Struktur/Aufbau der Eigenverwaltung

Diskutiere Struktur/Aufbau der Eigenverwaltung im Verwaltung Forum im Bereich Betriebs- und Heizkosten; Hallo zuasmmen, ich besitze ein Mehrfamilienhaus mit 3 Wohneinheiten, welches ich selbst verwalte. Zudem verwalte ich für einen Freund ein Haus...

  1. ed881

    ed881 Benutzer

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    Hallo zuasmmen,

    ich besitze ein Mehrfamilienhaus mit 3 Wohneinheiten, welches ich selbst verwalte. Zudem verwalte ich für einen Freund ein Haus mit 23 und ein weiteres Haus mit 7 Wohneinheiten.

    Mir geht es in diesem Thema um Tipps zur Strukturierung bzw. zum Aufbau der Eigenverwaltung gerade auch im Bezug auf Ordnerstruktur, wie viele Excel-Dateien pro Haus mit welchen Infos. Ich wollte mich einfach mal nach Tipps von erfahrenen Usern umhören wie ihr das so handhabt um eventuell die Arbeit zukünftig durch Automatismen zu vereinfachen.

    Aktuell habe ich eine Excel-Datei für Allgemeine Daten, Auflistung der Wohneinheiten mit geplanten Miteinnahmen, Zählerlisten etc. pro Objekt. Für jedes Objekt habe ich einen Ordner mit Mietern. Dort sind die Dokumente wie Mietverträge, Kündigungen etc. und der Schriftverkehr als PDF hinterlegt.
    In einem anderen Ordner befinden sich die "Mieterkonten" wo die Mietzahlungen die Forderungen aufgelistet sind. Dabei hat jeder Mieter eine eigene Excel-Datei mit Blätter für jedes Kalenderjahr.
    Ein weiterer Ordner enthält die Nebenkostenabrechnungen. Für jedes Jahr eine Excel-Datei.

    Vom Gefühl und von der Handhabung kommt es mir nicht ganz optimal vor, daher wollte ich mir mal Tipps von euch holen. Was würdet ihr anders machen/macht ihr anders? Was würdet ihr ergänzen? Ich hoffe auf konstruktive Antworten und Tipps. Vielen Dank om Voraus =)

    PS: Ich schreibe zwar Excel-Datei, ich arbeite allerdings mit einem Mac und habe alles in Numbers erstellt. Die gesamte NK-Abrechnung wird auch in Numbers erstellt.
     
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  3. Logos

    Logos Erfahrener Benutzer

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    Hi,

    Habe mich Anfangs ebenfalls zur Eigenvewaltung nach einer guten Lösung umgesehen.
    Wiso Mein Vermieter ist nach ca. 4 Monaten rausgefallen. Hab mir ein Jahr die Lizenz gekauft aber ich war nicht glücklich. Zu umständlich alles.
    Dann hab ich mir auch mein eigenes Excel gebastelt und habe viel Zeit reingesteckt und damit eine vernünftige Verwaltung für meine Bedürfnisse gebastelt.

    Verwaltet wird ein MFH mit mehreren Einheiten + Gewerbe

    Ordnerstruktur allgemein:
    Verträge + Korrespondenz pro MIeter in einem Ordner sortiert nach Datum in PDF oder Word.

    Verwaltungs-Excel:
    Hier mache ich alles in einem Excel-file, jedoch gehören alle Einheiten zum selben Anliegen.
    Bei mehreren Anliegen würde ich ggf. auch mehrere Verwaltungs-Sheets machen.
    Mein Excel bildet folgendes ab:
    * Wohnungsliste inkl. aller Eckdaten der Einheit
    * Mieterliste (kann auch zur Seriendruck-Funktion in Word o.ä. verwendet werden)
    * Monatliche IST / SOLL Buchungen inkl. Gesamtsaldo Übersicht etc. (Ich sehe sofort wenn einer nicht komplett gezahlt hat)
    * Pivottabellen Übersicht über alle Buchungen pro Mieter (So kann man schön sehen wer gezahlt hat und wer nicht)
    * Pivottabelle Übersicht über alle Buchungen pro Einheit (Übersicht über die Mietentwicklung pro Einheit etc.)
    * Vertragsliste inkl. Mieterhöhungen, Mieterwechsel etc.
    * Historisierter Mietspiegelverlauf pro Wohnung
    * GuV Rechnung Übersicht pro Jahr im Vergleich
    * Neben- / Betriebskostenübersicht pro Jahr im Vergleich.
    * Automatische Heiz und Nebenkostenvorrauszahlungs-Übersicht pro Mieter pro Jahr (wird aus den Buchungen generiert)

