Unterlagen, Rechnungen, Verträge ordnen für Steuererklärung

Dieses Thema im Forum "Buchhaltung" wurde erstellt von wojsli, 08.05.2015.

  1. wojsli

    wojsli Neuer Benutzer

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    Hallo Forummitglieder,

    ich bin neu hier und selbst noch Frischling im Bereich der privaten Vermietung und habe folgendes (wohl simples) Problem zu dem ich hier und bei google keine Hinweise fand. Ich möchte selbst meine Wohnungen / Häuser zur Vermietung verwalten und die Steuererklärung (Allgemeines Steuerwissen vorhanden) selbt erstellen, damit man einen perfekten Überblick und Wissen über seine Finanzen und Möglichkeiten hat. Es geht hier zurzeit um ca. 10 Einheiten.

    Folgende Fragen stellen sich mir:

    1) Wie ordnet Ihr eure Rechnungen / Ordner? Bspw. kauft Ihr Material, Werkzeuge, Rechnungen Handwerker die für mehrere Einheiten vorgesehen sind. Muss man es jeweils den Einheiten zuordnen oder reicht ein fortlaufender Barordner sowie Kontoordner wo Ihr einfach es dort abheftet und alles zusammen abrechnet (tlw. fallen ja auch Abschreibungen an, die man ja dann rausrechnen ja muss).

    2) Habt Ihr ein Programm Buchhaltung&Steuererklärung , wo Ihr diese Daten eingibt und am Ende es nur in die Steuererklärung einfügt. Falls ja, was empfiehlt Ihr? Ich dachte an Wiso Vermieter und Wiso Steuersparbuch.

    3) Kann man Quittungen / Unterlagen nur als Scan haben, sodass diese papierlose Form vom FA anerkannt wird ? Was sind die Voraussetzungen?

    Würde mich über Euer Wissen freuen :)
     
  2. AdMan

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  3. Pitty

    Pitty Erfahrener Benutzer

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    Darüber haben wir schon ausführlich geschrieben. Suche mal nach Aktenorner, Belege o.ä., dann wirst Du fündig
     
  4. wojsli

    wojsli Neuer Benutzer

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    Ok, danke für den Hinweis!
    Arbeite mich mal nach diesen Begriffen durch.

    Habe nach "Buchhaltung" hier gesucht und nichts passendes gefunden
     
  5. #4 sara, 08.05.2015
    Zuletzt bearbeitet: 08.05.2015
    sara

    sara Erfahrener Benutzer

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    Sofern das verschiedene Objekte sind, musst du für jedes Objekt eine Anlage V ausfüllen.
    Somit auch die Kosten und Abschreibungen den entsprechenden Objekten zuordnen.

    Zumindest habe ich für verschiedene Objekte auch jeweils einen Ordner.

    diese Aussage ist so nicht richtig.
    Bei jedem Objekt das du nicht schon 50 Jahre hast und zur Vermietung dient kannst du eine Abschreibung vornehmen. Die Abschreibung wird nicht rausgerechnet sondern ist wie deine Aufwendungen vom Mietertrag dann abzuziehen.
    Schau dir mal die Anlage V an, ist relativ einfach auszufüllen...


    Ich verstehe das jetzt nicht ganz mit dem Scan?

    Je nachdem um welche Kosten es sich handelt, mache ich z. B. bei den Betriebskosten nur Aufstellungen. Bei Handwerkerrechnungen habe ich die immer eingereicht, da würde dann auch eine Kopie reichen. (Auf evtl. Nachfrage vom Finanzamt könntest du dann auch noch das Original vorlegen).
     
  6. wojsli

    wojsli Neuer Benutzer

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    Danke sara!
    Habe heute paar Stunden das Internet durchforscht und auch Informationen gefunden wie man Anlage V ausfüllt, als für jedes Objekt, somit muss man die Kosten den jeweiligen Immobilien zuordnen. Ok!
    Das man diese für jedes Jahr einzeln anlegt sowie nach Datum ist auch logisch.

    Aber...
    Aus Anlage V geht auch hervor, dass ich nicht nach Barausgaben (also keine Pflicht einens Kassenbuchs wie es bei der GmbH ist) und Überweisungen trennen muss. Machst Du das aber trotzdem und heftest die Rechnungen hinter die Kontoauszüge?
    Bei mir kommt nämlich viel zusammen, da die Wohnungen meist sanierungs/renovierungsbedürftig sind.

