Papierkram - was aufheben, was kann weg?

Diskutiere Papierkram - was aufheben, was kann weg? im WEG - Allgemeine Fragen Forum im Bereich Wohnungseigentum; Hallo, ich bin seit 1998 Eigentümer (inzwischen 3 Wohnungen), und mit der Zeit hat sich dadurch ein Haufen Papierzeugs angesammelt, das...

  1. #1 Jürgen68, 10.08.2017
    Jürgen68

    Jürgen68 Neuer Benutzer

    Dabei seit:
    22.01.2017
    Beiträge:
    14
    Zustimmungen:
    0
    Hallo,

    ich bin seit 1998 Eigentümer (inzwischen 3 Wohnungen), und mit der Zeit hat sich dadurch ein Haufen Papierzeugs angesammelt, das inzwischen 2 große Schubladen füllt. Es handelt sich um Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne, Versammlungsprotokolle, Handwerkerrechnungen, Mietverträge ehemaliger Mieter, Kündigungsschreiben selbiger, Briefe von den Hausverwaltungen und der Stadt.

    Ich würde da gern mal Ordnung reinbringen und mich von einem möglichst großen Anteil dieser Unterlagen trennen, damit der Rest in drei Aktenordner paßt.
    Wie handhabt ihr das denn so mit diesen Dingen? Was muß man unbedingt aufheben, was für einen gewissen Zeitraum und wie lange?
     
  2. Anzeige

  3. #2 BHShuber, 10.08.2017
    BHShuber

    BHShuber Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    12.12.2013
    Beiträge:
    4.293
    Zustimmungen:
    1.885
    Ort:
    München
    Hallo,

    Handwerkerrechnungen=10 Jahre
    Versammlungsprotokolle=10 Jahre
    Hausgeldabrechnungen=10 Jahre
    Mieterschriftverkehr so lange das Mietverhältnis läuft, nach Beendigung ca. 5 Jahre, ebenso den Schriftverkehr mit Hausverwaltung.

    Danach wird alles eingescannt und archiviert.

    So handhaben wir das wie das andere machen weis ich nicht.

    Gruß
    BHShuber
     
    Bovary gefällt das.
  4. #3 Immofan, 10.08.2017
    Immofan

    Immofan Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    02.01.2017
    Beiträge:
    344
    Zustimmungen:
    217
    Bei uns wird alles eingescannt und mit Texterkennung durchsuchbar gemacht. Aufgehoben werden nur notarielle Urkunden.
     
  5. Bovary

    Bovary Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    22.10.2016
    Beiträge:
    410
    Zustimmungen:
    252
    Für die "analoge" Archivierung arbeite ich bisweilen auch mit der "Schuhkartonmethode", bei Dir wohl Schubladenmethode. Das ist natürlich bequem, allerdings nur bis zu dem Tag, an dem man die gesammelten Werke einsortieren muss. Deshalb sehe ich meistens zu, dass möglichst keine Schuhkartons greifbar sind, in die man mal vorübergehend etwas reinlegen könnte ;)

    Hat man nun so einen Schuhkarton/Schublade vor sich, kann man sich, bevor man zu Tat schreitet, mal Gedanken zur Aktenablage machen. Letztlich bin ich bei einem System aus Leitz-Ordnern in Kombination mit Ösenheftern mit Schlauchheftung gelandet.

    Sortiert wird thematisch und chronologisch - je nach dem, was sich eher anbietet.
    Für jedes "Unterthema" gibt es einen Ösenhefter, der mit einer Schlauchheftung versehen wird.
    https://shop.flvg.de/catalog/alles-...mittel/flache-elastische-schlauchheftung.html

    Die Schlauchheftung hat den großen Vorteil, dass man Papiere an jeder beliebigen Stelle dazuheften und entnehmen kann, ohne alles andere aus- oder umheften zu müssen. Ich finde die Klasse, obwohl die sehr exotisch scheint, weil es die kaum irgendwo zu kaufen gibt. Zumindest nicht im normalen Schreibbedarf.

    Ist dann ein "Unterthema" abgeschlossen, braucht man nur den betreffenden Ösenhefter entnehmen und kann den wegschmeißen oder archivieren, je nach Belieben.