    Alle o.g. Funktionen im Excel sind über SVerweise und rel. aufwändige Verbindungen mit der Wohnungsliste und MIeterliste verknüpft.

    Das mit deinen zig-Excel Listen hört sich etwas umständlich für mich an. Ich mag lieber ein Excel für alles.

    An dieser Stelle würde ich auch andere User dazu aufrufen etwas über Ihr eigenentwickeltes Excel zu erzählen was ihr so alles abdeckt. Wäre bestimmt ein guter Input für neuen Ideen.
    Ich bin mit meiner Lösung sehr zufrieden.

    Logos
     
  4. ed881

    ed881 Benutzer

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    Wenn du alles in einer Datei hast, hast du dann aber sicherlich ziemlich viele einzelne Tabellen-Tabs oder? Ist das nicht irgenwann unübersichtlich? Zum Beispiel Nebenkostenabrechnung mit Druckvorlage, für jedes Jahr eine Tabelle?

    Und zu den Buchungen hätte ich noch eine Frage, sind dann quasi alle Buchungen in einer Tabelle und werden dann einfach gefiltert?

    Ich hätte auch lieber alles in einer Datei, ich stelle mir das aber ziemlich voll und unübersichtlich vor. Ich bin allerdings auch nicht der Excel-Pro und kenne nicht alle Funktionen.
     
  5. Logos

    Logos Erfahrener Benutzer

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    Hi !
    es sind so viele Tabs wie oben Funktionen beschrieben.
    Ich erstellt mit diesem Excel keine Nebenkostenabrechnungen, somit brauch ich keinen extra Tab pro Jahr.
    In dem Tab Nebenkosten werden lediglich die Vorrauszahlungen anhand einer eingegebenen Jahreszahl berechnet.
    Die Abrechnung selbst macht der Steuerberater.

    Ja, alle Buchungen sind in einer Tabelle und dann gefiltert.

    Logos
     
  6. ed881

    ed881 Benutzer

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    Ich hätte jetzt mal noch speziell Fragen zu den Buchungen. Wie handhabt ihr die Verbuchung von den Mieten. Meine Überlegung ist, dass wenn ich nach einem Mieter filter als Ergebnis unten eine 0 auftauchen sollte sofern der Mieter alles bezahlt hat. Macht ihr dann einmal die "Mietforderung" mit beispielsweise -500 EUR rein und wenn der Mieter bezahlt mit +500 EUR, würde ja dann 0 ergeben. Oder wie handhabt ihr das? Ziel ist es ja möglichst einfach und übersichtlich zu sehen, ob die Mieter alles gezahlt haben.
     
  7. #6 immobiliensammler, 26.11.2018
    immobiliensammler

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    Was ist eine Eigenverwaltung und was kostet das? Zahlt man das einmalig oder pro Monat?
     
  8. ed881

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    Unter Eigenverwaltung verstehe ich eigentlich, dass ich es selbst verwalte und das tue ich auch. Mich kostet das nichts, außer Zeit. So ganz verstehe ich den Kommentar leider nicht von Rudolf...

    Zum Thema: Will sich keiner äußern? Ist sicher nicht schlecht, wenn man sich da etwas austauscht.
     
  9. #8 immobiliensammler, 26.11.2018
    immobiliensammler

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    Der wollte sich auch nicht äußern, der wollte nur die 10 Einträge vollkriegen, damit er SPAM-Werbung für einen Rollo-Ramschladen mit zu wenig Kundschaft posten kann!
     