    Sortiertst Du dann die Aufwendungen (Kosten die den Herstellungskosten/Anschaffungskosten zuzurechnen sind) einzeln dann von den übrigen Ausgaben, die man sofort abziehen kann ? Dann hast Du ja noch Rechnungen die als Nebenkosten dem Mieter auferlegt werden (können).
    Wäre es sinnvoll diese zu trennen, da man die ja einerseits für die Jahresnebenkostenrechnung braucht und auch für die Anlage V.

    Muss man von alleine die Handwerkrechnungen (Kopie) dem FA mitsenden oder machst Du es nur um Nachfragen zu vermeiden ? Was ist mit den übrigen Quittungen / Rechnungen, reichst man die auch ein? Ich handhabe es mit meinem Handwerker so, dass ich die Materialien kaufe und er mir nur eine Rechnung über seine Arbeit austellt.

    Mir ist schon klar, dass man mit der Zeit sein eigenes System / Feeling dafür entwickelt, wie man am besten seine Bücher zu führen hat. Aber wieso nicht gleich Fehler und Zeit vermeiden, wenn man es gleich effektiv machen kann.

    Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für private Vermieter ? Einserseits sehe ich 10 Jahre andereseits, dass es überhaupt keine gibt, da man ja kein Kaufmann ist, sondern halt eine Privatperson. Mit dem "Scan" meinte ich, ob ich alle Quittungen / Rechnungen digitalisieren kann und somit die Original-Belege shreddern kann?

    Würden mich über Antworten freuen und wünsche Euch ein mieterstressfreies Wochenende (für die jenigen wie ich, die keine Hausverwaltung für Ihre Einheiten (noch) haben möchten):))
     
  7. #6 sara, 08.05.2015
    Zuletzt bearbeitet: 08.05.2015
    sara

    sara Erfahrener Benutzer

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    da die neuen immer oben drauf kommen, mache ich keine extra Jahresblätter dazwischen. Man kann ja leicht zurückblättern. Meist muss man das ja nicht tun.
    Kontoauszüge sind bei mir auch nicht bei den Rechnungen. In der Regel mache ich auf der Rechnung einen Vermerk wann und von welcher Bank überwiesen. Ist nur für mich wichtig nicht für das Finanzamt.

    Kassenbuch ist keine Pflicht, Barausgaben sind dein Privatvergnügen...

    Herstellungskosten sind ja nur in der Regel nur einmal zu ermitteln.
    Man kann größere Instalthaltungskosten z.B. Heizungserneuerung auch auf mehrere Jahre abschreiben.
    Die meisten Kosten werden im Steuerjahr direkt steuermindernd berücksichtigt.

    Gut da hat jeder sein eigenes System. Diese Rechnungen habe ich in dem Ordner Vermietung, getrennt Nebenkosten und Heiz- u. Warmwasserkosten, mit den entsprechenden Abrechnungen.
    Für das Finanzamt liste ich die einzelnen Posten, eine Zusammenstellung der kompletten Betriebskosten auf.
    Damit waren die immer zufrieden.
    Die Vorauszahlungen sind in diesem Fall, verrechnet mit Nachzahlungen und Erstattungen in dem Steuerjahr als Einnahmen dann auch anzugeben.

    Wenn dein Finanzamt es mitmacht, war hier einige tun kannst du diesen Aufwand evtl. vermeiden, in dem du die Betriebskosten nicht aufführst und dann auch entsprechend die Vorauszahlungen nicht einträgst. (Kommt sehr auf das Finanzamt an!) Korrekt ist es nach Steuerrecht nicht und ein Steuerberater wird dies auch nicht so machen.
    (Wäre eine Arbeitsersparnis für dich, denn das ist im Grunde ein Nullsummenspiel, allerdings verschieben sich bei korrekter Angabe die Beträge der Einnahme zu den Ausgaben, wegen der Betriebskostenrechnungen im folgenden Jahr)

    Rechnungen oder Kopien wollen die bei abzugsfähigen Instandhaltungskosten der Mietsache genau so wie die Zinszahlungsbescheinigungen schon sehen.

    Habe ich noch nicht gemacht und wäre mir nicht sicher genug. Ich behalte die Originale.

    Was genau gefordert ist weiß ich nicht mal. Ich weiß ich horte zu viel und viel zu lange. 10 Jahre wären aber bei mir das mindeste....


    .
     
  8. wojsli

    wojsli Neuer Benutzer

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    Danke Dir für die Tipps!

    Habe jetzt ein Überblick wo ich ansetzen kann und eine Lektüre für heute abend;)

    Wenn man es zum ersten Mal macht, will man es gleich komplizierter gestalten als es ist.
     
