Hausgeldabrechnung? - Ich brauch Hilfe

Dieses Thema im Forum "Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan" wurde erstellt von Haug84, 28.01.2014.

  1. Haug84

    Haug84 Neuer Benutzer

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    Hallo,

    mein erstes Jahr als Hausverwalter hab ich nun hinter mir und nun geht an die Abrechnung.

    Alle Werte hab ich eingetragen - den Kontostand vom Vorjahr eingefügt und die zu zahlenden Beiträge ausgefüllt.

    Was ist der Abschlag? Was macht der? Was brechne ich mit dem?
    Einige Kontostände sind nun im Minus! Was mach ich nun damit, um dass wieder auszugleichen?

    Im Anhang die Berechnung von Wohnung 1 bis 6 als OpenOffice Datei mit Formeln hinterlegt.

    Kann mir da mal jemand schauen, ob das was unten raus kommt stimmt? (Zumindest mal bei Wohnung 1, dann kann ichs bei den anderen Wohnung ableiten)
    Ich bin mir da echt nicht sicher, weil das für mich alles noch neu ist...

    Grüße
    Rene
     

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  2. AdMan

    Schau mal hier in diesem Ratgeber. Dort findet man viele Antworten!

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  3. #2 Toblerone2010, 28.01.2014
    Toblerone2010

    Toblerone2010 Benutzer

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    Ergänzungsvorschlag

    Hallo Haug84,

    zwei Dinge sind mir aufgefallen, die auch die Analyse der Berechnung extrem vereinfachen würde.

    1. Bitte erstelle doch für jede Wohnung eine zweite Spalte, in der Du nur die errechneten Zwischensummen einträgst. Dann kann man das übersichtlich sehen und zur Not schnell mal mit dem Taschenrechner nachrechnen.

    2. Wenn ich die Abschläge und Kontenanfangsstände richtig interpretiere müsste man Zeile 3 und 5 addieren und nicht subtrahieren. Ich verstehe Abschläge als bereits geleistete Hausgeldzahlungen der Eigentümer, aber das müsstest du als HV besser beurteilen können.

    Grüße

    Toblerone
     
  4. #3 PHinske, 28.01.2014
    PHinske

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    Also, eine richtige Hausgeldabrechnung ist das ja irgendwie noch nicht.

    Zu machen ist eine vollständige Einnahmen- und Ausgabenrechnung.

    Unverständlich ist bereits, warum es positive oder negative Kontostände zum 01.01. gegeben hat.

    Einnahmen des Jahres habe ich überhaupt nicht gefunden.

    Generell würde ich noch mal überprüfen, ob die Verteilschlüssel der Teilungserklärung oder der aktuellen Beschlusslage entsprechen.

    Dem Verteilschlüssel der Rücklagenzuführung nach Wohneinheiten misstraue ich am meisten. Ist schon gegen das Gesetz.

    Die Zuführungen zur Rücklage sind auch nicht als "Kosten" zu buchen.

    "Kontostand" ist missverständlich.
    Wo wird in der Gesamtabrechnung die Summe der Ausgaben dargestellt?

    Zeile 97 kapier ich auch nicht.
    Zeile 99 kann überhaupt nicht richtig sein.

    Ich würde nochmal anders anfangen.
    Dabei eben alle Einnahmen und alle tatsächlichen Ausgaben für die Gesamtabrechnung auflisten.
    Aus der Gesamtabrechnung dann die Einzelabrechnungen entwickeln.

    Soweit es bei Heizung und Wasser zu Abweichungen zwischen Gesamtabrechnung und der Summe der Einzelabrechnungen kommt, müsste dies erläutert werden.

    Vom Gemeinschaftsstrom ist wahrscheinlich kein Anteil für die Heizkosten abgezogen worden.
    Sorry, das war wahrscheinlich noch längst nicht alles.

    MfG, PHinske
     
  5. Haug84

    Haug84 Neuer Benutzer

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    Hmmmm...

