Nebenkostenabrechnungen in Eigenregie welches System?

Diskutiere Nebenkostenabrechnungen in Eigenregie welches System? im Verwaltung Forum im Bereich Betriebs- und Heizkosten; Hallo zusammen! ich wohne derzeit in einem 3- Familien- Haus (Elterneigentum) welches zu 2/3 privat bewohnt wird. Bevor ich das OG bezogen habe,...

  1. Silvio

    Silvio Gast

    Hallo zusammen!

    ich wohne derzeit in einem 3- Familien- Haus (Elterneigentum) welches zu 2/3 privat bewohnt wird.
    Bevor ich das OG bezogen habe, war dieses fremd vermietet. Die Abrechnung wurde damals über eine Fremdfirma erledigt, die HZKV waren Verdampferröhrchen.
    Derzeit rechnen wir "Pauschal" mit unserem Mieter ab, d.h die Kosten werden auf QM umgelegt.

    Da ich nun aus dem Haus ausziehe und das OG wieder vermietet wird, befasse ich mich nun mit der NK- Abrechnung in Eigenregie (wir waren mit der Abrechnungsfirma stets unzufrieden)

    Nun meine Frage:

    Welches Gesamtpaket würdet ihr mir empfehlen? HZKV mieten oder kaufen? Wenn kaufen- in wieweit sind diese Umlegbar/Absetzbar?
    Welche Software könnt ihr dazu empfehlen?

    Zum Haus:

    UG: 50 qm, 3 Heizkörper
    EG 100 qm, 7 Heizkörper
    OG 95 qm, 8 Heizkörper

    Heizung: Ölzentral, BJ 1997

    3 Öltanks a`1500 ltr.

    getrennte Kalt- und Warmwasserzähler je WE.

    Bitte um allgemeine Tipps zur Erfassung und Abrechnung.

    Vielen Dank im Voraus!

    Gruß Sico
     
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  3. #2 lostcontrol, 08.03.2016
    Zuletzt bearbeitet: 08.03.2016
    lostcontrol

    lostcontrol Erfahrener Benutzer

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    Ihr wisst dass das den Gesetzen widerspricht?
    "Pauschal" bedeutet übrigens dass eben NICHT abgerechnet wird und auch nichts umgelegt wird - mit der Pauschale ist alles abgegolten.

    Die HKVs müssen an ALLE Heizkörper, in jeder Wohnung.
    Und auch ich würde ein Abrechnungsunternehmen empfehlen - mir ist die Heizkostenabrechnung zu kompliziert (alle anderen Abrechnungen mache ich selbst).
    Dürfte ich heute entscheiden, ich würde elektronische HKVs nehmen mit Funk - also die, für die man keine Ablesetermine machen muss sondern die man eben auch "von außen" ablesen kann.

    Warum habt Ihr 3 Öltanks wenn Ihr eine Zentralheizung habt?
     
  4. #3 anitari, 08.03.2016
    anitari

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    Oha! Du weißt schon das die Mieter dann die Abrechnungen anfechten können? Insbesondere die Heizkostenabrechnung. Die dürfen sie nämlich um 15 % kürzen.

    Warum erstellst Du die Abrechnungen nicht unter Verwendung der vom Abrechnungsservice als Vorlage?

    Software? Bei 3 Einheiten, die auf dem PC vorhandene Tabellenkalkulation wie z. B. Exel. Die erstmalige Erstellung der Abrechnungen ist zwar etwas Zeitaufwendig, dann aber geht das ratz faz. Ich bin mit meinen 2 - 4 Abrechnungen binnen 1 Stunde fertig.
     
  5. #4 lostcontrol, 08.03.2016
    lostcontrol

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    Ach ja, Software: Da schliess ich mich an, ich mach das auch alles mit Excel, auch für Häuser mit mehr Parteien.
    Abgesehen von der Heizkostenabrechnung, die macht bei uns wie gesagt ein Abrechnungsunternehmen mit dem wir aber auch nicht wirklich zufrieden sind - aber ich glaub da gibt's kaum eins das allzuviele Punkte von Vermieterseite her kriegt.
     
