Unterschiedliche MwSt. Sätze / Steuerfreie Mietparteien

Diskutiere Unterschiedliche MwSt. Sätze / Steuerfreie Mietparteien im Abrechnungs-/Umlagmaßstab Forum im Bereich Betriebs- und Heizkosten; Hallo liebe Forumsmitglieder, zu Anfang: ich bin ganz neu in den Bereich der Immobilienverwaltung innerhalb des Unternehmens gewechselt, da der...

absolut1982

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Hallo liebe Forumsmitglieder,

zu Anfang: ich bin ganz neu in den Bereich der Immobilienverwaltung innerhalb des Unternehmens gewechselt, da der bisherige Stelleninhaber unerwartet schwer erkrankt ist und ab sofort nicht mehr zur Verfügung steht.

Im neuen Jahr soll ich die Nebenkostenabrechnung erstellen. Vermietet wird ein Mischobjekt. Bestehend aus 3 Privatmietern und 4 gewerblichen Mietern. Bei einem der gewerblichen Mieter wird (lt. Auskunft unserer Buchhaltung) keine Mehrwertsteuer angesetzt.

Um in das Thema reinzukommen, durchforste ich gerade die NK Abrechnung aus 2019 (2020 wegen der MwSt. Änderungen erstmal zu kompliziert ;) ). Bisher konnte ich viele Positionen die in der Abrechnung eingepflegt sind, gut anhand der Rechnungen nachvollziehen. Jedoch gibt es z. B. die Rechnung der Treppenhausreinigung, wo ich nicht ganz durchblicke..

Der Rechnungsbetrag beläuft sich auf 534,14 €, jedoch wurde in der NK-Abrechnung 521,91€ berücksichtigt. Dies entspricht rechnerisch einer Differenz von 2,29%.
Wenn ich die 19% MwSt. durch 7 Parteien teile und dann mal 6 nehme und diesen auf den Netto Rechnungsbetrag addiere, komm ich auf 521,98 €.

Bei anderen Rechnungen wiederum wurde der gesamte Rechnungsbetrag angesetzt, ohne Abzug oder Änderungen an der Steuer.

Gibt es eine Auflistung, welche Rechnungen in dem Fall um die Steuer für die 1 Partei gesenkt werden müssen?!

Bitte habt Nachsicht mit mir, wie gesagt, bin wirklich ganz neu in dem Bereich.

Lieben Dank vorab!
 
Andres

Andres

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zu Anfang: ich bin ganz neu in den Bereich der Immobilienverwaltung innerhalb des Unternehmens gewechselt, da der bisherige Stelleninhaber unerwartet schwer erkrankt ist und ab sofort nicht mehr zur Verfügung steht.
Ein gut gemeinter Rat: Wenn du den Job behalten willst, bemühe dich um geeignete Fortbildungen. Es mag ja sein, dass du aufgrund der Umstände ziemlich ahnungslos in diesen Bereich geschlittert bist, aber wenn das so bleibt, machst du früher oder später Fehler, die überhaupt nicht gut ankommen.

Vermietet wird ein Mischobjekt.
Erste Frage: Findet für die Gewerbeeinheiten ein Vorwegabzug statt? Falls ja, für alle oder nur für ausgewählte Positionen?

Um in das Thema reinzukommen, durchforste ich gerade die NK Abrechnung aus 2019
Zweite Frage: Wie sicher ist es, dass die Abrechnung 2019 stimmt? Ist dein Vorgänger vielleicht auch irgendwann mal ins kalte Wasser geworfen worden, hat keine Ahnung und es hat sich einfach niemand beschwert? Ist nicht böse gemeint, aber wenn du dir deine eigene Situation überlegst, ist das vielleicht gar nicht so unwahrscheinlich, oder?

Wenn ich die 19% MwSt. durch 7 Parteien teile und dann mal 6 nehme und diesen auf den Netto Rechnungsbetrag addiere, komm ich auf 521,98 €.
Dritte Frage: Sind alle Parteien an der Umlage der Treppenhausreinigung beteiligt? Oder hat vielleicht ein Ladengeschäft im Erdgeschoss gar keinen Zugang zum Treppenhaus?