    Oh Gott, oh Gott, oh Gott.

    Danke für die langen Antworten :-)

    Leider hat dies der alte Hausverwalter (verstorbener Renter) immer so gemacht :-(
    Ich habs weder gelernt, noch irgendwie wurde ich eingelernt...aber da muss ich nun durch.
    Wir sind alle Eigentümer im Haus...zum Glück.

    Zu 1: Okay, gute Idee mit der 2. Spalte.
    Zu 2: Ist der Kontostand Negativ wird er Zum Abschlag addiert - ist er Positiv, wird er zum Abschlag subtrahiert (warum auch immer)

    JA, die Einnahmen fehlen - stimmt. Allgemeinkontostand ist mir grad auch nicht wichtig. Ich will nur die zu zahlenden Beträge der Parteien richtig haben, damit diese gezahlt werden können (ist mir grad zuviel, blicks net, kanns net...)

    Rücklagen haben alle mit 350€, die gehören aber dann auch dieser Partei - ist und bleibt ihr Geld! Oder sollte ich des eher prozentual nach, Wohnungsgröße zum Haus, verteilen. Kleine Wohnung - kleine Rücklage, Große Wohnung - große Rücklage?

    Anfangskontostand bei Wohnung 5 ist im Minus, weil 2012 mehr verbraucht wurde als die Abschlagszahlung hoch ist bzw. war! Dann sollte ich wohl die Abschlagszahlung erhöhen ? (da diese genau so groß ist wie die Wohnung 6).

    Okay, mal was anderes. Im Anhang hab ich noch ne Berechnung, welche die Eigentümer bekommen.
    Negativer Kontostand wird zum Abschlag hinzugefügt (1936,05€)
    Der Kontostand am Ende des Jahres wird dann von der Abschlagszahlung abgezogen...
    Kann mir dieses Dokument, jemand erklären, wie des mit dem Abschlag ist?

    Gibt es ein sinnvolles und gut zu verstehendes Verwalterprogramm oder gibts im Netz gute Vorlagen?

    Mit mir müsst ihr Geduld haben :-)

    Grüße
    Rene
     

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  6. #5 PHinske, 28.01.2014
    PHinske

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    Bloß nicht verzweifeln!

    Hallo Haug84,

    bloß nicht verzweifeln!

    Der Betrag von 1611,14 € ist NICHT an den Eigentümer der WE 1 zu überweisen!

    Der Betrag von 1611,14 € setzt sich zusammen aus:

    - Betriebs- und Verwaltungskosten = 1.261,45 €
    - Beitrag zur Rücklage = 350,00 €

    Dies ist gegenüberzustellen den Zahlungsverpflichtungen aus dem Wirtschaftsplan inkl Beitrag zur Rücklage , hier also wohl 1.900,00 €.

    Einnahmen WE 1 1.900,00 €
    ./. Kosten WE 1 inkl. Beitrag Rücklage - 1.611,14 €
    >>>> Ergebnis Einzelabrechnung WE1 288,86 € Guthaben für das Wirtschaftsjahr 2013

    HIERÜBER beschließt die Eigentümerversammlung.
    --------
    Über Vorjahre (hier 2012) wird NICHT erneut beschlossen.
    Was in 2012 "verbraucht" wurde, ist für 2013 überhaupt nicht relevant.

    Das Jahr 2012 muss mit einem Beschluss über die Jahresabrechnung 2012 doch schon längst erledigt sein.

    DU arbeitetst doch jetzt am Wirtschaftsjahr 2013!
    Da geht es (nur!) um alle Einnahmen und alle Ausgaben des Jahres 2013!
    -------
    Was in die Rücklage eingezahlt ist, gehört nicht dem einzelnen Eigentümer, sondern der Gemeinschaft.
    Wegen der Umlage der Jahresrücklage auf die einzelnen Wohnungen schaust du in § 16 Abs. 2 WEG, in die Teilungserklärung und in die Beschlüsse seit Sommer 2007.
    Es würde mich sehr wundern, wenn es eine Vereinbarung gibt, dass bei euch die Rücklage nach Wohneinheiten zu leisten ist.

