DSGVO - Bezeichnung von Mieteinheiten bei Abrechnung

Diskutiere DSGVO - Bezeichnung von Mieteinheiten bei Abrechnung im VF - Ankündigungen! Forum im Bereich Mieter- und Vermieterforum; Wenn eine Firma die Heiz- und Nebenkosten abrechnet werden bisher die Namen der Mieter verwendet. Da ich als Vermieterin die Abrechnungen mit...

  1. susi

    susi Erfahrener Benutzer

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    Wenn eine Firma die Heiz- und Nebenkosten abrechnet werden bisher die Namen der Mieter verwendet. Da ich als Vermieterin die Abrechnungen mit Anschreiben versehe und selber an die Mieter verschicke, ist es aber gar nicht nötig, dass die Abrechnungsfirma die Identität der Mieter kennt. Im Rahmen der Diskussionen über die DSGVO habe ich nun überlegt bei Gewerbe nur die Gewerbebezeichnung und bei Wohnungen nur noch eindeutige Abkürzungen der Mieternamen zu verwenden, also z. B. "Wohnung Schr.". Entspricht dies der geforderten Pseudonymisierung?

    Wie machen das andere Vermieter?
     
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  3. #2 Papabär, 29.08.2018
    Papabär

    Papabär Erfahrener Benutzer

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    Wir haben Wohnungs-/ bzw. Einheitennummern. Die stehen sowohl in den Mietverträgen als auch in den technischen Dokumentationen der Abrechner. Abgesehen davon haben uns alle unsere Abrechner eine schriftliche Bestätigung über den gesetzeskonformen Umgang mit den Daten geschickt (ich meine sogar unaufgefordert ... will mich aber auch nicht zu weit aus dem Fenster lehnen). Das sollte langen.

    Viel interessanter sind die Mietervereine. Einige von denen pflegen regelmäßig die Ablesewerte aller Einheiten eines Objektes anzufordern. Die dürfen das. Klar kann man die Namen darauf unkenntlich machen - aber die Wohnungen sollen ja zuordenbar sein, d.h. die Lagebezeichnung muss erkennbar bleiben. Man könnte jetzt ein Schelm sein und den Namen vom jeweiligen Klingelschild ablesen ... aber das werden die Mietervereine ganz bestimmt nicht machen. Die kennen die DSGVO ja schließlich auch.
     
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  4. Andres

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    Zweifelhaft. Vor allem würde eine solche Pseudonymisierung aber an der grundsätzlichen Rechtslage wenig ändern, denn ob die betroffenen Personen nun tatsächlich identifiziert oder nur identifizierbar sind, macht keinen Unterschied für die rechtmäßige Verarbeitung (und nur der guten Unterhaltung wegen: auch das war bisher schon so). Die Pseudonymisierung ist höchstens Teil eines angemessenen technischen Schutzniveaus.
     
  5. Nanne

    Nanne Erfahrener Benutzer

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    ..und der Mieter erkennt sich nicht zuständig für eine Abrechnung mit der Abkürzung "Schr", und zahlt auch nicht. Was dann?
     
  6. susi

    susi Erfahrener Benutzer

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    Einheitennummern reichen aber spätestens bei einem Mieterwechsel nicht mehr, da muss man die Mieter alt/neu unterscheiden können. Natürlich würde auch Mieteinheit und Datum reichen aber diese Zuordnung ist in der Software sicher nicht vorgesehen.

    Ich musste den Auftragsverarbeitungsvertrag anfordern aber er kam dann immerhin. Die Handwerker weigern sich, sich darum zu kümmern.

    Es geht mir ja auch nicht darum etwas zu umgehen oder auszuhebeln, sondern darum unnötige Informationen nicht zu übermitteln.
     
  7. Berny

    Berny Erfahrener Benutzer

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    Und was nun...?:047sonst:
     
  8. dots

    dots Erfahrener Benutzer

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    Sehr geehrte(r) Frau/Herr <Vorname> <Nachname>, ...

    Jemand, der das ganze Jahr Mieter war, könnte dann in der Betriebskostenabrechnung (und auch woanders) so benannt werden:

    Vorname = "Mieter der Wohnung im 2. OG rechts im Ahornweg 7"
    Nachname = "" (leer)

    Und bei Mieterwechsen sähen die Namen der beiden Mieter so aus:

    Vorname = "Mieter der Wohnung im 2. OG links im Ahornweg 7"
    Nachname = "(gemietet bis 30.06.2017)"

    Vorname = "Mieter der Wohnung im 2. OG links im Ahornweg 7"
    Nachname = "(gemietet ab 30.06.2017)"
     
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  9. #8 Papabär, 30.08.2018
    Papabär

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    Man kann die Einheitennummer auch einfach noch um zwei Stellen ergänzen, fängt mit 01 an und erhöht sich mit jedem Wechsel um 1.
    Wir nennen das Gesamtgebilde dann Mietvertragsnummer (steht natürlich ebenfalls im Mietvertrag ... sogar auf jeder einzelnen Seite), man kann sich aber auch gerne jeden anderen lustigen Namen dafür einfallen lassen.
     
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  10. susi

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    Das wüsste ich auch gern.

    @dots @Papabär Danke für Eure Vorschläge. :finger006: Schön zu sehen, dass nicht nur ich auf solche Ideen komme. Dann werde ich das also umsetzen.
     
