Suche die optimale Software für private Hausverwaltung mit vielen Wohnungen

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  1. Soreia

    Soreia Neuer Benutzer

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    Hallo,
    ich arbeite seit einigen Monaten in einer privaten Hausverwaltung. Der Bestand liegt bei mehreren hundert Wohnungen, Gewerbeeinheiten und einer großen Tiefgarage. Leider gibt es bisher keine Software die z.B. die Betriebskostenabrechnung erleichtert. Nun versuche ich meinen Chef (und meine Kolleginen) zu überzeugen eine für uns optimale Software einzurichten. Es sind nur Mieteinheiten und keine WEG. Ist jemand vielleicht in einer ähnlichen Situation und kann mir ein Programm empfehlen. Vielen Dank schon mal vorab.
     
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  3. dots

    dots Erfahrener Benutzer

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    Excel? Papier und Bleistift? Wenn es komfortabel sein soll: Zusätzlich zu letzterem noch Radiergummi und Anspitzer.

    Was genau wäre denn "für euch optimal"?
     
  4. #3 Aktionär, 24.09.2020
    Aktionär

    Aktionär Erfahrener Benutzer

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    Vermutlich etwas aus der Kategorie: "auf Knopfdruck"
     
  5. #4 Dschei2, 24.09.2020
    Dschei2

    Dschei2 Benutzer

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    Optimal ist gar nix von den zu kaufenden Tools.
    Entweder musst man jedes Jahr neu kaufen und/oder die Funktionen sind nicht 100 % was du brauchst.
    Wenn es wirklich was gibt, was 100 % passt, ist es sicher sehr teuer und braucht mind. 1-wöchige Schulungen, bis die Bearbeiter damit zurechtkommen.

    Was habe ich mir denn unter einer privaten Hausverwaltung vorzustellen?
    So wie ich, dass ich nur eigene / beteiligte / befreundete Einheiten verwalte?
    Das ist mit Excel und einem EÜR-Programm und einem einfachen Hausverwaltungsprogramm zu schaffen.
    Zeitaufwand hat man sowieso immer. Ob nun für ein aufwändiges Programm oder für mehr Tipp-Arbeit.
    Vorteil bei Excel: du weißt, was mit den Zahlen passiert ;-)

    Frage halt: worauf legst du hier besonders Wert? Buchungen / Mahnungen / Abrechnungen ?

    Aus meiner Sicht würde ich sagen, mit einfachen Mitteln ist pro Nase 100 Einheiten zu schaffen. Kommt natürlich ein bißchen darauf an, ob die Objekte groß oder klein sind.
     
  6. #5 ehrenwertes Haus, 24.09.2020
    ehrenwertes Haus

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    Wie wurde das denn bisher gemacht?
    Alles nur handschriftlich mit Abakus oder Rechenschieber? Möglich ist das, aber irgendwie nicht sehr glaubwürdig in der heutigen Zeit bei ein paar 100 Einheiten in der Verwaltung.

    Ich käme nie auf die Idee von jemand der keine Ahnung hat wie man eine solche Software einrichtet, zu erwarten (oder zu überreden) das zu tun.
    Die für "euch" optimale Software muss speziell auf eure Anforderungen hin entwickelt und programmiert werden. Mit etwas Glück wird man bei den großen Anbietern für Hausverwaltungssoftware im Baukastensystem fündig. Individuelle Anpassungen sind für "optimal" trotzdem erforderlich.

    Wieviel darf eine optimale Software denn kosten?
    Also nicht nur in Teuronen, sondern auch in Mitarbeitern. Schließlich bedeutet mehr Automatisierung tendenziell geringeren Mitarbeiterbedarf.
     
  7. Soreia

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    bei mehreren hundert Wohnungen halte ich Excel für eine enorme Fehlerquelle, unter einem optimalen Programm stelle ich mir eine Software vor in der ich mehrere Objekte anlegen kann und mit einem BK Schlüssel rechnen kann.
     
  8. Soreia

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  9. Soreia

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    mit Excel, das dann zusammengeklebt (da sehr umfangreich) dem Eigentümer vorgelegt wird.
     
  10. Soreia

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  11. Soreia

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    Unter einer privaten Hausverwaltung versteht man Wohnungen im Privatbesitz.
    Und was ist unter einem EÜR-Programm zu verstehen, bzw. welches einfach Hausverwaltungsprogramm, da gibts ja nicht nur eines?
     