    § 16 WEG Nutzungen, Lasten und Kosten - dejure.org
    ------
    Haug84, dir fehlen (leider) wesentliche Grundkenntnisse zur Erstellung einer Jahresabrechnung.
    Zu empfehlen ist dir, ganz neu anzufangen und dich wirklich nur mit der Abrechnung 2013 zu beschäftigen und dies auch richtig zu machen!

    Sollte dein Vorgänger immer falsch abgerechnet haben und sollten die Eigentümer die falschen Abrechnungen immer abgenickt haben, so hast du JETZT die Chance, endlich eine zutreffende Abrechnung auf die Beine zu stellen.

    Über Suchmaschine findest du zahlreiche Musterabrechnungen (die nicht alle TOP sein müssen!).

    Wenn die jetzigen Eigentümer anscheinend völlig unkritisch sind, kann sich dies nach dem nächsten Eigentümerwechsel grundlegend ändern.

    Wenn jemand die falsche Abrechnung bei Gericht anfechtet, läufst du Gefahr, dass das Gericht dir als Verwalter die Prozesskosten aufbrummt.

    In meiner Gemeinschaft ist das so passiert.

    Also Vorsicht bitte!

    MfG, PHinske
     
  7. #6 PHinske, 28.01.2014
    PHinske

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    DU hast nicht die "Abschlagszahlungen" zu erhöhen, sondern der Eigentümerversammlung einen Entwurf des Wirtschaftsplans vorzulegen. Wirtschaftsplan besteht aus Gesamtplan und Einzelplänen.
    Die Einzelpläne werden aus dem Gesamtplan anhand der zutreffenden Kostenverteilschlüssel entwickelt.

    HIERÜBER entscheidet die Versammlung; der monatliche Zahlbetrag für jede Wohnung ergibt sich aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan.

    PHinske
     
  8. Andres

    Andres
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    Das dachte ich mir auch.

    Daraus schließe ich, dass zumindest an dieser Stelle ein negativer Wert "Guthaben" bedeutet. Im Folgenden sind aber die Kosten auch als negative Werte aufgeführt.


    Falsch, hauptsächlich :)

    Falls o.a. Annahmen stimmen, bestand aus dem Vorjahr und nach Abschlag ein Guthaben i.H.v. 1936,05. Nach Abzug aller Kosten blieben davon noch 288,86 €. Dieser Betrag wäre jetzt einfach auszuzahlen.

    Stattdessen wird er nochmals vom Abschlag abgezogen, woraus sich eine saftige Nachzahlung ergibt. Liquiditätsmäßig ist das für die WEG natürlich spitze :91:

    Keine Angst, haben wir. Wir können nur nicht deine Arbeit für dich machen.


    Diesem Rat möchte ich mich voll anschließen und das noch etwas näher ausführen: Die ganze Geschichte krankt daran, dass alles miteinander "verwurschtelt" ist und eine klar erkennbare Struktur fehlt. Ich würde das ungefähr so aufbauen:

    An vorderster Front steht ein Kassenbuch, d.h. eine chronologische Auflistung aller Zahlungen. Diese Zahlungen werden bestimmten Kategorien zugeordnet (Versicherungen, Kabelgebühren, Hausgeld nach Parteien). Die Summen der Kategorien sind der erste Teil des Jahresabschlusses: Eine gegliederte Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben.

    (Kurzes Zwischenfazit: Nur der Jahresabschluss wird beschlossen und nicht das Kassenbuch. Damit sind viele unwichtige Informationen, z.B. dass Kabel monatlich bezahlt wird und im Juli 2 € teurer geworden ist - riesige Fläche in der Tabelle, aber völlig uninteressant - schon einmal weitgehend ausgeblendet. Wer es genau wissen will, nimmt Einsicht in die Unterlagen.)

