Ermitteln des tatsächlichen Rücklagenbestandes

Dieses Thema im Forum "WEG-Verwaltung" wurde erstellt von Alois, 12.11.2014.

  1. Alois

    Alois Neuer Benutzer

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    Liebe Forum-Teilnehmer,

    wir haben von unserer Hausverwaltung verlangt, den aktuellen Bestand des Rücklagenkontos darzustellen. Der weicht erheblich vom Bank-Rücklagenkonto ab.

    Meine Überlegung zur richtigen Ermittlung an einem Beispiel:

    Der buchhalterische Wert des Rücklagenkontos zum Ende des Abrechnungsjahres (31.12.) beträgt 20.000 €.

    Kontostand des Bank-Rücklagenkontos zum 31.12. 15.000 €
    + Kontostand Girokonto per 31.12. 3.000 €
    + Nachzahlungen der Eigentümer gem. Jahreskostenabr. Vj. 2.500 €
    ./. Rückerstattungen an Eigentümer gem. Jahresk.abr. Vj. 500 €
    = Faktisch das Geldvermögen der WEG per 31.12. 20.000 €

    Bei unserer WEG besteht da aber eine Differenz von fast 1.000 €. Wie kann das sein?
    Oder ist in meiner Überlegung zur Ermittlung des tatsächlichen Rücklagenbestandes ein Denkfehler drin?

    gez. Alois
     
  2. AdMan

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  3. Andres

    Andres
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    Die Überlegung krankt grundsätzlich daran, dass bei der Buchführung der WEG einige Gestaltungsspielräume bestehen. Damit ist mit der Kontenbezeichnung "Rücklagen" eigentlich nur eine relativ schwache Aussage verbunden. Was dort nach welchen Grundsätzen genau gebucht wird, soll der Verwalter erklären.

    Ich zeige dir das mal an deinem eigenen Beispiel:

    Lustige Randnotiz: Es gibt eine Vorgehensweise, nach der bereits an diesem Punkt die Abrechnung falsch ist.


    Du schreibst zwar nicht, um welche Rücklage es hier geht, aber falls es die Instandhaltungsrücklage sein sollte (wovon ich ausgehe), kann man dazu nicht die gesamte Barschaft der WEG zählen. Die Liquidität aus der Instandhaltungsrücklage zu bestreiten, wäre keine ordnungsmäßige Verwaltung.

    Ein Teil der IHR kann aus verschiedensten Gründen natürlich vorübergehend (und damit möglicherweise zum Abrechnungszeitpunkt) auf dem Girokonto liegen. Du kannst hier aber nicht einfach das komplette Guthaben ansetzen. Tatsächlich ist die Lücke, die du suchst, also noch etwas größer.


    Das hat nichts mit der IHR zu tun. Von den regelmäßigen Zahlungen der Eigentümer sollte die Zuführung zur Rücklage gebucht werden. Das Abrechnungsergebnis hat nichts mit der Rücklage zu tun.


    Das möchtest du den Verwalter fragen. Was du suchst, ist eine Vermögensübersicht, d.h. eine Aufstellung, welche Vermögenswerte (Guthaben, Forderungen, Verbindlichkeiten) insgesamt vorhanden sind, und welche Anteile davon auf die Rücklage entfallen. Außerdem natürlich die Erklärung, wie sich diese 20.000 € ergeben ...
     
  4. #3 PHinske, 12.11.2014
    Zuletzt bearbeitet: 12.11.2014
    PHinske

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    Das Geldvermögen der Gemeinschaft betrug zum 31.12. m.E. 15.000 € + 3.000 € = 18.000 €.

    Wenn die Nachzahlung/Rückerstattung im laufenden Jahr gebucht ist, hat sich dies bereits auf den Kontostand auf dem Girokonto ausgewirkt.

    Wenn die Erstattung/Nachzahlung erst im Folgejahr ausgeglichen wird, verändert sich eben erst diesem Zeitpunkt der Geldbestand.

    Mit dem Rücklagenkonto hat das doch gar nichts zu tun.

    Nicht zwingend spiegelt der Kontostand auf dem Rücklagenkonto auch die tatsächliche Höhe der Rücklage wider.
    Dies ist nur im Optimalfall so und Gründe für Abweichungen kann es viele geben.
    Wenn das nicht minutiös jedes Jahr nachgehalten wird, kann sich ein Fehler in Abrechnungsunterlagen befinden, der schon ein paar Jahre alt ist und immer weitergeschleppt wird.