  12. Soreia

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    Ich finde bei wenigen Einheiten mag Excel sinnvoll sein, aber nicht bei mehreren hundert.
    Große Hausverwaltungen werden da nicht sicher nicht mit Excel rumbasteln.
    Suche sinnvolle Antworten.
     
  13. Soreia

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    äußerst hilfreich, vielen Dank.
     
  14. dots

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    Dann scheinst du wirklich kaum bis gar keine Ahnung von Software(-entwicklung) zu haben. Nein, das ist kein Vorwurf, sondern eine Feststellung.
    Mit dem "BK Schlüssel" (der in einer optimalen Software mindestens BK-Schlüssel heißen würde) wird keine Software rechnen, wenn sie nicht speziell für diese Anforderung programmiert wurde.
    Warum wendest du den einen BK-Schlüssel nicht direkt an? Warum muss damit gerechnet werden?
    Die meisten bereits fertigen Lösungen werden m.E. die Verwendung von mehreren unterschiedlichen BK-Schlüsseln ermöglichen. Gut, wäre dann für euch egal, aber zumindest indirekt bezahlt man das mit.
    Excel! Wenn das zitierte - und das Rechnen mit einem BK-Schlüssel - deine einzigen Anforderungen sind, ist Excel wirklich das, was deine Anforderungen 100%ig erfüllt.
    Du vielleicht. Quasi jeder andere versteht unter einer Verwaltung keine Wohnungen (egal welcher Art), sondern eine Verwaltung (von z.B. Wohnungen oder anderem).
    Das wird bestimmt ein Tippfehler sein. Ein EUR-Programm ist ein Programm, welches die Funktion im Kopierer deaktiviert, welche verhindert, dass man Geldscheine kopieren kann. Früher hieß das DM-Programm.
    Die Frage kann man ganz klar mit "Ja" beantworten.
    Es gibt nicht nur ein Programm, welches einfach (genug) ist. Null ist nämlich nicht "nur eines".

    Bist du dir sicher, dass du ausreichend qualifiziert bist, um den Job zu erledigen? Wie auch immer der Job genau aussehen mag ...
     
  15. dots

    dots Erfahrener Benutzer

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    Stimmt. Die, die mit Excel basteln, haben (mindestens) von Excel keine Ahnung. Alle anderen verwenden Excel, meist sehr erfolgreich, wenn entsprechendes Wissen (nicht nur zum Thema Excel) vorhanden ist.

    Auf welche Frage? Auf die, welche dir schon sinnvoll beantwortet wurden?
     
  16. #15 ehrenwertes Haus, 24.09.2020
    ehrenwertes Haus

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    Die größte Fehlerquelle ist nie die Software, sondern immer der Anwender.

    Ein Programm, das eine Einnahmen-Überschuß-Rechnung kann. Das bekommt wirklich jede Tabellenkalulation gebacken, nicht nur Excel.

    Wie ist denn dein Kenntnisstand? Kaufmännisch und verwaltungstechnisch?
    EÜR sollte ein Begriff sein, wenn man die Verwaltung bzw. den Aufwand optimieren möchte.
     
  17. #16 immobiliensammler, 24.09.2020
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    Sprich Du bist die Wohnungseigentümerin bzw. direkt dessen Angestellte? Ansonsten wäre das eine klassische Hausverwaltung, die halt (vorrangig) die Häuser eines Kunden verwaltet!

    EÜR wurde schon erklärt; es gibt diverse auch sehr umfangreiche Hausverwaltungsprogramme auf dem Markt, da muss man sich halt beraten lassen (z.B. DEMO-Versionen anschauen) und dann entscheiden, was zu einem passt. Es geht hier ja um eine Investition von leicht (incl. Schulungen) 10.000 Euro, da sollte man sich schon etwas Zeit zur Auswahl nehmen.

    Du hast aber bei jedem Programm das Problem, dass Du Deine Arbeitsweise an das Programm anpassen musst und nicht andersrum. Sonst musst Du Dir ein Individualprogramm erstellen lassen. Insofern ist für mich auch Excel erste Wahl. Das geht auch mit automatischen Einlesen von Zahlungseingängen etc etc.