    Dann gibt es eine zweite Tabelle, in der aus diesen Gesamtkosten die einzelnen Nutzeranteile hergeleitet werden. Sinnvoll wäre, das nach Umlagemaßstäben zu gruppieren, d.h. zuerst alle Positionen nach MEA, dann alle Positionen nach Verbrauch, ...

    Zum Jahresabschluss gehört außerdem eine Aufstellung der Vermögenswerte, d.h. hier hauptsächlich Bankguthaben. Darin abzugrenzen sind die Instandhaltungsrücklagen. Bei dieser Gelegenheit kann man auch die Forderungen/Verbindlichkeiten aus Hausgeldzahlungen angeben, auch wenn das mangels Bilanzierung eigentlich nicht wirklich in den Abschluss passt.

    Weitere Tabelle: Aufstellung, welche Partei welche Forderungen/Verbindlichkeiten gegenüber der WEG hat. Alter Bestand, Addition Vorauszahlungen, Subtraktion Kosten aus Tabelle 2, neuer Bestand. Der Saldo ist dann auszugleichen.

    Zuletzt kommt dann noch die Anpassung des Hausgelds ("Abschlag"). Das hat aber mit der Abrechnung nur mittelbar zu tun.


    Zur Frage nach geeigneter Software mögen sich andere äußern. Bei 6 WE ist das auch eine Kostenfrage. Aber ein paar Bücher zum Thema soll dir die Gemeinschaft sponsern. Es gibt da nämlich neben der Frage, wie man die Abrechnung formell gestaltet, auch noch ein paar fachliche Fragwürdigkeiten ...
     
  9. Haug84

    Haug84 Neuer Benutzer

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    Soooo

    dann kämpfe ich mich mal durch :-)

    Danke nochmals für die Hilfe!

    Okay, ich berechne nur das Jahr 2013, aber bei uns wird das Guthaben vom Vorjahr, ins neue Jahr miteinberechnet

    Aber für die jetztige Abrechnung schaff ich des nimmer, dass alles neu und sinnvoll durchdacht zu erstellen.

    Abrechnung 2013 werde ich, nach Vorlagen des alten Verwalters, errechnen, ggf. etwas verbessern

    Ja, bei uns kaspert keiner wegen ein paar Euro rum (zum Glück), dennoch sollte alles korrekt sein!

    Auszahlungen gibts es nicht, diese werden immer ins neue Jahr berechnet.

    Noch Fragen:

    1. Also dann kann ich die Rücklage doch nach dem prozentualen Anteil im Haus errechnen?
    (($16:
    Der Anteil bestimmt sich nach dem gemäß § 47 der Grundbuchordnung im Grundbuch eingetragenen Verhältnis der Miteigentumsanteile.))
    Aber was sind dann meine 100%? 2100? (350€ x 6Parteien)
    Darf ich des dann einfach so umstellen? (weils ja immer gleich ausgeteilt war)

    2. Bisher wurden die Müllgebühren immer gleich auf alle Eigentümer verteilt! (in der Hausordnung steht nichts) Sollten mehrere Bewohner einer Wohnung nicht mehr zahlen, als ein Singlewohner? (wir haben einen schwarzen Mülleimer - 6 Parteien)

    3. Dann empfehle ich, als Hausverwalter, den Abschlag einer Partei zu erhöhen, wenn die Ausgaben die Abschlagszahlung übersteigen? (siehe Anhang Wohung 5)

    Grüße
    Rene
     

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  10. #9 PHinske, 30.01.2014
    PHinske

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    Hallo Rene,

    du stehst JETZT vor der Entscheidung, ob du in deiner ersten Jahresabrechnung die Wurschtelfehler des Vorverwalters übernehmen willst (mit allen Risiken!) oder ob du JETZT den anderen Eigentümern eine gerechte und zuverlässige Hausgeldabrechnung präsentieren willst!

    Zeitdruck kannst du gar nicht haben; Vorlage der Abrechnung und Abstimmung über die Genehmigung wären im Mai/Juni immer noch rechtzeitig.