    Wenn ein einziger Eigentümer im Wirtschaftsjahr sein Hausgeld nicht vollständig gezahlt hat, wird sich dies - bei ansonsten ordnungsgemäßer Verbuchung - auch auf den tatsächlichen Stand der Instandhaltungsrücklage auswirken.

    MfG PHinske
     
  5. Alois

    Alois Neuer Benutzer

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    Richtig ist, dass auf dem Girokonto auch Beträge schlummern, die eigentlich auf das Rücklagenkonto gehören. Ideal wäre, wenn mit jeder Hausgeldzahlung der Rücklagenanteil gleich auf das Rücklagenkonto überwiesen wird. Weil das aber wohl in 99 % der Fälle nicht so ist, liegt ein Teil der IHRL auf dem Girokonto.

    Nun nehmen wir an, das Haus wird am 31.12., also am Ende des Wirtschaftsjahres, verkauft. Dann gibt es ab 1.1. keine Auszahlungen mehr an den Gaslieferanten, Kaminkehrer etc. und auch keine Hausgeldzahlungen der Eigentümer mehr. Auf dem Girokonto gibt es keinerlei Bewegungen mehr. Nur einmal noch, nämlich wenn die Jahreskostenabrechnung durch ist. Dann müssen die Eigentümer noch Nachzahlungen leisten oder erhalten Rückerstattungen (in meinem Beispiel die 2.500 € bzw. 500 €).

    All das Geld, das nach diesen beiden Zahlungen noch auf dem Girokonto ist, gehört der WEG und müsste der IHRL zugeführt werden, denn am Anfang der WEG war das Girokonto ja auch auf 0 €.

    Mir ist klar, dass es alleine schon durch Zinserträge und -belastungen auf den Bankkonten zu Abweichungen führen wird. Doch das ist vernachlässigbar.

    Und in meinem konkreten Fall (dem Haus wo ich drin bin) gibt es eine Differenz von knapp 1.000 €. Da es schon mehrere Vorwerwaler gab, erwarte ich von der aktuellen Hausverwaltung keine Aufhellung.

    Bin ich denn da mit meiner Einschätzung so weit daneben?
     
  6. #5 Tobias F, 12.11.2014
    Tobias F

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    Das geht schon alleine deshalb nicht weil es eine WEG, dass HAUS somit Gemeinschaftseigentum ist.


    Bei einem Hauskauf bzw. Verkauf wäre dies das Problem des Käufers (was bei euch aber so nicht zutrifft).


    Wenn eine ETW z.B. zum xx (gleichgültig wann) verkauft wird dann hat der Alt-Eigentümer ab dem Folgetag weder eine Nachzahlungspflicht, so er sein Hausgeld lt. Wirtschaftsplan in der Zeit seiner Eigentümerschaft vollständig gezahlt hat, noch hat er Anspruch auf eine eventuelle Rückzahlung aus der nächsten Hausgeldabrechnung.
     
  7. #6 Fremdling, 12.11.2014
    Zuletzt bearbeitet: 12.11.2014
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    Es gibt dafür m.E. unterschiedlichste Möglichkeiten. Dazu sollte Euer Verwalter Auskunft erteilen können.

    Mal eine Möglichkeit > Im Abrechnungsjahr wurde eine Rechnung vom Bankkonto beglichen, die WEG-abrechnungstechnisch ganz oder teilweise erst das Folgejahr betrifft, wie es z.B. bei Heizölbezügen in Form des unverbrauchten Restbestandes zum Jahresende auftaucht. Dann ist das Geld für den Ultimobestand an Heizöl zwar vom Konto weg, dieser Teilbetrag aber noch nicht über die aktuelle Jahresabrechnung verteilt und somit in deren Nachforderungen/Rückzahlungen nicht enthalten. Aber im Vermögensstatus (bereits von Andres erwähnt) findet sich der Gegenwert des Heizölbestandes dann wieder, nur eben nicht als Geldguthaben.

    Oder > Ähnliches kann es bei Schadensbeseitigung ergeben, wenn die Gemeinschaft bei der Rechnung in Vorleistung ging, jedoch eine zugesicherte Versicherungsentschädigung noch nicht auf dem Konto einging. Dann findet sich im Finanzstatus der Entschädigungsanspruch wieder, nur wieder nicht beim Geldguthaben.