  6. Duncan

    Duncan
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    weil die durch die Tür gepasst haben und dank Kopplung wie ein großer funktionieren?
     
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  7. #6 anitari, 08.03.2016
    anitari

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    Mieten. Umlegbar zu 100 %. Das wären übrigens auch die Kosten der Erstellung der Heizkostenabrechnungen.

    Auch die Heizkostenabrechnungen habe ich jahrelang selbst gemacht. Gut, ich hatte auch die Zeit das anhand alter ista-Abrechnungen "her zu kriegen".
     
  8. Silvio

    Silvio Gast

    Danke für die Zahlreichen Antworten.

    Also zu der derzeitigen Abrechnung: Sie wird Pauschal berechnet.

    Die Erstmalige Ermittlung der monatlichen Kosten ermittelten wir über Erfahrungswerte bzw. Umlage der Betriebskosten auf m².

    Es erfolgt keine Abrechnung. So fahren wir insgesamt wesentlich günstiger als mit Abrechnungsservice.


    Es ist eine ganz normale Ölzentralheizung die mit Öl befeuert wird. Dieses bekommt sie aus den Tanks im Heizraum.


    Die damalige Abrechnungsfirma hat die Ölverbräuche innerhalb der Abrechnungsperiode ermittelt. Also ungefähr so:


    Bestand + Zukäufe – Restbestand (mal Preis/Liter)

    Anhand der Verdampferröhrchen wurde dann das Verhältnis der Verbräuche je WE ermittelt.


    Ich habe mir das so vorgestellt, dass ich mir neue digitale HZKV´s beschaffe (würde sie auch Einmalig kaufen)

    Und die Werte alle in eine Ordentliche Software eingebe.

    Und zwar inkl. Aller Betriebskosten.


    Macht das jmd so?

    Trotzdem die Empfehlung die Teile zu mieten?



    Ziel ist, die Abrechnung an sich nicht teuer ausfallen zu lassen.


    Thema Ölverbrauch:


    Die Ablesefirma hatte die Restbestände in den Öltanks mittels Metermaß ermittelt.

    Also je cm Restbestand = X Liter.
     
  9. #8 ImmerPositiv, 08.03.2016
    Zuletzt bearbeitet: 08.03.2016
    ImmerPositiv

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    Hallo Sico,

    Ich würde Dir empfehlen HZKV zu mieten, die Mietkosten kannst Du umlegen.

    Leider verbinden viele HZKV Firmen das vermieten auch mit dem Abrechnungsservice, es gibt aber auch Firmen wo Du die Geräte mieten kannst OHNE die Abrechnung dort machen zu lassen.

    So schwer ist die Abrechnung nicht ;-) gute Dienste leisten einem da Musterabrechnungen der entsprechenden Firmen und dort wo die HZKV gemietet werden erhält man auch auch eine Liste über die angebrachten HZKV in den einzelnen Wohnungen und den Räumen der Wohnung die die * Erkennung und Bewertung* von Heizkörpern enthält für die Abrechnung .
    D.h. die entsprechenden Ablesegerät jeder Heizung muss mit dem entsprechenden K Wert der Heizung multipliziert werden

    Im Rahmen dieser genannten Erkennung und Bewertung erhält man mit dieser Liste dann die dazugehörigen , Hersteller der HZ ,HK-Art, Abmaße (Länge, Höhe, Breite des HK) Label oder Typ und Heizleistung, sowie Kc-Wert, K-Wert und verwendete Normtemperatur (Watt des entsprechenden HZK), Seriennummer des HZKV der entsprechend an der HZK montiert ist.

    Berechnet wird dann der Verbrauchswert je HZKV = abgelegene Einheit am Stichtag x K-Wert.

    Der K-Wert dient der Berücksichtigung unterschiedlicher HZK-LEISTUNGEN gemäß DIN EN 442 bzw. DIN 4704

    Nach den Berechnungen wie vor hat man dann die entsprechenden Verbrauchseinheiten je HZK in einer Wohnung die man dann zusammenbrechen je Wohnung und kann dann weiter loslegen mit der Abrechnung der HZK weiter nach der HZK Verordnung .

