Aufforderung zur Berichtigung von alten Abrechnungen

Diskutiere Aufforderung zur Berichtigung von alten Abrechnungen im Fristen Forum im Bereich Betriebs- und Heizkosten; Hallo an alle, wir sind private Vermieter, die ihr (einziges) Eigentum nur wegen eines (in der Dauer ungewissen) Auslandsaufenthaltes vermieten....

  1. gasfy

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    Hallo an alle,

    wir sind private Vermieter, die ihr (einziges) Eigentum nur wegen eines (in der Dauer ungewissen) Auslandsaufenthaltes vermieten. Mittlerweile 10 Jahre, die ersten 2 Jahre als Komplettpaket inkl aller Nebenkosten (vom Mieter so gewuenscht), die naechsten 1,5 Jahre als brutto fuer netto (wir wussten nicht, wann wir zurueckziehen werden) und die letzten 6,5 Jahre wie ueblich mit Nebenkostenabrechnung.

    Bei allen Abrechnungen der letzten 6,5 Jahre fuer das Haus haben wir immer restlos ALLE Belege mitgeschickt. Waere ja wohl gar nicht noetig gewesen, aber wir haben das der Transparenz wegen gemacht.

    Fuer 2018 hatte der Mieter die Abrechnung eigentlich schon geprueft und dann bezahlt (er hatte Rueckfragen zu den Stromkosten, die wir mit Hilfe des Stromanbieters beantworte konnten). Nun hat sein Anwalt, nach Auszug, jedoch einen Fehler entdeckt und ist mit der Berichtigung nur fuer 2018 nicht zufrieden, sondern will auch die anderen Nebenkostenabrechnungen der Vorjahre ueberprueft wissen.

    Man unterstellt uns, es koennte sich nicht um ein blosses Versehen handeln. Die Hausgeldabrechnungen (Tiefgarage/ Gemeinschaftsflaeche) sind je 5 Seiten lang und wir haben den Gesamtbetrag wie auf Seite 1 aufgelistet, anstatt nur die umlagefaehigen wie auf den Folgeseiten ausgewiesen. Die gesamte Abrechnung (alle 5 Seiten) lag dem Mieter jeweils vor. Wir haben hier nicht versucht, etwas zu vertuschen, wir haben es nur nicht besser gewusst. Ein fuenfseitiges Dokument zur Hausgeldabrechnung ist fuer den Profi sicher leicht zu durchschauen, fuer den Laien aber nicht unbedingt. Als der Anwalt uns schrieb, was wohl nicht korrekt waere in der Abrechnung waren wir erst total erschlagen von dem, was wir nun aus dem Hausgeld irgendwie rausrechnen muessten... wir haben sogar die Hausverwaltung (fuer TG und Gemeinschaftsflaeche) angeschrieben - dann ist aber aufgefallen, dass es auf den Folgeseiten genaue Auflistungen gibt.

    Fuer 2018 haben wir es nun schon berichtigt. Muessen wir die alten Abrechnungen auch korrigieren oder ist hier eine Frist abgelaufen?

    Die Berichtigung fuer 2018 war schon unter Fristsetzung des Anwalts erfolgt und wir fragen uns, ob das eigentlich rechtens war - wird bei Korrekturanfragen dann die eigentliche Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums ausgesetzt? Oder haetten wir die Korrektur auch bis zum 31.12.19 verschicken koennen?

    Und muessen wir dann eigentlich dem Anwalt des Mieters erneute alle Belege aller Jahre zur Verfuegung stellen die dem Mieter ja eigentlich schon vorliegen? Muesste nicht der Mieter diese dann weiterleiten? Insbesondere, wenn er meint, diese muessten auch geprueft werden? Oder artet dies jetzt zur kompletten Arbeitsbeschaffungsmassnahme fuer uns aus?

    Allein die Tatsache, dass wir den Anwalt des Mieters baten, sich doch vor Rueckzahlung der Kaution noch um die Zahlung der Nebenkosten fuer 2019 zu bemuehen (Strom und Wasser waren ja schon abgelesen, die Abrechnung war ein Vorschlag, um einfach alles abzuhandeln und nicht bis zum naechsten Jahr zu warten (es haette also auch sein koennen, dass wir einen Verlust machen)) und ihm diese zugesandt hatten, zeigt doch schon, dass wir uns keiner Schuld bewusst waren.