  11. #10 immobiliensammler, 30.08.2018
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    @susi

    Bei uns ist das System auch ganz simpel:

    AAAAA - BBB - CCC - DD

    AAAAA = Postleitzahl des Objektes
    BBB = Nummer des Objektes innerhalb der PLZ
    CCC = Nummer der Wohnung/Einheit
    DD = Nummer des Mietvertrages (also 06 = der 6te Mieter in dieser Wohnung)

    Und diese Nummer zieht sich dann komplett durch (Mietkaution, Mietzahlung, Buchführung, Ablage etc.)
     
  12. GSR600

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    Unsere Software macht das, WE. Haus. Whg. Nutzer.
    Die ersten 3 bleiben bestehen die 4 Zahl ändert sich bei Mieterwechsel.
     
  13. #12 Papabär, 30.08.2018
    Papabär

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    Das machen wohl die meisten Programme ähnlich (WE steht hier sicherlich auch für "Wirtschaftseinheit").
     
  14. Berny

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    Fehlt da nicht ein B ?
     
  15. #14 immobiliensammler, 30.08.2018
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    Würde systematisch passen, aber ich denke nicht, dass es je mehr als 999 Objekte für eine PLZ werden, drei Stellen ist schon hoch, aber man will ja noch wachsen! :062sonst:
     
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  16. Andres

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    Das erinnert mich an eine Rechnung, die ich mir hier eine Zeit lang zur Unterhaltung an die Wand gepinnt hatte:

    Rechnungsdatum: 26.05.2016
    Rechnungsnummer: 2016-00000003-DE


    Da war jemand wohl auch eher optimistisch. :90:
     
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  17. susi

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    Danke für die Vorschläge und Beispiele. Aber ich frage mich immer noch ob es sinnvoll ist, die Namen der Mieter gegenüber der Abrechnungsgesellschaft zu pseudonymisieren, zumal bei jeder Ablesung vor Ort die Namen am Klingelschild gelesen werden können (und ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschossen wurde)?
     
  18. #17 MSPaintProfi, 21.09.2018
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    Frage 1)
    Hast du deine Mieter über die von dir betriebene Datenverarbeitung/-weitergabe hingewiesen (und dir dies schriftlich quittieren lassen)?
    Nein? => Nachholen, vorher darfst du gar nichts weitergeben, egal ob Pseudonym oder Objektnummer.

    Frage 2)
    Hat dein Handwerker eine Auftragsverarbeitung unterschrieben?
    Nein => Nachholen bzw. bei Weigerung wechseln.

    Wenn du diese beiden Fragen mit Ja beantworten kannst ist eine Pseudonymisierung überflüssig.
     
  19. susi

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    Danke für Deine klaren Antworten! :finger006:

    Ja. Aber braucht man dafür eine Quittung? Muss man via Einschreiben informieren?

    Oder meinst Du eine Einwilligung? Die ist, dachte ich, bei der Rechtsgrundlage "Vertragserfüllung" nicht nötig?

    Ich bin ehrlich gesagt froh, wenn ich Handwerker finde, die Zeit haben...

    Ich dachte, die DSGVO fordert Datenminimierung?
     
  20. Andres

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    <Kann nicht gekennzeichnete Spuren von Sarkasmus enthalten>


    Nein und nein.


    Richtig.


    Die ursprüngliche Frage war ja auch nach Abrechnungsdienstleistern.


    Pseudonymisierung ist aber keine Datenminimierung. Es liegen genau so viele Daten vor, wie das auch ohne Pseudonymisierung der Fall ist. Man kann nur (bestenfalls) weniger damit anfangen. Dass Pseudonymisierung höchstens Teil des angemessenen technischen Schutzniveaus ist (Art. 32 DSGVO), hatte ich übrigens schon direkt in #3 erwähnt ...
     
  21. #20 MSPaintProfi, 23.09.2018
    Zuletzt bearbeitet: 23.09.2018
    MSPaintProfi

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    Die Quittung benötigst du um im Zweifel nachweisen zu können, dass du den Mieter informiert hast. Ob du den Mieter persönlich, Einschreiben, Aushang oder einen normalen Brief informierst ist zweitrangig solange du belegen kannst, dass du ihn informiert hast.

    OffTopic: Das ist auch etwas, was viele kleine und große Websites falsch machen. Sie haben bei Ihren Dienstleistungen zwar die Checkbox "Datenschutzerklärung akzeptiert", aber speichern den Klick nicht nachweisbar ab. Die Argumentation "Der Kunde hätte nicht bestellen können ohne die Checkbox auszuwählen" ist nämlich falsch, da niemand beweisen kann, dass das System zu jedem Zeitpunkt korrekt funktioniert hat.

    Jetzt begeben wir uns in eines der Felder, weswegen die DSGVO bei KMUs verhasst ist - die Unklarheit. Ist es wirklich zur Vertragserfüllung notwendig und unabdingbar, die Nebenkostenabrechnung von einer Drittfirma durchführen zu lassen? Ich persönlich würde hier mit "Nein" argumentieren, da es dir zumutbar ist diese Arbeit selbst zu erledigen.

    Wenn es sich um größere Abrechungsdienstleister handelt, sollte aber eine Auftragsverarbeitung kein Problem darstellen. Die haben ihr Standardformular und die Geschichte ist für sie in unter 5 Minuten erledigt.
     
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