    Wir haben uns bewusst für HZKV entschieden die wir selbst ablesen, da man im selben Zug dann die Rauchmelder kontrollieren kann und einen kurzen Smalltalk mit dem Mieter halten ob sonst alles okay ist in der Wohnung und man auch den *Zustand ggfls. Der Wohnung sieht* , letzteres ist bei unseren Mietern eigentlich nicht nötig das Augenmerkmal zu legen aber eben der Kontakt ist ganz gut dann, kurzer Smalltalk und eben Überprüfung des RM.

    Ich habe die Abrechnungssoftware von Dominat und bin super zufrieden damit, habe dort unsere ganzen Objekte und Mieterstämme, sowie Kostenarten usw. eingepflegt und mache damit seit Jahren die Abrechnungen, kann auch z.B. Einnahme / Überschuss Berechnung ausdrucken, die Bescheinigung für Haushaltsjahr Dienstleistungen fürs FA für die Mieter wird auch gleich mit ausgedruckt, ich kann direkt von der Software aus nach Word hüpfen und kann von dort direkt alle Anschreiben und Abrechnungen sowie Bescheinigung etc. ausdrucken, fertig.



    Liebe Grüsse
    ImmerPositiv :037sonst:
     
  10. sico

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    Hallo ImmerPositiv!

    Vielen Dank für die umfassende Antwort.

    Das klingt genau nach dem, was ich auch anstrebe.
    Denn künftig soll noch ein weiteres Gebäude (2 WE) mitverwaltet werden und ich hätte das gerne alles unter einem Dach.

    Dort sieht es allerdings so aus, dass im 1. EG ein Wärmemengenzähler angebracht ist.
    Die 2. Wohnung im EG wird wahrscheinlich HZKV erhalten, da dort noch Heizkörper vorhanden sind.

    Vielleich kannst du mir (gerne auch per PN) eine entsprechende Firma für die Miete empfehlen?
    Das wäre nett!
     
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  11. sico

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    Jetzt hat es auch mit meiner Anmeldung hier im Forum geklappt :-)
     
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  12. #11 ImmerPositiv, 08.03.2016
    ImmerPositiv

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    Super dass alles geklappt hat, herzlichen willkommen Sico.

    Hast PN :-)

    LG
     
  13. sico

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    Vielen Dank!!
    Wäre es verwaltungstechnisch nicht einfacher, je einen Wärmemengenzähler anzubringen?
     
  14. #13 ImmerPositiv, 08.03.2016
    ImmerPositiv

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    ...gern
    Das stand bei uns gar nicht auf dem Plan.

    Die beraten einen dort aber auch ;-) vlt hat aber jmd anderes hier eine Idee oder Rat für Dich diesbezüglich.

    LG
     
  15. Andres

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    Ja, falls der Verlauf der Heizkreise dafür geeignet ist. Wenn - wie das oft gemacht wird - die Heizkreise vertikal verlaufen (also z.B. durch drei übereinander liegende Bäder, Küchen, Wohnzimmer, ...), ist keine Erfassung über WMZ möglich. Bei anderen ungünstigen Installationen könnte es auch sein, dass mehr als ein WMZ pro Wohnung erforderlich ist. Das will man auch nicht unbedingt haben ...


    Die HKV kannst du auch kaufen. Das Risiko für den Ausfall von Geräten (das dann du selbst trägst), lassen sich die Anbieter nicht gerade knapp vergüten. Da du grob 2/3 der anfallenden Kosten selbst tragen wirst, könnte man hier auch ernsthaft erwägen, sich die Miete zu sparen. Auch die Kosten für den Kauf können auf die Mieter umgelegt werden. Sie werden über die Nutzungsdauer (Eichfrist) verteilt.


    Vergleiche die Preise von regionalen Anbietern und halte dich von den "Großen" der Branche fern.


    Wenn du mit nicht so ganz sattelfesten Vorkenntnissen selber machen willst, wäre einer der zahlreichen Online-Anbieter für die Erstellung der Abrechnung vielleicht einen Blick wert.
     