    Engagiert wurde der Anwalt, um unsere Ansprueche zu einem Schadensersatz abzuwehren und die Kaution einzuklagen (innerhalb des 1. Monats nach Auszug). Wir haben natuerlich keine Rechtsschutzversicherung und werden den Schaden also selber bezahlen. Kaution ist auch schon zurueckgezahlt. Jetzt hat sich der Anwalt aber verbissen und aufgrund unserer Naivitaet (mittlerweile wissen wir vom Anwalt des Mieters, dass wohl jede zweite Abrechnung falsch ist) wird es nun wohl sobald kein Ende nehmen :(

    Im Forum kann ja keine Rechtsberatung vorgenommen werden. Aber vielleicht hat trotzdem jemand einen Tipp.

    Ansonsten mag dies eine Warnung sein an andere Laien-Vermieter: dem Anwalt der Gegenpartei bloss nicht unaufgefordert die Nebenkostenabrechnung zukommenzulassen. Und vielleicht auch: auf Schreiben von Anwaelten nicht ohne vorherige Beratung zu reagieren.

    Naiv - Naiver - gasfy
    (oder gerne auch Dumm - Duemmer - ...)
     
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  3. Andres

    Andres
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    Ok, es geht also um eine Eigentumswohnung.

    Ab Zugang der Abrechnung hat der Mieter Einwendungen innerhalb von 12 Monaten geltend zu machen, außer er hat die Überschreitung dieser Frist nicht zu vertreten. Es kommt also darauf an, wann die Abrechnung für 2017 dem Mieter zugegangen ist. Spätestens für die Abrechnung 2016 ist diese Frist aber endgültig abgelaufen.

    Sollte die (unwahrscheinliche) Ausnahme vorliegen, das der Mieter die verspätete Geltendmachung von Einwendungen nicht zu vertreten hat, gilt die allgemeine Verjährungsfrist: Die Anspruch auf Abrechnung des Jahres 2014 ist im Jahr 2015 entstanden, Verjährung wäre dann wahrscheinlich Ende 2018 eingetreten. Die Ansprüche aus der Abrechnung 2015 wären nach dieser Bestimmung derzeit also noch nicht verjährt.

    Soweit die Grundsätze. Im Detail ist Verjährung ein schwieriges Thema.


    Das mag eine Argumentation sein, mit der die Gegenseite den Beginn der Verjährung verschieben möchte.


    Ihr müsste dem Anwalt gar nichts zur Verfügung stellen und mit dem Anwalt auch sonst nicht kommunizieren und ich rate davon hier im Forum regelmäßig ab. Den Anspruch hat der Mieter und Laien können selten überblicken, inwiefern z.B. eine Zustellung an den Anwalt auch gegen den Mieter wirkt. Außerdem hast du ja schon selbst erkannt, dass die Gegenseite hier erkennbar möglichst viel Aufwand generieren möchte.

    Das Recht zur Einsicht in Belege ist an die Einwendungsfrist gebunden. Sofern der Mieter Einwendungen noch geltend machen kann, darf er auch die Belege einsehen.


    Das ist die übliche Volksverdummung von Mieterbund und Konsorten. Korrekt lautet die Aussage, dass die Anwälte des Mieterbundes die nicht bindende und nicht überprüfte Meinung vertreten, dass jede zweite Abrechnung, die ihnen von den Mitgliedern vorgelegt wird, einen Fehler enthält. Dass die Mehrzahl der Abrechnungen niemals von diesen Anwälten geprüft wird (und zwar insbesondere solche Abrechnungen, die offensichtlich korrekt sind), diese Anwälte immer wieder abstruse Rechtspositionen vertreten und Fehler durchaus auch zu Gunsten der Mieter passieren können, wird dabei gerne vergessen.
     