    Du hast noch nicht berichtet, was in der TEILUNGSERKLÄRUNG zur Verteilung der Kosten steht.
    Ebenso zur Höhe des Rücklagenbeitrags.
    Die TEILUNGSERKLÄRUNG ist die Verfassung der Gemeinschaft.

    Nur für solche Kosten, die nach Teilungserklärung NICHT als nach Miteigentumsanteilen abgerechnet werden müssen, gilt ein besonderer Schlüssel, wie z.B nach Wohneinheiten. Du musst genau das umsetzen, was in der Teilungserklärung steht.
    Ausnahme: Ihr habt wirksam seit 01.07.2007 über eine andere Verteilung Beschluss gefasst.
    Ausnahme: Heizosten; hier gilt die Heizkostenverordnung.

    Zu Frage 1:
    Der Beitrag zur Rücklagen nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile ist der Normalfall!
    Für WE 1 gilt dann: 2100 € x 0,124 = 260,40 € /Jahr.
    Für WE 3 gilt dann: 2100 € x 0,201 = 422,01 €/Jahr.

    Für Kosten der Instandhaltung/Reparaturen ist das auch der Normalfall.
    Warum sollten alle dasselbe bezahlen, wenn doch ihr Anteil an der Gemeinschaft unterschiedlich hoch sind?

    Zu Frage 2:
    Auch wegen der Müllgebühren musst du in der TEILUNGSERKLÄRUNG nachschauen, ob da etwas zu den Müllgebühren vereinbart ist. Außerdem die Protokolle seit Sommer 2007 durchsehen, ob zum Müll etwas anderes beschlossen wurde.
    Ansonsten gilt auch hier: Verteilung der Jahresausgaben nach Miteigentumsanteilen!

    Zu Frage 3:
    Du EMPFIEHLST nicht irgendeinem Eigentümer, den Abschlag zu erhöhen, sondern es ist DEINE Aufgabe, einen Wirtschaftsplan (1 Gesamtplan und 6 Einzelpläne) zu erstellen!
    DARAUS ergibt sich - wiederum unter Verwendung der zutreffenden Verteilschlüssel bei jeder Kostenart - das monatliche Hausgeld, für jede Wohnung unterschiedlich.
    -------
    Wenn du jetzt nur halbherzig den Abrechnungsmodus änderst und in einem Jahr die erste richtige Abrechnung präsentierst, würde ICH - wenn ich bei euch eine Wohnung hätte - im nächsten Jahr deine Abwahl betreiben.

    Meine Empfehlung bleibt bestehen:
    1. Klarheit schaffen über die Regeln der Teilungserklärung.
    2. Eine komplett neue, aber dann richtige Hausgeldabrechnung erstellen!

    Wenn da noch etwas wegen 2012 zu regeln ist, würde ich das GETRENNT von der Abrechnung des Jahres 2013 in einem separaten Tagesordnungspunkt mit den Eigentümern besprechen.

    Eine weitere Antwort von mir gibt es nur/erst, wenn du über die Kostenverteilung gemäß Teilungserklärung berichtet hast.

    Machs gut.
    PHinske
     
  11. Andres

    Andres
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    Auch die letzte Abrechnung ist falsch. Forderung schreibt man nicht mit "v", "Hinweis" nicht mit "ß", aber das nur nebenbei. Hauptsächlich ist die "Abschlagsrechnung" noch immer falsch:
    • Zeile 5 ist mit "Abschlagszahlung" beschriftet, aber die tatsächliche Abschlagszahlung steht in Zeile 45. Dort ist aber die Jahreszahl falsch. Die Abschläge wurden 2013 geleistet, nicht 2014.
    • Der auszugleichede Saldo steht in Zeile 41. Die weitere Rechnung ist nach wie vor unsinnig und unnötig.

