Erwartungen / Wünsche etc. ggü. der WEG-Verwaltung

Dieses Thema im Forum "WEG-Verwaltung" wurde erstellt von Bema87, 07.11.2013.

  1. Bema87

    Bema87 Neuer Benutzer

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    Hallo ihr Lieben,

    mache gerade eine Untersuchung zum o.g. Thema. Also eine Art Kundenzufriedenheitsanalyse unter den Wohnungseigentümern.
    Was erwartet ihr von eurer WEG-Verwaltung? Und was würdet ihr euch von ihr wünschen? Gibt es No-Go's oder Dinge, die eine WEG-Verwaltung unbedingt beachten und tun sollte??

    Ich würde mich über zahlreiche Rückmeldungen freuen!!! Auf dass sich die Qualität der WEG-Verwaltungen verbessert :tongue2:

    Danke!!

    Eure Bema!
     
  2. AdMan

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  3. #2 Fremdling, 08.11.2013
    Fremdling

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    Hallo Bema! Hallo Berlin!

    Qualitäts-Management? Bin der Ohnmacht nahe... :smile018: Mal ehrlich, dass sollten 'Profi-Verwalter' schon wissen (theoretisch), oder? Euch hindert doch eher die Praxis mit all ihren 'Spezialitäten' bei Euren Partnern (Eigentümer, Mieter, Handwerker, Ämter, ...) statt Unwissenheit. Nicht zu vergessen, dass Ihr bei aller Anstrengung verständlicherweise auch Eure wirtschaftliche Basis im Blick behalten müsst.


    Mache dennoch mal den Anfang der Wünsche:
    • fachliche und soziale Kompetenz bei Verwalter/Betreuer
    • regelmäßige Weiterbildungen (Aktualisierung der Kenntnisse)
    • der Zeit angemessene technische Büroausstattung
    • angemessene bautechnische Kenntnisse
    • effektives Notfall-Management (z.B. Rohrbruch)
    • gute Vernetzung mit Profi-Handwerkern vor Ort
    • umfassende Kenntnis der lokalen Vorschriften und Gesetze
    • ausgewogenen Vertrag mit klaren Aufgaben und Kostenregelungen
    • marktgerechte Regelkosten
    • effektives Terminwesen mit aktiver Kontrolle (z.B. Heizungswartung)
    • klare Zuordnung eines Betreuers zur WEG mit Vertretungsregelung
    • Betreuung stets leicht erreichbar (Telefon, Fax, Mail)
    • Betreuung auch mit bedarfsgerechten Ortsterminen
    • zeitnaher regelmäßiger Info-Austausch mit dem Beirat
    • Einbeziehung des Beirates bei Auftragsvergaben
    • offene Kommunikation im Zuge der 'Belegprüfung'
    • Zulassen auch von Direktkontakten mit 'Normalo-Eigentümern'
    • zeitnahe Antworten bei Fragen
    • zeitnahe Bearbeitung/Lösung gemeldeter Herausforderungen
    • fundierte Vorbereitung der Versammlungen
    • kompetente durchsetzungsstarke Versammlungsleitung
    • Einladungen mit Substanz über nackten TOP hinaus (beigefügte Infos zu TOPs)
    • Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan ausführlich und klar verständlich
    • ...
    Auch die top-No-Go's?
    • erlebbare Kompetenzlücken im Verwalterfach
    • Verweigerung der Kontakte mit 'Normalo-Eigentümer' außerhalb Beirat
    • unklare Betreuungsregelung, fehlende Vertretungsregelung
    • schlechte Erreichbarkeit, womöglich nur über Anrufbeantworter
    • späte oder gar fehlende Rückmeldung
    • statt Idee für Lösungen häufig Schulterzucken
    • erlebbar nur das Notwendigste lustlos für die WEG erledigen
    • Arroganz bei Versammlungsleitung
    • ...
    Erwartungshaltung kurz und bündig:
    Eigentümer wünschen sich einen kostenlosen hyperperfekten und leidensfähigen Leibeigenen im Selbstausbeutungsmodus und zwar ganz allein nur für die eigene WEG.
    ;)

    Gegenfrage:
    Was erwartet ein WEG-Verwalter von Eigentümer/Beirat und was sind in dem Verhältnis die No-Go's aus Betreuer-Sicht?

    Viel Freude und Erfolg bei der Arbeit!
    Fremdling
     
  4. Andres

    Andres
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    Ich versuche mich mal daran, die Liste von Fremdling deutlich einzukürzen: Mir sind die primären (Fach-)Kompetenzen wichtig, außerdem eine gewisse Zuverlässigkeit. Ich brauche keine Verwaltung, die Tag und Nacht erreichbar ist, keinen Spitzenkaffee bei der Belegeinsicht, ...

    Spannend dabei ist: Wenn die Verwaltung kompetent sowie personell und organisatorisch gut aufgestellt ist, ergeben sich viele Probleme erst gar nicht. Wer in allen Fragen fachlich souverän auftreten kann, muss bei der Versammlung die nötige Distanz dann eben nicht durch Arroganz schaffen. Wer die Lösung kennt, muss nicht erst wochenlang danach suchen, ...
     