    Ohne Berücksichtigung derartiger 'Abgrenzungen' und einen aussagefähigen Status kann in vorgenannten und ähnlichen Fällen der von Dir versuchte Abgleich mit den Banksalden naturgemäß also nicht gelingen. Wie schon gesagt, mal den Verwalter nach Eurem Grund fragen?
     
  8. #7 PHinske, 13.11.2014
    PHinske

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    Wenn die Verwaltung in den letzten Jahren mehrfach gewechselt hat, dürfte der aktuelle Verwalter auf große Schwierigkeiten stoßen, wenn er den Finanzstatus zutreffend darstellen will (und MUSS!).

    In unserer Gemeinschaft hat der Beirat sich der Sache angenommen und die letzten 6 Jahre nachgerechnet, nachdem zwei Verwalter ein ziemliches Chaos hinterlassen hatten.

    Mit der Einladung zur Eigentümerversammlung haben wir unsere Rechenergebnisse (nach bestem Wissen und Gewissen) allen Eigentümern mitgeteilt und in der Versammlung dann den Bestand der Rücklagen zum vorigen Jahresende beschließen lassen. Dies gelang überzeugend, und zwar allstimmig.
    SO hat der aktuelle Verwalter nun eine verlässliche Grundlage, mit der er ab dem laufenden Jahr weiterarbeiten kann.

    Die Hinweise auf "Abgrenzungen" hier bewerte ich als sehr kritisch.
    Zur Plausibilitätsprüfung einer Abrechnung und des Finanzstatus müssen spezielle Buchungsvorgänge natürlich klargestellt werden.
    Weitere Auswirkungen hat dies aber nicht, da außer bei den Heizkosten nur nach tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben zu vorzugehen ist.

    Einem (wirklich) interessierten Eigentümer kann nur empfohlen werden, sich in die finanztechnischen Verwaltungsunterlagen intensiv selbst einzuarbeiten.

    Alle Eigentümer, die das nicht tun, sind letztlich auf die vom Verwalter präsentierten (und die vom Beirat abgenickten) Zahlen angewiesen.
    Dabei ist dann völlig egal, ob diese Zahlen stimmen oder nicht.

    Die Beiräte haben hierbei eine ganz wichtigte Rolle für die Eigentümergemeinschaft auszuüben.
    Sie tun es nicht immer wirklich gut.

    DU hast die Chance, dir jetzt selbst Klarheit zu verschaffen.
    Anfangen würde ich bei der Nachverfolgung und der Errechnung der Instaltungsrücklagen ab dem Zeitpunkt x zum Stichtag des Endes der vorigen Abrechnungsperiode.

    MfG PHinske
     
  9. #8 Martens, 13.11.2014
    Martens

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    spannendes Thema!

    Die Instandhaltungsrücklage muß nicht (oftmals: kann nicht) zwangsläufig komplett auf einem separaten Konto liegen, wichtig ist jedoch, daß sie in der ausgewiesenen Höhe vorhanden ist.

    Die Überlegungen von Alois halte ich für richtig und zutreffend.

    Bestand Tagesgeld + Bestand Giro + Forderungen der WEG (Nachzahlungen der Eigentümer) - Verbindlichkeiten (Guthaben der Eigentümer) + nicht abgerechnete Kosten (z.B. Heizölbestände) muß >= ausgewiesene Rücklage sein - sonst ist irgendwo der Wurm drin.

    Wenn man natürlich als Verwalter eine WEG mit Historie übernimmt und irgendwo "fehlt" das Geld, dann kann man das zwar darstellen, aber meist nicht schlüssig erklären.

    Christian Martens
     
  10. #9 Tobias F, 13.11.2014
    Zuletzt bearbeitet: 13.11.2014
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    Da ich noch nie Erstverwalter einer WEG war kann ich nur sagen: Bei keiner WEG die ich bisher übernommen habe war es so.
    Überall ist der Geldbestand, also das Gesamtvermögen der WEG, größer als die ausgewiesenen Instandhaltungsrücklagen.
     
  11. #10 Martens, 13.11.2014
    Martens

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    und auch wenn man schon Erstverwalter war, ist es so: bei jeder der übernommenen WEGs ist irgendwo Spielgeld aka Liquidität vorhanden. :)
    zum Glück!

    Christian Martens
     
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