    Die korrekte Berechnung ist:
    alter Kontostand (steht aktuell in Z. 3)
    + Hausgeldzahlungen (Z. 45, Zwischenergebnis in Z. 5)
    - Kosten (Z. 10-39)
    = neuer Kontostand (Z. 41)

    Solange die Zeilenzahlen in dieser Aufstellung nicht aufsteigend sortiert sind (aktuell: 3, 45, 5, 10-39, 41), ist die Abrechnung unlogisch gegliedert. Daraus folgen dann die genannten Fehler und die Tatsache, dass du sie nicht selbst entdeckt hast. Baue die Abrechnung selbst neu auf. Alle Fehler des Vorgängers zu finden und zu beheben dauert mit Sicherheit länger.

    Und über den Abrechnungsfehler von hier 2200 € wird sich auch der gutmütigste Eigentümer beschweren, falls er ihn entdeckt!
     
  12. Haug84

    Haug84 Neuer Benutzer

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    Okay

    danke für die Rückmeldung und die Vorrrechnung:

    "Die korrekte Berechnung ist:
    alter Kontostand (steht aktuell in Z. 3)
    + Hausgeldzahlungen (Z. 45, Zwischenergebnis in Z. 5)
    - Kosten (Z. 10-39)
    = neuer Kontostand (Z. 41)"

    Dann werde ich mal versuchen alles, der Reihe nach, zu ordnen.

    Also meine Rechnung kann sicher nicht so falsch sein - sicher nicht um 2200€ daneben.
    Wenn ich die zu zahlenden Beiträge mit den Vorjahren vergleiche, bin ich immer auf einem ähnlichen Ergebnis - nur dass die Heizungskosten die letzten paar Jahre immer weiter steigen...

    Natürlich, hat mein Vorgänger wohl vieles nicht korrekt berechnet und aufgelistet. Ich finde auch keine zahlungen zur Hausgrundsteuer, etc...?!?

    Dennoch bin ich blutiger Anfänger, noch keine 30 Jahre alt bin froh wenn, ich grob auf sinnvolle Zahlen komme :-)
    Ich merke, dass ich noch vieles lernen und mich in einiges noch tief reinlesen muss und das dauert einfach.

    Ende Februar ham wir dann unsere Eigentümerversammlung.

    Die Leute im Haus ham sich nie beschwert über diese Abrechnungen und abwählen wird mich sicher keiner, denn diese Aufgabe will niemand anderst machen, alle meinten ich, als junger Mann, könnte dies am besten :-)

    Grüße
    Rene
     
  13. Andres

    Andres
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    Du musst mir das nicht glauben. Echt nicht.
     
  14. Haug84

    Haug84 Neuer Benutzer

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    Nun...

    ...hab ich alles geschafft. Die Eigentümerversammlung war gestern erfolgreich und alle Eigentümer wollten gar nicht soviel wissen, wie, wo, was genau gezahlt oder abgerechnet wurde...

    Meine Berechnungen habe ich nach dem alten System durchgeführt, natürlich ein paar Änderungen, welche besser gefiehlen.
    Die Endabrechnungen der einzelnen Wohnungen, war mit den Vorjahren gut zu vergleichen und ähnlich, somit habe ich diese, zumindest nach unseren Vorgaben und Anforderungen, korrekt berechnet -
    never change a running system :-)

    Das war nun mein erstes Jahr als Hausverwalter für mich als noch unter 30jähringer ohne Einschulung und alle waren sehr stolz und haben sich gefreut, dass ich es gemacht habe und weiterhin mache. Gestern Abend im Restaurant haben Sie sogar meine Rechnnung übernommen :-)

    Die nächsten Jahre möchte ich natürlich mehr Professionalität einbringen und evtl. eine Software zum berechnenn nutzen - gerade die Punkte aufführen, welches Ihr mir genannt habt. Ich konnte all dies gerade einfach nicht umsetzen, weil ich gesundheitlich angeschlagen bin.

    Vielen Dank für all eure Unterstützung.

    Grüße
    Haug
     
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