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  16. #15 ImmerPositiv, 08.03.2016
    ImmerPositiv

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    Huhu,

    Dem was Andres empfohlen hat die Abrechnung der Online Anbieter vlt erst mal zu nutzen ... da hat er Recht und wenn Du dann damit vertraut bist kannst Du sie anfangen selbst zu machen ...wäre eine Überlegung wirklich wert.

    Die Kosten der Abrechnungen werden auch auf die Mieter umgelegt ....klar wird es für sie teurer erst mal ...aber für den Anfang wäre es vlt besser denn Fehler können u.U. Ärger geben mit einem Mieter ....

    LG
     
  17. #16 lostcontrol, 08.03.2016
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    OK - gutes Argument. Ich hab da immer im Hinterkopf dass es vielleicht mal Wohnungsheizungen gegeben haben könnte, wir haben ja auch in mehrere Wohnungen Ölkachelöfen mit eigenem Tank.
     
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  18. #17 lostcontrol, 08.03.2016
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    Nochmal: "Pauschal" bedeutet dass eben NICHT abgerechnet/berechnet wird. Ist aber schon viele, viele Jahre nicht mehr erlaubt (abgesehen von den Sonderfällen, zu denen Ihr mit einem 3-Parteien-Haus aber nicht zählt).

    Aber auch nur wenn die Pauschale entsprechend angesetzt ist.
    Und wenn Euch niemand anzeigt bzw. die 15% abzieht, denn korrekt ist das wie gesagt nicht, es verstösst sogar explizit gegen die Betriebskostenverordnung.

    Dir ist klar dass die Dinger regelmässig geeicht werden müssen? Was im Endeffekt bedeutet dass sie regelmässig neu gekauft werden müssen?

    Das machen viele so - aber nur wenige trauen sich die Heizkostenabrechnung selbst zu machen.

    Ja. Weil Du die HKV-Miete komplett umlegen kannst.
    Wohnen Deine Eltern selbst im Haus? OK - die müssen das dann auch bezahlen. Trotzdem dürfte Mieten insgesamt günstiger sein als Kaufen und regelmässiger Austausch.

    Auch die Kosten für die Abrechnung der Heizkosten kann man umlegen. Die Abrechnungsfirmen erstellen gleich entsprechende Einzelabrechnungen in denen die Kosten fürs Abrechnen und die HKV-Miete mit drin sind, nicht nur die Ablesekosten.

    Der Rest an Betriebskosten ist normalerweise auch für Laien kein Problem.

    Ja, so macht man das üblicherweise (und diese "Öluhren" machen auch nichts anderes als den Füllstand anzuzeigen). Allerdings nimmt man besser einen Meterstab/Zollstock als ein Maßband. Abzüglich 10% für den Bodensatz an "Ölschlamm" der nicht verheizt werden darf.
     
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  19. Andres

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    Pauschal bedeute zwar tatsächlich, dass nicht abgerechnet wird, berechnet kann aber sehr wohl werden. Erstens muss man die Pauschale irgendwie intern kalkulieren und zweitens darf man bei gewünschten Erhöhungen/Anpassungen auch mal vorrechnen.


    Heizkostenverordnung.
     
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  20. #19 lostcontrol, 08.03.2016
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    Wohnt in dem 2. Gebäude auch jemand von der Familie? Dann könnte das zu den Sonderfällen gehören in denen nicht zwingend nach Betriebskostenverordnung abgerechnet werden muss...
    Aber VORSICHT: Wenn Du "mitverwaltet" und "unter einem Dach" schreibst musst Du aufpassen - das lässt sich im Normalfall eben NICHT einfach so zusammenschmeissen.

    Das wird technisch so nicht funktionieren - entweder Du brauchst für beide Wohnungen HKVs oder eben für beide Wohnungen Wärmemengenzähler.

    Für die Miete? Du meinst sicher die Betriebskosten bzw. Heizkosten?
     
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  21. #20 lostcontrol, 08.03.2016
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    Das muss aber mietvertraglich ausdrücklich vereinbart sein, dass die Pauschale angepasst werden darf.
     
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