  5. #4 Fremdling, 08.11.2013
    Fremdling

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    Geht doch noch kürzer :smile026: !
    PRO: Perfekter Verwalter.
    CONTRA: Mangelhafter Verwalter.
     
  6. Bema87

    Bema87 Neuer Benutzer

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    Wow, das klingt ja schon mal gar nicht so schlecht :-) Ich führe hierzu demnächst eine große Befragung unter meinen Eigentümern durch und muss einen konkreten Fragebogen erstellen. Dafür muss ich gezielte Fragestellungen einbringen. Eure Antworten helfen mir da schon sehr gut weiter! Danke dafür schon einmal!!!

    Um die Frage von Fremdling zu beantworten: Oft entsteht der Eindruck, dass die Eigentümer denken, man verwalte nur deren Haus ganz alleine... Dann bekommt man eine E-Mail um 08.00 Uhr und um 08.15 Uhr folgt dann der Anruf, warum die E-Mail noch nicht beantwortet wurde. Oder ein anderes Beispiel: Die Eigentümer fordern fünf Gegenangebote und fragen sich, was daran so lange dauert, diese einzuholen. Die Angebotsanfragen gehen meinetwegen noch am selben Tag raus. Nur ist man ja auch von der Zuarbeit der Firmen abhängig. Ein drittes Beispiel ist, dass viele Eigentümer die Rechtslage im WEG nicht kennen. Ist ja auch nicht schlimm. Der Verwalter kann ja (hoffentlich) alles fachlich korrekt erklären. Nur sehen die Eigentümer die Rechtslage oft so nicht ein und reagieren oftmals beleidigend und greifen einen persönlich an, wenn es nicht so läuft, wie sie wollen. Und das ist nur ein kleiner Einblick.

    In meiner Arbeit möchte ich eben analysieren, was für Ansprüche der Wohnungseigentümer hat und ob das auch alles so umsetzbar ist.

    Vielleicht fallen euch ja noch weitere konkrete Fragen für meinenFragebogen ein. Hier eine kleine Beispielliste:

    - ist telefonisch gut erreichbar.
    - erledigt Anfragen prompt und zuverlässig.
    - liefert konstruktive Vorschläge für Problemlösungen.
    - kümmert sich aktiv um die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums.
    - übermittelt Informationen allgemeinverständlich und kompetent.
    - bezieht die Verwaltungsbeiräte bei wichtigen Problemlösungen aktiv mit ein.
    - stellt zur Rechnungsprüfung nachvollziehbare Unterlagen bereit.
    - steht auch während der Rechnungsprüfung für Fragen und Erklärungen zur Verfügung.
    - erstellt einwandfreie Jahresabrechnungen.
    - sorgt dafür, dass unsere ordentlichen Eigentümerversammlungen spätestens sechs Monate nach dem Ende eines Wirtschaftsjahres stattfinden.
    - bereitet Eigentümerversammlungen sorgfältig vor.
    - leitet unsere Eigentümerversammlungen freundlich und strukturiert.
    - schickt den Eigentümern die Protokolle von Eigentümerversammlungen kurzfristig zu.
    - setzt die Beschlüsse der Eigentümerversammlungen zuverlässig um.
    - beantwortet Fragen nachvollziehbar und kompetent.
    - engagiert sich gegenüber Vertragspartnern und anderen Außenstehenden für die Interessen unserer Eigentümergemeinschaft.
    - verhält sich bei Konflikten zwischen Mitgliedern der Eigentümergemeinschaft ausgleichend.


    Danke für eure Mithilfe :-D
     
  7. #6 Fremdling, 09.11.2013
    Fremdling

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    Sagte ich doch:
    Deine Schilderungen sprechen eine eindeutige Sprache und ich kann Dir nachfühlen. Doch wie das Gute nie das Böse besiegen wird, werden Wohnungseigentümer in ihrer Individualität immer auch (hoffentlich nur einzelne!) 'Exemplare' in ihrer Mitte beherbergen können, die zu Deinen Beobachtungen führen und auch vor persönlichen/beleidigenden Attacken nicht zurückschrecken. Kein noch so perfekter Fragebogen auf der ganzen Welt, wird nach meiner unmaßgeblichen Meinung helfen, diese Eigenarten zu verändern. Bleibt mir nur noch, Dir ganz viel Kraft, Geduld und immer ein gutes Händchen zu wünschen. - Bin damit erst mal raus!
     
  8. #7 GooLasch, 27.11.2013
    GooLasch

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    was grundsätzliches: Verständnis suggerieren! Auch wenn mans wahrscheinlich mehrheitlich mit Hirnis zu tun hat, ist es gut jeden erstmal freundlich zu behandeln... Denn sonst macht man die paar wenigen auch noch zu Hirnis...
     
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