Moin,
wie ich schon schriebt, regelt der 556 Abs.3 BGB das eindeutig: Nebenkosten ("Betriebskosten" heisst's dort) sind _jährlich_ abzurechnen. Wenn der Vermieter das versäumt, kann er nach einem Jahr keine Nachforderungen an Euch mehr stellen. Eure Rückforderungen jedoch unterliegen allenfalls den längeren gesetzlichen Verjährungsfristen, d.h. selbst wenn die kurze Verjährung greift, frühestens volle zwei Kalenderjahre nach dem Jahr, in dem der Anspruch entstanden ist. Die Verjährung wird grundsätzlich unterbrochen (bzw. die Frist beginnt neu) wenn Ihr Eure Forderung nachweisbar schriftlich geltend macht. Der Vermieter hat also im Regelfall ein Problem, weil er Euch nachweisen muss, dass er die Kosten zurecht erhoben hat und Ihr auch keinen Erstattungsanspruch habt. Kann er Kosten in der erhobenen Höhe nicht nachweisen und verweigert er die Abrechnung, könnt Ihr schlimmstenfalls (für ihn) sämtliche Betriebskosten zurückfordern. Spätestens dann dürfte auch der lahmste Vermieter ganz schnell in die Strümpfe kommen, denn das kostet ihn ganz fürchterliches Geld...
Das ist übrigens immer noch keine Rechtsberatung, das kann man nämlich exakt so nachlesen (woher sonst sollte ich das haben? Kreatives Googeln und ein BGB im Haus helfen... (wobei es selbst das in aktuellster Fassung online gibt))
Jerry