Vierte Frage: Ist für die Treppenhausreinigung eine Umlage nach Einheiten vorgesehen? Oder nicht doch eher noch Wohn-/Nutzfläche? Die Betriebskostenabrechnung muss den Umlagemaßstab ausweisen und in den Mietverträgen muss das auch stehen, sofern von Wohn-/Nutzfläche abweichende Maßstäbe gelten sollen.

Fünfte Frage: Sind für alle Parteien die gleichen Umlagemaßstäbe vereinbart? Das ist (meist aus "historischen" Gründen) alles andere als selbstverständlich und kann dazu führen, dass dauerhaft die Summe der Betriebskostenabrechnungen nicht mit der Summe der angefallenen Betriebskosten übereinstimmt.

Sechste Frage: Gab es im Abrechnungszeitraum Mietminderungen? Die sind auch bei der Betriebskostenabrechnung zu berücksichtigen, was natürlich auch zu Differenzen führen kann.

Siebte Frage: Was ist wann und wie gerundet worden? Dabei mag ein Blick in die Einzelabrechnungen helfen, aber bei 7 Parteien und 7 ct Differenz darf man schon vermuten ...

Gibt es eine Auflistung, welche Rechnungen in dem Fall um die Steuer für die 1 Partei gesenkt werden müssen?!
Man möge mich korrigieren, aber von "müssen" kann da sowieso keine Rede sein. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer zu schreiben ist ein Privileg, das für Rechnungen zwischen Unternehmern unter bestimmten Umständen besteht. Im Bereich der Umsatzsteueroption kenne ich nur, dass die Umsatzsteuer trotzdem ausgewiesen und abgeführt wird und sich der Mieter selbst um den Vorsteuerabzug kümmert.

Im Kern aber sehr ähnlich wie der Fragenkatalog oben: Ist sicher, dass diese Abrechnung stimmt? Was ist mit den Mietern vereinbart? Und von Selbstversuchen würde ich hier noch dringender abraten, weil dem Finanzamt ziemlich egal ist, wer für wen kurzfristig einspringen musste.

Und zum Schluss: Wenn sich diese Fragen nicht aus der Abrechnung beantworten lassen, ist die Abrechnung sowieso fehlerhaft. Die rechnerische Nachvollziehbarkeit ist nämlich genau so eine Anforderung an die korrekte Abrechnung, wie es die sachliche Richtigkeit ist.
 

absolut1982

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Ein gut gemeinter Rat: Wenn du den Job behalten willst, bemühe dich um geeignete Fortbildungen.
Zunächst vielen Dank für deine Antwort!

Ich bin bereits dabei, mich um geeignete Fortbildungen zu kümmern :)
Erste Frage: Findet für die Gewerbeeinheiten ein Vorwegabzug statt?
Nein, es findet kein Vorwegabzug statt.
Zweite Frage: Wie sicher ist es, dass die Abrechnung 2019 stimmt?
Der Kollege macht das bereits seit 30 Jahren. Ob das ein Garant für die Richtigkeit ist, weiß ich nicht. Aber einer der Mieter ist eine Bank und ich denke, wa wäre schon das ein oder andere reklamiert wurden.
Dritte Frage: Sind alle Parteien an der Umlage der Treppenhausreinigung beteiligt? Oder hat vielleicht ein Ladengeschäft im Erdgeschoss gar keinen Zugang zum Treppenhaus?
Es gibt tatsächlich einen Laden im EG ohne Treppenhaus. Da schau ich nochmal in der Einzelabrechnung nach!
Vierte Frage: Ist für die Treppenhausreinigung eine Umlage nach Einheiten vorgesehen? Oder nicht doch eher noch Wohn-/Nutzfläche?
Die Umlage ist nach Flächenanteilen eingegeben.
Fünfte Frage: Sind für alle Parteien die gleichen Umlagemaßstäbe vereinbart?
Ja, so sieht es für mich aus.
Sechste Frage: Gab es im Abrechnungszeitraum Mietminderungen?
Nein, keine Mietminderungen.
Siebte Frage: Was ist wann und wie gerundet worden? Dabei mag ein Blick in die Einzelabrechnungen helfen,
Das ist die Frage.. ich habe keine Ahnung, wie der Kollege auf den Betrag gekommen ist.
 