    Kann ich so nicht bestätigen, ich würde das (aus eigener Erfahrung) sogar bestreiten
     
  18. Soreia

    Soreia Neuer Benutzer

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    Inzwischen habe ich drei sinnvolle Vorschläge erhalten, die sich bedarfsorientiert und vielversprechend anhören.
    Es ist also unnötig unqualifizierte Beitrage, die nicht zu Frage passen, zu schreiben.
    Wenn man richtig lesen kann, ist eine Einnahmeüberschuss nicht notwendig (privat) und wurde nicht angefragt.
    Und somit kann ich gut und gerne auf so ein Formum verzichten. Tschüss
     
  19. Andres

    Andres
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    Ich habe hier zwei Beiträge gelöscht (eine Antwort von @Soreia lasse ich stehen, auch wenn ihr nun der Kontext fehlt) und nutze das für einen Hinweis der Moderation: Es ist nicht die Aufgabe einiger selbsternannter Sherrifs, hier andere User anzublaffen, weil diese angeblich nur Beiträge generieren, um später Links posten zu können. Dieses Verhalten ist zu unterlassen, und zwar sofort und ohne weitere Diskussion, andernfalls gibt es Urlaub vom Forum.

    Wenn hier jemand tatsächlich das geschilderte Verhalten an den Tag legen würde, hätten die Moderatoren in der Forensoftware eine einfache Funktion zur Verfügung, um sämtliche Beiträge eines Spammers mit 2 Klicks (echt wahr) in der Versenkung verschwinden zu lassen. Wir tun das auch mit schöner Regelmäßigkeit. Über Hinweise durch die "Melden"-Funktion freuen wir uns, denn auch die Moderatoren sehen nicht alles. Öffentliche Zurechtweisungen werden hier aber nicht weiter toleriert.
     
  20. #19 ehrenwertes Haus, 24.09.2020
    ehrenwertes Haus

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    Kann sein, dass das nicht dein persönliches Aufgabengebiet betrifft (das du bisher nicht näher beschrieben hast). Trotzdem das feste Bestandteil jeder mir bekannter Verwaltungssoftware und bestimmt noch viele andere Optionen, die du nicht brauchst, bei "optimal" aber inbegriffen sind.

    Das kann jede Tabellenkalkulation.

    Optimal (so undifferenziert wie du fragst) wäre aus meiner Sicht z.B. eine Eingabemaske, die weltweit nationales Recht berücksichtigt und bei fehlerhaften Eingaben warnt. Das habe ich noch in keiner Verwaltungssoftware gesehen, weder als Komplett- noch Baukastenoption. Hilft ja nix, wenn die Abrechnung nach Mietrecht von Usbekistan oder Schweden erstellt werden muss, dass Programm aber nur Deutsches Recht kennt.

    Wir können nicht in deinen Kopf sehen und erahnen was du unter "optimal" verstehst. Dafür sind die Anforderungen und Vorstellungen viel zu individuell.
     
  21. #20 Papabär, 25.09.2020
    Papabär

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    Was sind für Dich denn große Hausverwaltungen?
    Wir haben zu Spitzenzeiten rund 5.000 Einheiten verwaltet. Reicht das?

    Und ja, wir arbeiten auch mit Excel ... schon alleine deshalb, weil einige der Großkunden ihre Objekte auf mehrere Hausverwaltungen verteilt haben, aber eine einheitliches Format zum automatisierten Einlesen der Monatsabrechnung benötigen. Nebenbei arbeiten wir noch mit einer Software, deren Entwickler ein ehemaliger Nachbar (unserer früheren Büroräume) ist. Anschaffungskosten ca. 22.000,- €, jährliche Lizenzgebühren & Support ca. 2.000,- €, Schulungsdauer ca. 14 Tage (also nicht am Stück). Der Schaden durch zu tiefes Vertrauen in die Software dürfte im sechsstelligen Bereich liegen.

    Ja, auch mit Excel können Fehler passieren. Die kann ich aber meist in wenigen Augenblicken selber beheben. Bei einer fertigen Softwarelösung wartet man dafür gerne mal mehrere Monate (von den Kosten ganz zu schweigen). Ganz großes Kino, wenn der Fristablauf für die BK-Abrechnung immer näher rückt. Außerdem kann ich die BK-Abrechnungen in Excel für jedes Objekt individuell anpassen - und zwar viel genauer, als eine Software von der Stange das jemals realisieren könnte.

    Und natürlich, wenn ich den Eigentümern meine Abrechnung auf totem Holz präsentieren würde, müsste ich auch mehrere m² Papier aneinanderkleben. Aber komischerweise wollen die die Daten alle in digitaler Form haben.

    Ich kenne auch einen Kollegen, das statt mit Excel lieber mit Works arbeitet. Der kann damit auch richtig gut umgehen, d.h. für ihn ist das eine durchaus brauchbare Lösung. Da ich von Works aber kaum Ahnung habe, bleibe ich lieber bei dem was ich kenne.
     
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