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  4. #3 FMBerlin, 01.10.2019
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    Tip für das nächste Mal: Ihr hättet die Kaution vor der Abrechnung der Betriebskosten für 2019 garnicht (voll) zurückzahlen müssen sondern einen Teilbetrag für eine mögliche Betriebskostennachzahlung zurückbehalten dürfen. Die Kaution sichert auch mögliche Ansprüche aus der letzten Betriebskostenabrechnung und ist in der Regel nicht vor Ablauf von 6 Monaten nach Ende des Mietverhältnisses zur Rückzahlung fällig. Mieter versuchen gerne, die Kautionsrückzahlung rücksichtslos bis bei Schlüsselrückgabe zu beschleunigen, weil der Vermieter damit seine Sicherheit für mögliche Betriebskostennachzahlungen und Schadenersatzforderungen wegen Verschlechterung der Mietsache verliert. In der vorbehaltlosen (übereilten) Kautionsrückzahlung kann nämlich auch schon der Verzicht auf Schadenersatz liegen.
    Mit (einer vorbehaltlosen) Bezahlung hat der Mieter die Betriebskostenabrechnung für 2018 anerkannt.
    Wenn ihr nachweisen könnt, daß dem Mieter alle Belege einmal vorgelegen haben (übersandt wurden) dürfte das Belegeinsichtsrecht des Mieters ausgeschöpft sein. Möge der Anwalt sich die Belege von seinem Mandanten besorgen.
     
  5. Andres

    Andres
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    Da hier nach Schilderung unverlangt Kopien übersandt wurden, dürfte das eher nicht der Fall sein. Es besteht noch das Einsichtsrecht in die Originalunterlagen.
     
  6. gasfy

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    Danke erstmal an alle!

    "Einsichtsrecht in die Originalunterlagen" - wir haben ja alle PDF Rechnungen mitgeschickt. Das sind alles die Originale. Oder habe ich da was falsch verstanden?

    Der Anwalt hat geschrieben es soll alle Kommunikation nun nur noch ueber ihn ablaufen. Wenn mir Fristen gesetzt werden, muss ich doch sicherheitshalber reagieren. Aber die Reaktion meinerseits dann grundsaetzlich auch vorher mit einem Anwalt besprechen?
     
  7. dots

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    Okay, dann schreibe ich dir gleich mal, dass alle Kommunikation ab jetzt über mich laufen soll.
    Dass dein Meter und dessen Anwalt nichts davon wissen, ist egal. Also, schickst du mir bitte jetzt alle Dokumente?
     
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  8. Ferdl

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    Sollen heißt nicht müssen!
    Nach meiner laienhaften Meinung besteht keine Verpflichtung mit dem gegnerischen Anwalt zu kommunizieren, ich sehe darin auch keinen Vorteil (außer für den gegnerischen Anwalt).
     
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  9. #8 Papabär, 02.10.2019
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    Heißt das, dass ihr Euch die Wohngeldabrechnung vorher nie genau angeschaut habt? Ich schätze auf die Beauftragung eines professionellen Hausverwalters wurde hier (wie so oft) aus Kostengründen verzichtet, oder?


    Das ist grundsätzlich nicht Eure schlechteste Idee. Es wäre nur sinnvoll, wenn das dann nicht der Anwalt der Gegenseite ist.
     
  10. #9 FMBerlin, 02.10.2019
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    Nunja, der Vermieter sitzt im Ausland, so habe ich das verstanden. Dann ist dem Mieter eine Vor-Ort-Einsicht beim Vermieter nicht zumutbar und er hat (nur deshalb) Anspruch auf Kopien, die er bereits erhalten hat. Ich sehe hier keine Grundlage mehr für die erhobene Forderung nach der (nochmaligen) Übersendung von Belegen an den Anwalt. Die Absicht, sich die Originale beim Vermieter ansehen zu wollen wurde ja gerade nicht geäußert und ein Anrecht auf Übersendung der Originale wäre mir neu.
     
  11. Andres

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    Die WEG rechnet ohne Papier ab? Der Grundsteuerbescheid ist dir ausschließlich elektronisch zugegangen? Und so weiter.

    Es würde mich schon arg wundern, wenn wirklich sämtliche originalen Nachweise über die entstandenen Betriebskosten als PDF vorliegen würden.


    Dazu bist du nicht verpflichtet. Bei der Kommunikation zwischen Anwälten, wenn beide Seiten vertreten sind, mag das anders aussehen. Wie der Mieter den Informationsfluss zu seinem Anwalt regelt, ist nicht dein Problem.


    Nein. Wie kann man eigentlich so leicht zu beeinflussen sein? :erschreckt011:

    Natürlich sollte man reagieren, wenn ein berechtigter Anspruch gestellt wird und insbesondere wenn dazu eine angemessene Frist gesetzt wird. Wenn gar nicht sicher ist, ob überhaupt ein Anspruch besteht, sollte man deutlich vorsichtiger sein, vor allem da du doch bereits bemerkt hast, dass der Mieter und sein Anwalt wirklich alle Einlassungen nutzen, um noch mehr Ärger auszugraben.