    Ich komme so am besten klar, und finde so auch meist schnell, was ich suche. Gerade wenn die Papiere etwas älter sind.

    Eine rein elektronische Archivierung ohne entsprechendes Dokumentenmanagementsystem käme für mich nicht in Frage. Elektronische Ablage mache ich derzeit eher zusätzlich - aber noch nicht ersetzend.
     
  6. Duncan

    Duncan
    Super-Moderator

    Dabei seit:
    19.01.2014
    Beiträge:
    6.105
    Zustimmungen:
    3.072
    Ort:
    Mark Brandenburg
    Stufe eins: Lade auf dem Schreibtisch, alles was gerade so reinkommt.
    Stufe 2: Rechnungen begleichen, Aktuelles und was immer griffbereit sein muss in den Ordner und den ins Regal in Reichweite, alles was nicht mehr als 1mal im Monat gebraucht wird geht samt Ordner ins Rundregal auf Dachboden. Unterschiedliche Ebenen für unterschiedliche Jahre.
    Aufbewahrungsfristen: mir hat mal wer vertellt nen Mietvertrag ist im Zweifel eine Dauerrechnung, Rechnungen = 10 Jahre, letztes wirksam werden dürfte die Kautionsabrechnung sein, also ab da 10 Jahre. Rechnungen usw. die eine Mietsache betreffen bleiben bei der Mietsache so lange wie das Rechnungsobjekt oder die Mietsache da ist. So kann ich z.B. dem Glaser die Rechnung samt Dokumentation zum Schaufenster rüberschicken das dort Mitte der 90er eingebaut wurde und das nun erneuert werden musste. Hat er alle Daten zusammen. Ich auch.
    So lange ich den Platz habe und er mich nicht wirklich was kostet lieber zu viel zu lange als sich dreimal ärgern, dass man es weggeworfen hat und nun dringend sucht. Fehlende Unterlagen zu den Objekte sind einer der Hauptkostentreiber bei den HVs mit denen ich zusammenarbeite, da oft von Voreigentümern nicht mit übergeben...
     
    sara, dots und BHShuber gefällt das.
  7. #6 Jürgen68, 11.08.2017
    Jürgen68

    Jürgen68 Neuer Benutzer

    Dabei seit:
    22.01.2017
    Beiträge:
    14
    Zustimmungen:
    0
    Danke für die Tips. Also alles einscannen wäre mir zu aufwendig, zumal ich selbst keinen Scanner habe. Wenn unbedingt alles archiviert werden muß, würde ich das, was älter als 10 Jahre ist, lieber in einem Karton im Keller aufbewahren.

    Abgesehen von Rechnungen: Wären denn Umstände denkbar, unter denen auch einen 15 Jahre alten Wirtschaftsplan oder Eigentümerversammlungsprotokoll noch brauchen könnte (die brauchen am meisten Platz)?
     
  8. #7 immobiliensammler, 11.08.2017
    immobiliensammler

    immobiliensammler Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    17.09.2015
    Beiträge:
    4.946
    Zustimmungen:
    3.066
    Ort:
    bei Nürnberg
    Die Wirtschaftspläne jage ich durch den Shredder sobald diese durch einen neuen ersetzt wurden, ab dann braucht man sie normalerweise nicht mehr. ETV-Protokolle archiviere ich alle (egal wie alt) derer ich habhaft werden kann und gebe diese z.B. auch bei der Übergabe an den Käufer weiter. Du weist nämlich nie, wann sich ein Problem stellt, dass in der ETV z.B. 2001 schon behandelt wurde.
     
    sara gefällt das.
  9. #8 Melanie123, 11.08.2017
    Melanie123

    Melanie123 Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    15.10.2014
    Beiträge:
    286
    Zustimmungen:
    147
    Hallo Jürgen,

    ich habe vor ein paar Jahren ein völliges Chaos an Aktenordnern bekommen, wo ich nichts so fand, wie ich es brauchte.
    Beim Ordnen bin ich wie folgt vorgegangen:

    - Ein Word-Dokument erstellt, wo jedes Objekt auf einer neuen Seite steht und Grunddaten in der gleichen Reihenfolge beinhaltet. Hatte ich immer ausgedruckt neben mir, habe handschriftlich ergänzt und dann in das Dokument übertragen. Vollständig ist es immer noch nicht, aber jedesmal, wenn ich einen Aktenordner öffenen muss, um etwas nachzusehen (beim letzten Mal war es die Gebäudeversicherung) übertrage ich die Daten so, dass mir beim nächsten Mal alles, was ich brauche, zur Verfügung steht. Das Dokument wächst dann halt sukzessive.