Andres

Andres

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Die Umlage ist nach Flächenanteilen eingegeben.
Dann ist deine Rechnung mit "durch 7 mal 6" sowieso nicht zutreffend, zumindest solange nicht zufällig alle Parteien exakt gleiche Flächen hätten.

Der Kollege macht das bereits seit 30 Jahren. Ob das ein Garant für die Richtigkeit ist, weiß ich nicht.
Nein, das berühmte Zitat von Tolstoi bezieht sich zwar auf 35 Jahre, aber es gilt ganz genau so: Man kann seine Sache auch 30 Jahre schlecht machen. Ich finde das zwar ziemlich unwahrscheinlich, früher mag das funktioniert haben, heute ist es deutlich wahrscheinlicher, dass sich irgendwann einer der Mieter beschwert, aber verlassen kann man sich darauf auch nicht.

Aber einer der Mieter ist eine Bank und ich denke, wa wäre schon das ein oder andere reklamiert wurden.
Weil Banken bei der Prüfung von "Papierkram" unfehlbar sind? Vielleicht ist die Abweichung auch zu deren Vorteil?

Diese ganze Spekulation bringt nichts. Du musst jetzt eine korrekte Abrechnung machen, egal wie richtig oder falsch die letzten 30 Abrechnungen gewesen sein mögen.
 

absolut1982

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Dann ist deine Rechnung mit "durch 7 mal 6" sowieso nicht zutreffend, zumindest solange nicht zufällig alle Parteien exakt gleiche Flächen hätten.
Ja, das hab ich mir nun auch gedacht :D
Du musst jetzt eine korrekte Abrechnung machen, egal wie richtig oder falsch die letzten 30 Abrechnungen gewesen sein
So siehts aus.. ich komme halt nicht darauf, wieso er die Rechnung „gekürzt“ hat.

Die Rechnung ist ja über 534,14 €, wieso kürzt er die auf 521,91€ BEVOR die Umlage stattfindet?

Hast du dazu vielleicht eine Idee?
 

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Wie kommen denn die Werte in die Abrechnung? Manuell oder per Import in eine Software? Könnte es ganz banal ein Tippfehler sein? Hast du mal mit dem Jahr davor verglichen?
 

absolut1982

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Wie kommen denn die Werte in die Abrechnung? Manuell oder per Import in eine Software? Könnte es ganz banal ein Tippfehler sein? Hast du mal mit dem Jahr davor verglichen?

Die Werte werden manuell in die Software eingetragen.

Er hat allerdings auch jede Rechnung in Excel erfasst und auch dort den reduzierten Betrag ausgerechnet.

Ich schaue Montag im Büro noch einmal ganz genau nach!
 

absolut1982

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Könnte es ganz banal ein Tippfehler sein? Hast du mal mit dem Jahr davor verglichen?

Danke für den Tipp! Ich habe mir nun die BK Abrechnung aus 2018 angesehen. Der Rechnungsbetrag beläuft sich dort auf 521,91 €. Er scheint also tatsächlich seine Vorjahreswerte in seiner Exceltabelle nicht aktualisiert zu haben...

Kann ich mir gerade nicht erklären, denn auf den Rechnungen sind ja ganz klar andere Beträge ausgewiesen.. *schock*

Edit: In seiner Excel Datei hat er die Rechnung aufgeschlüsselt in Material und Lohnkosten, diese gehen aus der Rechnung aber gar nicht hervor. Sollte ein Mieter dazu eine Nachfrage haben, reicht es dann, wenn ich die Rechnung als "Beweis" vorlege oder muss ich diese aufschlüsseln können?