  10. #9 immobiliensammler, 26.11.2018
    immobiliensammler

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    Zum Thema: Bei mir läuft auch alles über selbstgestrickte Excel-Tabellen!

    Eine Datei pro Objekt, die einzelnen Tabellen ergeben sich dann je nach Bedarf (Buchungsjournal, Miete Soll/Ist, Abrechnungen, Anlage V etc.)
     
  11. ed881

    ed881 Benutzer

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    Mir geht es eher um Details, also quasi wie ihr das so aufbaut und stukturiert. Speziell für die Buchungen habe ich für mich noch nicht die optimale Lösung gefunden. Dass die meisten das hier per Excel machen habe ich schon mitbekommen, oder ist das so geheim, dass da keiner so richtig Infos rausgeben möchte?
     
  12. dots

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    Du gibst ja auch keine Infos raus!
    Zeig' doch mal deine "nicht optimale Lösung", dann wird es bestimmt den ein oder anderen Verbesserungsvorschlag geben.
     
  13. ed881

    ed881 Benutzer

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    Okay werde ich morgen mal machen. Heute schaffe ich es leider nicht mehr. Danke für den Hinweis
     
  14. Logos

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    Hi,

    Also meine Buchungsabgleichstabelle in Excel funktioniert wie folgt:

    Pro Monat und pro Laufenden Mietvertrag hab ich eine Zeile, welche die Angaben über die Vertrags
    Diese Zeilen generiere ich für ein Jahr über alle Verträge im Vorraus manuell.

    Jede Vertragsänderung zieht eine neue Vertragsnummer nach sich, wo man dann auch die bereits vorhanden Zeilen anpassen müsste. (Passiert bei uns nicht so oft)

    Beispiel:
    Code:
    Monat/Jahr; Vertragsnummer;Name; Soll-Betrag, Ist-Betrag; Valuta; Differenz; Saldo Gesamt; Verzug
    10/2018; 05_01; Mustermann; 600 EUR, 600 EUR;2.10.2018; 0; 0; kein Verzug
    11/2018; 05_01; Mustermann; 600 EUR, 500 EUR;12.11.2018; -100; -100; 6 Tage
    12/2018; 05_01; Mustermann; 600 EUR, 550 EUR;01.12.2018; -50; -150; kein Verzug
    
    Name,Soll-Betrag, wird über SVerweise (Vertragsnummer) aus Vertragstabelle automatisch gezogen.
    Differenz wird über das aktuelle Monat berechnet
    Saldo Gesamt wird über eine Gruppierungsfunktion (SUMMEWENNS) über den jeweiligen Nachname berechnet.
    Verzug wird über eine Hilfsspalte der 3 Werktag berechnet wird. Alle möglichen Feiertage müssen hier manuell in einer Tabelle gepflegt werden (Excel Funktion ARBEITSTAG() )

    Über eine Pivot-TAbelle hab ich pro Wohnung einen schönen Überblick wer wie wo wieviel noch offen hat bzw. welchen Gesamt-Saldo der Mieter hat.

    Logos

    PS: Das meiste Hirnschmalz steckt in der Spalte: Saldo Gesamt :smile007:
     
  15. ed881

    ed881 Benutzer

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    Guten Morgen, vielen Dank erstmal für die Antwort. Ich glaube ich muss bei mir noch ein oder zwei Spalten hinzufügen. Ich habe es bisher so aufgebaut:

    upload_2018-11-27_7-52-13.png

    Ich kann nun zwar filtern nach einem Mieter aber ich bekomme nur das Ergebnis/die Summe der Mietzahlungen angezeigt:

    upload_2018-11-27_7-53-38.png

    Interessant ist aber wie der allgemeine "Saldo" des Mieters ist. Wenn alles beglichen ist, sollte also bei Ergebnis eine 0 stehen. Ich sehe aktuell 2 Möglichkeiten, dass anständig zu lösen:

    1. Wie Logos eine weitere Spalte einfügen mit dem Gesamtsaldo
    2. Pro Mietzahlung eine weitere Zeile mit dem Betrag für die Mietzahlung im Minus als "Forderung"

    Aktuell finde ich die 1. Variante am Besten.
     