    - Ich habe ein 10-teiliges Plastikregister (Aldi, incl.Vorrat) für jeden Ordner. Anfangs hatte ich keine Ahnung, welche Ordnung Sinn machen würde. Also Deckblatt mehrfach zum Ausprobieren/Rumkritzeln kopiert, bis ich eine für mich sinnvolle Struktur gefunden hatte, die sich nach Möglichkeit auch auf unterschiedliche Objekte übertragen läßt.
    Die letzten 3 Ziffern habe ich für eher "Offizielles", das sich auch nicht ändern wird, vergeben. Da werde ich niemals aussortieren.
    Mittig sind dann so was wie Hausverwaltung, Mieter und NK-Abrechnungen.
    Vorne sowas wie allgemeine Infos (z.B. das Datenblatt), aktuell, Handwerker u.ä.
    Ich habe bei der Grundstruktur darauf geachtet, mind. 2 der 10 Bereiche einigermaßen frei zu halten, damit ich Platz für auch zukünftig andere Anforderungen habe, ohne die Struktur als solche ändern zu müssen.

    -Alte, aber unwichtige Unterlagen könntest Du gerade bei 3 Objekten gut farblich sortieren. Rot ist bei mir immer wichtig. Aber mit grün, blau und gelb (ggf. Schriftfarbe orange oder schwarz) bekommst Du Prospekthüllen, Permanentstifte zum Beschriften derer, Textmarker und viele andere nützliche Stifte oder Materialien wie z.B. Post-Its. Vermutlich würde ich an Deiner Stelle diese farblich so zusammenfassen, dass sie sich nach Objekten unterscheiden, dann mit Permanentmarker auf der Klarsichthülle den Inhalt erfassen (wie differenziert Du es gerne hättest), diese evt. mit weiterer Sortierhilfe in einen für Aktenordner vorgesehenen Umzugskarton packen, selbigen gut beschriften, in den Keller stellen und dort vergessen. Achte dabei darauf, wichtige von unwichtigen Unterlagen getrennt zu halten und das auch zu dokumentieren. Ziel dieser ganzen Aktion sollte es ja sein, möglichst schnell und effizient Ordnung in das Chaos zu bringen (und dazu brauchst Du die Wirtschaftspläne nicht chronologisch ordnen), im Zweifelsfall genau zu wissen, wo und wie Du suchen musst, aber eben auch, beim nächsten Umzug in 12 Jahren den Karton nicht weiter mitschleppen zu müssen.

    -Das allerwichtigste ist jedoch, dass Dein System für Dich passen muss. Das hat viel mit Vorlieben, manchmal auch mit technischen Möglichkeiten zu tun. Vielleicht auch, wie oft man sich mit was genau beschäftigen muss. Da ist es grundsätzlich anders, ob man eine gute (verwertbare) NK-Abrechnung vom Verwalter bekommt, selbst Verwalter ist, der eine solche zu erstellen hat oder die Verwaltung für ein Objekt selbst macht.

    LG, Melanie
     
    Sweeney gefällt das.
  10. Pitty

    Pitty Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    30.12.2012
    Beiträge:
    4.517
    Zustimmungen:
    573
    Ich hebe die Steuerunterlagen 10 Jahre nach Rechtskräftigkeit des Jahres, entsprechenden Steuerbescheides auf, da das Finanzamt die ja immer noch einmal ändern kann und Unterlagen fordern kann.
     
  11. #10 Baeuerlein, 12.08.2017
    Baeuerlein

    Baeuerlein Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    26.04.2009
    Beiträge:
    104
    Zustimmungen:
    13
    Ort:
    Bamberg
    Wie funktioniert das mit der Texterkennung?