    Ich halte davon nichts, aber mittlerweile sind wir an diesem Punkt angekommen: Da dich der Sachverhalt erkennbar völlig überfordert, wäre das sinnvoll.


    Zwei Einwände, zuerst der offensichtliche: Es handelt sich um eine WEG. Die Mehrzahl der abrechnungsrelevanten Unterlagen befinden sich bei der WEG-Verwaltung und damit sehr wahrscheinlich in der Nähe des Mieters.

    Nun der weniger offensichtliche Punkt: Die Übersendung von Kopien ist nur ein Ersatz für die eigentlich geschuldete Leistung. Vorrangig schuldet der Vermieter die Gelegenheit zur Belegeinsicht in die Originale. Die wurde bisher nicht angeboten und noch nicht einmal nachgefragt. Selbst wenn eine persönliche Einsichtnahme dem Mieter nicht zumutbar sein sollte, muss sie ihm doch angeboten werden - wenn der Mieter nach Timbuktu fahren will, um den Grundsteuerbescheid einzusehen, ist das seine eigene Entscheidung! Erst wenn der Mieter das aus Gründen der Zumutbarkeit ablehnt, kommen die Kopien ins Spiel.

    Den persönlichen Termin verhindern, indem man vorsorglich Kopien übersendet, funktioniert definitiv nicht.
     
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  12. #11 Papabär, 02.10.2019
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    Dem Mieter muss die Einsicht in die Originalbelege "am Ort der Mietsache" gewährt werden. Das muss nicht im Objekt selber sein - aber die Rechtsprechung setzt Grenzen in Sachen zumutbare Reisestrecke für den Mieter.
     
  13. Ferdl

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    Es wird in diesem Fall evtl. nicht vorhanden sein, dennoch:
    Bei einem (zertifizierten?) Digitalisierungssystem können die digitalen Kopien (pdf in der Regel) zum Original (oder so ähnlich) werden.
    Die Papierenen Originale unterliegen dann nicht mehr der Aufbewahrungspflicht. Zumindest das FA sieht das so und wird dass in (mehr oder weniger nahen) Zukunft auch so Einfordern.
     
  14. #13 Papabär, 02.10.2019
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    Bei Euch vielleicht - aber bestimmt nicht in dem Bundesland, wo Behördenmitarbeiter sich im Technikmuseum treffen um die digitale Revolution schon mal gesehen zu haben. Hier werden e-Mails noch ganz zünftig mit der Rohrpost weitergeleitet!


    In "naher Zukunft" ... püh ... da geht hier erst mal der Flughafen in Betrieb ... also vielleicht zumindest.
     
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  15. #14 ehrenwertes Haus, 02.10.2019
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    Nein. Das muss nicht im gleichen Ort sein, in dem sich das Mietobjekt befindet. Die Entfernung muss nur in zumutbarer Zeit zu schaffen sein.
    Keine Ahnung was als zumutbarer Zeit betrachtet wird, mein Bauch meint so ein Stündchen einfache Fahrzeit ist vertretbar (analog Berufspendlern).

    Finde ich aber egal, wenn man dem Mieter bereits Kopien der Abrechnungsunterlagen hat zukommen lassen.
    Den Weg von Briefkasten zur Wohnung des Mieters halte ich für eine zumutbare Entfernung für eine Akteneinsicht. Hier zwar nur in Kopien der Originale, aber auf denen steht auch nix anderes wie in den Originalunterlagen.
    Ich nehme an, da wurden Kopien geschickt und keine Originale.
     
  16. #15 immobiliensammler, 02.10.2019
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    So eine ähnliche Vorschrift gibt es doch für Buchhaltungsbelege schon seit den 70er Jahren, oder irre ich mich? Schon damals wurden in meinem Lehrbetrieb die Unterlagen mikroverfilmt, die Filme mussten dann kontrolliert werden (war eine Sträflingsarbeit, also typischerweise Azubi-Aufgabe in der Buchhaltung) und dann durften die Originalbelege vernichtet werden. Fragt mich jetzt nicht nach der genauen gesetzlichen Grundlage, aber die gab/gibt es bestimmt.

    Und da heute wohl niemand mehr Mikrofilme anfertigt kann ich mir schon vorstellen, dass da auch die Gesetzgebung mit der Zeit gegangen ist. Da werden die entsprechenden Lobby-Verbände schon Druck ausgeübt haben.
     