  9. Andres

    Andres
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    Beides ist falsch. Es gibt keine grundsätzliche Aufbewahrungsfrist, aber deshalb gibt es noch lange nicht gar keine Aufbewahrungsfristen. Für bestimmte Sachgebiete sind Aufbewahrungsfristen gesetzlich geregelt, und zwar unabhängig von der eigenen Rechtsform oder der Frage, ob man Kaufmann ist. Das gilt vor allem für Rechnungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre) und Lohnunterlagen (6 Jahre).

    Trotzdem kann man sich an den 10 Jahren orientieren. Auch ohne Aufbewahrungspflicht zieht man regelmäßig den Kürzeren, wenn man bestimmte Dinge später nicht mehr nachweisen kann. Außerdem kann es auch nach langer Zeit noch nützlich sein, wenn man weiß, welcher Handwerker vor X Jahren Teil Y eingebaut hat, was dieses Teil Y genau war, ... . Teilweise ist das auch ganz einfach Teil der Garantiebedingungen.

    Aussortieren kostet Zeit, also schmeißt man gar nichts weg, bis man alles wegschmeißt. Ich bewahre alles unbefristet auf. Andererseits habe ich auch den nötigen Platz ...


    Ein zuverlässiges Archivierungssystem ist digital schwer zu führen. Mit Papier ist das wesentlich einfacher. Deshalb archiviere ich alles in Papierform für den Aktenschrank. Scans von allem habe ich digital. Für die tägliche Arbeit finde ich das komfortabler. Das ist aber Geschmackssache. Es gibt auch Leute, die sehr effizient mit Papierakten arbeiten.
     
  10. wojsli

    wojsli Neuer Benutzer

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    Andres Du hast recht, dass es am schnellsten und auch einfachsten ist, alles abzuheften und gut ist.

    Oft habe ich nur das Problem aufgrund von zwei Wohnsitzen, dass wenn man etwas braucht, man es gerade nicht zur Hand hat, deswegen die Idee, dass man alles auf seinem Laptop bzw in der Cloud hat - alles minimalisiert. Platz ist zwar bei mir da, aber ich bin nicht der Mensch, der bspw. eine Garage / Schuppen voller Sachen hat, die er die letzten paar Jahre nicht mal angefasst hat:) Denn wenn man etwas braucht, kauft es letztendlich, da man überhaupt vergessen hatte, dass man sowas rumliegen hat.

    Denke es wird sich in Laufe der Jahre ändern, dass man seine Rechnung automatisch per email bekommt wie bspw. es beim Kauf von apple Produkten möglich ist und dank Suchmaschine findet man so eine Rechnung viel schneller. Dass unsere Umwelt durch das ganze Papier, Ordner(schränke), Folien, Produktion usw entlastet wird, ganz zu schweigen.

    Aufgrund der noch ungenauen Rechtslage zur Digitalisierung werde ich es wie Du selbst sagst, es einfach alles abheften und sammeln, sonst kann es irgendwann nach hinten los gehen:)

    Grüße!
     
  11. sara

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    Andres, da bin ich aber froh, dass ich nicht alleine bin. :wink5:
     
  12. Pitty

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    Dann suche Dir einen Anbieter, wo Du online Deine Daten abspeichern kannst. Dann kommst Du von überall auch unterwegs immer ran. Und ein gewisser Anteil an Datenvolum ist meistens frei.
     
  13. #12 Avdo, 18.11.2015
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 18.11.2015
    Avdo

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    Na ja ich selbst hatte solche Probleme, wollte auch einige Dinge selbst machen habe dann gesehen das es auf Web viele Seiten gibt die Hilfe anbieten sogar Programe die bei Datenordnung behilflich sein könne, auf xxx das Program gefunden das mit hilft, aber das habe ich gefunden, habe auch gesehen das es hunderte andare Programe gibt....
     
  14. Berny

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    "Aus Anlage V geht auch hervor, dass ich nicht nach Barausgaben (also keine Pflicht einens Kassenbuchs wie es bei der GmbH ist) und Überweisungen trennen muss. Machst Du das aber trotzdem und heftest die Rechnungen hinter die Kontoauszüge?"
    - Da haben sie eigentlich nichts zu suchen. Bei uns werden die Rechnungen an das Doppel der Anlg.V geheftet.

    "Sortiertst Du dann die Aufwendungen (Kosten die den Herstellungskosten/Anschaffungskosten zuzurechnen sind) einzeln dann von den übrigen Ausgaben, die man sofort abziehen kann ?"
    - Ab Zeile 33 zu listen, die Summe in Zeile 39 und das Feld 36 einzutragen.

    "Dann hast Du ja noch Rechnungen die als Nebenkosten dem Mieter auferlegt werden (können)."
    - Das sind die Umlagen in Zeile 13 und die Summe in Feld 04 einzutragen.