  16. ed881

    ed881 Benutzer

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    Ich habe meine Tabelle mal etwas angepasst. Ich habe nach dem Vorbild von Logos die Tabelle um IST und SOLL und Saldo erweitert:

    upload_2018-11-28_15-7-12.png

    Hier wird dann in der Ergebniszeile dann der Gesamtsaldo angezeigt, so sehe ich zum Beispiel wie viel Geld mir insgesamt fehlt über alle Mieter verteilt. Die Tabelle kann ich jetzt nach Mieter filtern und bekomme dann den Gesamtsaldo pro Mieter angezeit:

    upload_2018-11-28_15-8-49.png

    So finde ich die Lösung erst einmal ganz gut. Vielen Dank auf jeden Fall für die Tipps.

    Meine nächste Überlegung wäre, ob es Sinn macht, in diese Tabelle alle anderen Buchungen wie Nebenkosten, Rechnungen und Kaution mit aufzunehmen?! Wie handhabt ihr das? Separates sheet oder alles in einem?

    Mein Plan ist pro Gebäude/Objekt eine Excel-Datei zu haben wo ich alles drin erledigen kann. Aktuell habe ich darin folgende sheets:

    - Objekt (Allgemeine Angaben, Gebäudedaten, Bauweise, Eigentümer, Anz. Einheiten, Versorger)
    - Wohnungen (Auflistung der Wohnungen mit Klassifikation, qm, qm beheizt, Zählerzuordnunng, eventuell noch Ausstattung)
    - Zähler, Behälter (Auflistung der Zähler mit eigener Nr., Bezeichnung, Art, Zählernummer, Zuordnung)
    - Partner (Auflistung der Partner mit Kontaktdaten, Handwerker, Versorger, Dienstleister etc.)
    - Konten (Auflistung der zugeordneten Bankkonten mit IBAN und BIC und Zweck)
    - Mieter (Auflistung Mieter mit Name, Wohnung, Personen, Einzug, Auszug, Adresse)
    - Verträge (Auflistung der Verträge mit Nummer, Datum, Name, vereinbarte Kaution und Miete, Befristung, Kündigung etc)
    - (Kautionen) noch kein Inhalt, weiß noch nicht wie ich das am Besten handhabe, aktuell Auflistung in einer anderen Datei
    - Buchungen (s. oben)
    - Zählerstände (alle Zählerstände mit Datum, Wohnung, Nummer und Stand)
    - Nebenkosten (Auflistung der angefallenen Nebenkosten, Jahre in den Spalten, Kostenart in den Zeilen)

    Wie macht ihr das? Habt ihr dazu Ideen oder Anregungen? Wenn die Datei fertig ist habe ich auch kein Problem damit, diese hier zur Verfügung zu stellen, falls Interesse besteht.
     
  17. dots

    dots Erfahrener Benutzer

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    Verteilt? Wohl eher das Gegenteil (oder etwas ähnliches), z.B. "summiert".
     
  18. ed881

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    Ja das meinte ich, sorry. Also wie viel insgesamt fehlt.
     
  19. dots

    dots Erfahrener Benutzer

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    Nein, du bekommst - wenn du nach einem Mieter filterst - den Gesamtsaldo des Mieters, nach dem gefiltert wurde, angezeigt - und nicht pro Mieter.
     
  20. ed881

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    Ja...war etwas ungünstig formuliert. Das sind doch aber im Prinzip die Werte die interessieren
     
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    dots Erfahrener Benutzer

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    Du solltest uns (bzw. hauptsächlich dir selbst) erst mal spezifizieren, was "alles" genau bedeutet. Anschließend gibt es garantiert hier gute Tipps, wie man das Gewünschte in Excel umsetzt.
     
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