    BTW: Vielen Dank für die hilfreichen Infos :-)
     
  11. #10 ehrenwertes Haus, 19.09.2019
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    Das kommt bei mir öfters vor. Wirklich jährlich, weis ich jetzt ohne nachsehen nicht.
    Kann durchaus an größeren Änderungen bei mir liegen.

    Warst du denn bisher überhaupt einkommenssteuerpflichtig oder ist das bei dir eine Premiere?
     
  12. PeterP

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    Jepp. War und bin ich.
    Gerade noch mal die Bescheide der letzten 5 Jahre angeschaut. Überall ... "Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig.".

    Wenn ich die Erläuterung im Steuerbescheid richtig verstehe, dann sind die Bescheide nur in bestimmten "Teile" noch offen, aber kein Teil davon betrifft die Einkünfte aus VuV.

    Allerdings finde ich bei Tante G den "§ 173 Abs. 1 Nr. 1 AO" und damit
    "(1) Steuerbescheide sind aufzuheben oder zu ändern, ... soweit Tatsachen oder Beweismittel nachträglich bekanntwerden, die zu einer höheren Steuer führen..."

    Da kann ich jetzt überhaupt nicht einordnen wann und wie das FA den Bescheid doch noch ändern kann und man die Belege vielleicht doch besser noch länger aufbewahren sollte ;-/
     
  13. Andres

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    Kein Fahrtenbuch von der Art, wie man es für einen Dienstwagen führen würde, den man nicht nach der 1-%-Regel versteuern will, und auch kein Fahrtenbuch, wie man es als Auflage durch die Straßenverkehrsbehörde führen müsste. Nur eine geordnete Aufstellung über die Fahrten zum Zweck der Vermietung.
     
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  14. #13 ehrenwertes Haus, 19.09.2019
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    Der Tipp für Faule, Steuerdoofis wie mich und bei akutem Platzmangel:

    Geh zum Steuerberater und sag: "Mach mal, ist dein Job".

    Ich habe nur den leisen Verdacht, dass das nicht so wirklich dein Plan ist...
     
  15. PeterP

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    Nachtrag: Bei Tante G gefunden ...

    "Neue Tatsachen beim Ansatz von Reisekosten – Zu wessen Lasten gegen Unklarheiten?"
    ... da geht es zwar um Betriebsausgabenabzug, aber bzgl. der Beweispflicht würde ich denken, dass man besser vernünftige Belege hat, weil man sonst evtl. der unzureichenden Mitwirkung "beschuldigt" werden könnte.

    Ob diese "Kürzung" durch das FA dann mit einer Steuerhinterziehung gleichzusetzen ist?

    Richtig eingeschätzt. Meine bisherigen Erfahrungen mit StB sind nicht besonders gut, deswegen versuche ich genug Wissen aufzubauen, so dass ich weitgehend ohne auskomme :-)

    Also eine Tabelle mit Angaben: Datum, Abfahrt, Ankunft, Verkehrsmittel, km, Grund

    Abgesehen von der Angabe Verkehrsmittel hab' ich so eine Tabelle, aber warum sollte das FA einer solchen Tabelle glauben schenken, wenn keine Belege von Dritten (Hotel, Taxi, Bahn, ....) dazu existieren?
     
  16. PeterP

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    Ich bin schon "genervt", wenn ich 2 x im Jahr die Strecke fahren muss :-/
    Und wenn es öfter passiert wird sich eine SE-Verwaltung vor Ort bald lohnen, weil die Kosten niedriger sind.
     
  17. SaMaa

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    Dann mal viel Glück :)

    Ich würde wahrscheinlich eher meine Zeit in die Suche nach einem guten Steuerberater investieren.
    Aber wie heißt es ja so schön: Jeder ist seines Glückes Schmied ;)
     
  18. Ferdl

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    Solch ein Dokument, genauso wie ein Gesprächsprotokoll, so glaubhaft darstellbar dass das Zeitnah (unmittelbar!) erstellt wurde, erhält, durch deine Versicherung dass das Dokument der Tatsache entspricht, Beweiskraft.
    Hilfreich ist das Datum der Niederschrift draufzuschreiben und f.d.R. zu Unterschreiben.
     
  19. Duncan

    Duncan
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    So was erschlage ich einfach mit einem Terminkalender. Egal ob klassisch als Buchkalender oder als App.
    Tel. wg. T Haupt 4 mit Andy -> 2.10. 8.45Uhr heißt dann schlichtweg in Klartext: ich hab an dem Tag mit dem Schlosser Andreas H. telefoniert für einen Termin mit dem Schlosser in der Hauptstraße Hausnummer 4, da soll er mir was an der Zaunanlage verändern, Ortstermin ist für den 2.10. um 8.45 Uhr vereinbart. Fahrten zu den Objekten lauten z.B. SK Haupt 4 (Sichtkontrolle Hauptstraße 4) oder MT Müller Haupt 4 WE 6 -> WM-A (Mietertermin mit Mieter Müller aus WE 6 wg. WM-Anschluß). Wenn man solche Kalender permanent führt ist der Aufwand kaum zu bemerken und bisher ist das noch jeden Juristen und Finanzbeamten schlüssig vorgekommen, vor allem wenn man ihnen die Kalender der letzten 3 Jahre auch um die Ohren haut vorlegen kann...
     
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  20. Andres

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    Weil eine normale Autofahrt eben keine Belege (und schon gar nicht von Dritten) generiert. Entsprechende Aufstellungen sind auch für viele andere steuerlich relevante Sachverhalte üblich, für die ansonsten kein Nachweis existiert. Solange die Angaben plausibel sind, gibt das überhaupt keine Probleme.
     
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  21. PeterP

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    Vielen Dank für die Erläuterung.

    Ich hab' heute wieder Einiges gelernt. Für die Zukunft.

    Bei der Entfernung zu meiner vermieteten Wohnung hat man meist eine Übernachtung o.ä. dabei. Ich werd' in Zukunft versuchen darauf zu achten, dass ich im Raum Leipzig tanke und mit meiner Bankkarte zahle. Die Belege und dazu evtl. eine Hotelbuchung, dann sollte ich dick im grünen Bereich sein :-)

    Für die Vergangenheit werd' ich wohl ein wenig Lehrgeld zahlen und so versuchen den "Hab-ich-verpeilt"-Bonus für größere Irrtümer aufzusparen.
     
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