    "Wäre es sinnvoll diese zu trennen, da man die ja einerseits für die Jahresnebenkostenrechnung braucht und auch für die Anlage V."
    - Ja.

    "Muss man von alleine die Handwerkrechnungen (Kopie) dem FA mitsenden oder machst Du es nur um Nachfragen zu vermeiden ?"
    - Neiiin, bloss nicht. Falls die Steuererklärung ein Überprüfungsfall wird, kann der Mitarbeiter bei uns zuhause gerne die Unterlagen sichten.

    "Was ist mit den übrigen Quittungen / Rechnungen, reichst man die auch ein? Ich handhabe es mit meinem Handwerker so, dass ich die Materialien kaufe und er mir nur eine Rechnung über seine Arbeit austellt."
    - Antwort wie vor.
     
  15. #14 sara, 19.11.2015
    Zuletzt bearbeitet: 19.11.2015
    sara

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    Abgesehen davon, dass die Steuererklärung sicher schon gemacht ist, wegen des Alters des Threads...

    Also unser Finanzamt möchte die Handwerkerrechnungen (mindestens als Kopie) sehen und die würden diese Rechnungen auch ganz bestimmt nicht bei uns zu Hause einsehen. :050sonst:

    Für die Betriebskosten mache ich auch nur eine Aufstellung, ohne die Rechnungen beizufügen.
     
  16. #15 immobiliensammler, 19.11.2015
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    Gibt eben solche Finanzbeamte und solche; ich füge der Steuererklärung überhaupt keine Anlagen außer den explizit vorgeschriebenen bei und es gibt dann eben zu manchen Punkten Nachfragen, dann faxe ich das noch rüber. Funktioniert jahrelang schon so.

    Ich denke die wissen dass Sie die Steuererklärung als Paket bekommen wenn ich für alle Objekte alle Belege in Kopie beifüge.

    Stefan
     
  17. #16 ImmerPositiv, 21.11.2015
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    Von uns bekommz das Finanzamt jedes Jahr ein Paket mit Unterlagen sowie Steuerklärung (EKST etc) und wir bekommen die Unterlagen als Paket zurück ;-)

    Bei uns hier ist es so dass zu Buchung/Zahlung (vom Konto) einer Handwerkerrechnung z.B. Die Rechnung in Original oder Kopie beigefügt sein muss !

    bei mtl. zahlungen wie z.B. Unfallversicherungen usw. Reicht das Dokument der VS was man einmal jährlich bekommt (Private Versicherungen die geltend gemacht werden bei der EKST)

    alles andere was das Unternehmen und die Vermietung betrifft da sind entsprechende Rechnungen/Belege zu den Buchungen/Zahlungen beigefügt.

    Spätestens wenn mal eine Betruebsprüfung kommt oder was sich das FA so einfallen lässt , wollen sie sowieso Belege sehen, also gleich alles dabei.

    Wir haben für jedes Mietobjekt ein eigenes Konto und dort wird entsprechend auch alles sortiert abgeheftet, Rechnungen für Sanierungen z.B., Rep.arbeiten usw. usw werden laufend nach Zahlung dem Kontoauszug zugeheftet und meist steht ja auf den Rechnungen welche Wohnung z.B., Rechnungen über Material etc. etc. da schreiben wit auf den Beleg für welche Wohnung in dem Haus das benötigt wurde (auch bei Barzahlungen)

    Und das passt alles für unser Finanzamt, wenn Fragen offen sind dann melden die sich entwederbei unserem Steuerberater oder uns.

    das was beiuns nicht anerkannt wird sind Online Kontoauszüge, da müssen die Kontoauszüge aus dem Auszugdrucker vorgelegt werden ...aber auch okay, man hat ja nichts zu verheimlichen, weder bei der VM noch im Betrieb.

    LG
     
  18. Andres

    Andres
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    Mit dieser Auffassung dürfte das FA viel Spass haben ...
     
  19. Berny

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    Gestatten die Frage: "Wieso"?
     
  20. Duncan

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    Weil nicht wenige Banken sich extra dafür einen Kontoauszugsdrucker kaufen müssten und dann die Ausdrucke zentral ziehen und ans Finanzamt senden müssten. z.B. nahezu alle Online-Banken. Mittlerweile gab es da wohl auch ein Machtwort vom BMF.
     
    Syker gefällt das.
  21. #20 ImmerPositiv, 23.11.2015
    ImmerPositiv

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    Nunja, es ist halt noch wie es ist hier.

    hoffen auch noch darauf dass sich das mal ändert...

    LG
     
Thema: Unterlagen, Rechnungen, Verträge ordnen für Steuererklärung
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