Lieben Dank für eure Hilfe!
 
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Andres

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Edit: In seiner Excel Datei hat er die Rechnung aufgeschlüsselt in Material und Lohnkosten, diese gehen aus der Rechnung aber gar nicht hervor. Sollte ein Mieter dazu eine Nachfrage haben, reicht es dann, wenn ich die Rechnung als "Beweis" vorlege oder muss ich diese aufschlüsseln können?
Die Frage dürfte weniger sein, ob ein Mieter eine Nachfrage hat - ich würde mir eher um's Finanzamt Sorgen machen. Dieser Ausweis ist für die Wohnungsmieter die Eintrittskarte, um Teile der Betriebskosten steuerlich geltend zu machen, § 35a EStG. Eigentlich halte ich die Sache seit BFH VI R 18/16 für geklärt: Keine Schätzung der Aufteilung durch den Steuerpflichtigen. Wie das nun zu beurteilen ist, wenn die Schätzung weder durch den Leistungserbringer noch durch den Steuerpflichtigen erfolgt, sondern bei einem "Zwischenstopp" beim Vermieter/Verwalter, kann ich nicht beantworten. Vielleicht meldet sich hier noch unser Experte @taxpert, aber ich bin mindestens skeptisch, ob das so zulässig ist.
 

Newbie15

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Danke für den Tipp! Ich habe mir nun die BK Abrechnung aus 2018 angesehen. Der Rechnungsbetrag beläuft sich dort auf 521,91 €. Er scheint also tatsächlich seine Vorjahreswerte in seiner Exceltabelle nicht aktualisiert zu haben...

Kann ich mir gerade nicht erklären, denn auf den Rechnungen sind ja ganz klar andere Beträge ausgewiesen.. *schock*
Ich glaube, an dieser Stelle kannst du das Thema "alte Abrechnungen nachvollziehen und ebenfalls so machen" dezent in die Tonne hauen. Ich glaube, an dieser Stelle sollte man mit dem Chef mal darüber reden, für die kommende Abrechnung einen Fachmann mit ins Boot zu holen, der die Abrechnung korrekt erstellt und dir erklärt. Oder ggf. eine Software zu kaufen/mieten, die einem einen großen Teil der Arbeit abnimmt. Das reduziert solche Fehler wie die, an denen du hängst, schon deutlich. Was sich eher lohnt oder gar beides sinnvoll ist, hängt von der individuellen Situation ab.
 

absolut1982

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Ich glaube, an dieser Stelle kannst du das Thema "alte Abrechnungen nachvollziehen und ebenfalls so machen" dezent in die Tonne hauen. Ich glaube, an dieser Stelle sollte man mit dem Chef mal darüber reden, für die kommende Abrechnung einen Fachmann mit ins Boot zu holen, der die Abrechnung korrekt erstellt und dir erklärt. Oder ggf. eine Software zu kaufen/mieten, die einem einen großen Teil der Arbeit abnimmt. Das reduziert solche Fehler wie die, an denen du hängst, schon deutlich. Was sich eher lohnt oder gar beides sinnvoll ist, hängt von der individuellen Situation ab.

Die NK Abrechnung wird mit einer Software erstellt. Für mich ist halt wichtig zu erkennen, wieso er auf welche Beträge gekommen ist. Es war auch alles soweit nachvollziehbar, bis auf die hier genannte Position.

Lieben Dank für eure Hilfe!
 
GSR600

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Die Software ist auch nur so gut wie derjenige der davor sitzt und die richtigen Daten eingibt, bzw das Grundgerüst richtig einrichtet.
 
taxpert

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Wie das nun zu beurteilen ist, wenn die Schätzung weder durch den Leistungserbringer noch durch den Steuerpflichtigen erfolgt, sondern bei einem "Zwischenstopp" beim Vermieter/Verwalter, kann ich nicht beantworten.
Auch der Hausverwaltung und dem Vermieter ist durch die Rz.39 und 40 des BMF-Schreibens vom 09.11.2016 eine schätzweise Aufteilung verwehrt.

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