    Gesendet von meinem MHA-L29 mit Tapatalk
     
  12. #11 immobiliensammler, 12.08.2017
    immobiliensammler

    immobiliensammler Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    17.09.2015
    Beiträge:
    4.946
    Zustimmungen:
    3.066
    Ort:
    bei Nürnberg
  13. Pitty

    Pitty Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    30.12.2012
    Beiträge:
    4.517
    Zustimmungen:
    573
    Wir haben Acrobat. Das Funktioniert super, einfach Texterkennung einschalten und abspeichern. ( eigentlich wollte ich schreiben-einfach die Texterkennung drüberlaufen lassen, da hätte sich dots bestimmt wieder ausgelassen mit welchen Füßen sie läuft.)
     
  14. #13 Immofan, 13.08.2017
    Immofan

    Immofan Erfahrener Benutzer

    Dabei seit:
    02.01.2017
    Beiträge:
    344
    Zustimmungen:
    217
    Ja genau. Wir machen das auch mit Acrobat. Das funktioniert schnell und problemlos.

    Für die gescannten Dokumente setzen wir eine Dokumentenmanagement Software ein mit der wir die Unterlagen problemlos mehreren Kategorien zuordnen können. So findet man alles bequem auf Knopfdruck. Zb. alle Unterlagen zu einer Wohnung aus einem bestimmten Jahr, oder zb. alle Grundsteuerbescheide für das gesammte Objekt xyz. Man kann nach allen erdenklichen Kombinationen suchen.

    Zudem wird alles automatisch an verschiedenen Stellen gesichert (eine Sorge weniger).

    Dicke Ordner unter dem Dachboden verstauen würde uns unterm Strich zuviel kosten (Zeit, Platz, Sicherheit).
     
Thema: Papierkram - was aufheben, was kann weg?
Besucher kamen mit folgenden Suchen
  1. protokoll eigentümerversammlung aufbewahrungsfrist

    ,
  2. eigentümerversammlung protokoll wie lange aufheben

    ,
  3. aufbewahrung mietverträge

    ,
  4. wie lange eigentümerprotokoll Aufbewahrung,
  5. was ist mit papier kram was behalten,
  6. wie lange muss man protokolle von eigentümerversammlungen aufbewahren,
  7. papier kram was behalten,
  8. aufhebung unterlagen wrtschaftsplan weg,
  9. wie lange wirtschaftspläne aufheben,
  10. Schuhkartons aufheben
Die Seite wird geladen...

Papierkram - was aufheben, was kann weg? - Ähnliche Themen

  1. Wie lässt sich die Mindestmietdauer aufheben?

    Wie lässt sich die Mindestmietdauer aufheben?: Welche Möglichkeiten habe ich, eine Mindestmietdauer aufzuheben? Stimmt es, dass jemand anders den Mietvertrag übernehmen könnte? In dem Fall...
  2. Abfindung an Mieter bei vorzeitiger Aufhebung eines gewerblichen Mietvertrages

    Abfindung an Mieter bei vorzeitiger Aufhebung eines gewerblichen Mietvertrages: Hallo an alle! Unsere aktuelle Situation ist ein über 20 Jahre bestehendes Mietverhältnis in einer gewerblich genutzten Ladenfläche, das nach...
  3. Aufhebung der Veräußerungsbeschränkung, § 12 Abs. 4 WEG

    Aufhebung der Veräußerungsbeschränkung, § 12 Abs. 4 WEG: Fall: Eine beschlussfähige Eigentümerversammlung hat mit der erforderlichen Mehrheit beschlossen, dass die in der Teilungserklärung stehende...
  4. Beschluss selbst wieder aufheben?

    Beschluss selbst wieder aufheben?: Bei uns war in der letzten ETV die Beschlussfassung etwas kompliziert. Fall 1: Es geht um eine Beschlussfassung, 10 Eigentümer sind dafür, 2...
  5. Mietzahlungsstopp nach einvernehmlicher Aufhebung des Mietvertrags

    Mietzahlungsstopp nach einvernehmlicher Aufhebung des Mietvertrags: Ich habe Mieter (eine WG mit einem Pärchen und einem dritten), die seit Einzug Probleme bereiten und mich bei jeder Gelegenheit schamlos belügen....
  1. Diese Seite verwendet Cookies um Inhalte zu personalisieren. Außerdem werden auch Cookies von Diensten Dritter gesetzt. Mit dem weiteren Aufenthalt akzeptierst du diesen Einsatz von Cookies.
    Information ausblenden