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  17. #16 Papabär, 03.10.2019
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    Deswegen schrieb ich ja auch nicht IM Ort, sondern AM Ort der Mietsache. Der Mieter muss die Strecke in einer angemessenen Zeit schaffen können. Mit einer Stunde liegst Du m. E. schon ganz gut ... allerdings mit öffentlichen Verkehrsmitteln und da sieht es in einigen Gegenden der Republik ja schon wieder recht mau aus.


    Findest Du?
    Und um ehrlich zu sein erinnere ich mich auch an keinen Fall, wo die Übersendung von Kopien oder Scanns dem Mieter nicht genügt hätte. Das ändert aber nichts an der Tatsache, dass der Mieter zunächst einmal einen Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege hat.
    Erst wenn der Mieter Kopien angefordert (und bekommen) hat, kannst Du ihm die zusätzliche Einsicht in die Originalbelege verweigern.


    Wunschdenken oder verweifelte Hoffnung?

     
  18. gasfy

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    Es scheint irrelevant zu sein, dass das Widerspruchsrecht zu den Nebenkosten 2012-2017 schon abgelaufen ist.
    Ferner scheint womoeglich sogar die 3-jaehrige Verjaehrungsfrist fuer die Abrechnungen 2014-2012 nicht durchsetzbar. Anscheinend beginnt die Verjaehrung nicht automatisch, sondern erst nach Kenntnis der Fehlerhaftigkeit (also fuer den Mieter im Sep 2019, als der Anwalt des Mieters erkannte, dass wir faelschlicherweise nicht abrechenbare Kosten der Hausverwaltung berechnet hatten). Rechtsberatung ist ja im Forum verboten, aber trotzdem kurz der Hinweis, dass es wohl einer "Einrede der Verjaehrung" bedarf, damit diese beruecksichtigt wird - aber in unserem Falle hilft vielleicht auch das nicht.

    Mit externer Hilfe habe ich nun alle Wasser- und Stromrechnungen korrekt abgegrenzt und alle Hausgelder in Hinblick auf Umlagefaehigkeit korrigiert. Dabei ist nun herausgekommen, dass wir fuer die Nebenkosten in 2015 dem Mieter eine viel zu hohe Erstattung in 2016 gezahlt haben (Grund war die Korrektur der Abrechnungen des Stromanbieters von Vorjahren in denen die Zaehlerstaende nur geschaetzt und nicht abgelesen wurden, darueber erfuhren wir Anfang 2016). Mir ist nun also im Oktober 2019 bewusst geworden, dass ich dem Mieter zu viel erstattet habe. (Hier hatte Andres also in der Tat den richtigen Riecher - Fehler passieren auch zu Gunsten des Mieters.)

    Letzlich laeuft es auf ein PLUS fuer uns hinaus. Weil der Anwalt es aber sicher das Recht zu seinen Gunsten drehen wird (Mieter hat mehr Rechte als Vermieter wie mir scheint), fuerchten wir, doch einfach auf unserem zuviel gezahlten Geld sitzen zu bleiben und trotzdem seinem Mandanten noch etwas zahlen zu muessen.

    - ich halte auf dem Laufenden, damit man auch mal weiss, wie eine Geschichte "endet" -

    Danke im voraus fuer alle Erfahrungen & Tipps.

    gasfy
     
  19. GSR600

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    Ja du wirst Sitzenbleiben, da Nachzahlungen nach dem Abrechnungsstichtag, also für das Jahr 2016 mit dem 31.12.2017 vom Mieter nicht zu Leisten sind.
    Guthaben jedoch immer auch nach diesem Stichtag auszuzahlen sind.

    *ironiemodus*
    Aber vermutlich hab ich da wie im Bezug auf die Verjährung ja wieder keine Ahnung.
     
  20. #19 Tobias F, 08.10.2019
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    Aus, dann gibt es also in Wahrheit gar keine Verjährung?
     
  21. #20 Papabär, 08.10.2019
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    ??
    Hausaufgabe: Bitte mal die §§194 bis 202 BGB lesen. Insbesondere auch §199 (1)

    Wir hatten das hier doch mal beim Thema Mieterhöhungen mit fehlerhafter Flächenangabe (den genauen Titel weiß ich nicht mehr).
     
Thema:

Aufforderung zur Berichtigung von alten Abrechnungen

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