Wie am besten ordnen?

Diskutiere Wie am besten ordnen? im Buchhaltung Forum im Bereich Finanzen; Hallo ich bin neu hier und hab mal ein paar Fragen an euch. Ich arbeite in einem kleinen Unternehmen und übernehme hier unter anderem die...

  1. Ale84

    Ale84 Neuer Benutzer

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    Hallo ich bin neu hier und hab mal ein paar Fragen an euch. Ich arbeite in einem kleinen Unternehmen und übernehme hier unter anderem die Vermietungen. Ich bin für 5 Mietobjekte verantwortlich und Quereinsteiger. Jetzt meine Frage an euch. Wie ordnet ihr euren Schriftverkehr? Ich würde allen SV mit den Mieter in die Mietakten heften, allen SV der einzelnen Versorger, wie Gas, Wasser usw. in einem Ordner mit Nebenkosten und dann alles was Rechnungen sind nochmal in Kopie in den Kontoordner. Für die Nebenkostenendabrechnung würde ich dann die Rechnungen auch nochmal in Kopie dahinter heften. Mein Chef meint, das sei zuviel Aufwand und zu viele Kopien. Ich soll mir immer alles aus dem Kontoordner raussuchen. Wie ordnet ihr das so? Oder scannt ihr alles ein? Dann brauch man ja aber wieder ein extra Programm oder?
     
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  3. #2 Leipziger82, 20.06.2014
    Leipziger82

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    Verwaltest Du oder vermietest Du?
    Wozu musst Du als Vermieter Betriebskostenabrechnungen aufbewahren?
    Wie ist die Unternehmensstruktur? Rechnungen (außer Betriebskosten) kopiere ich nie. Dafür gibt es eine Buchhaltung.

    Ansonsten habe ich Mieterakten und Objektakten.
    Für Betriebskostenrechnungen (umlagefähig und nichtumlagefähig) habe ich einen separaten Ordner, den ich nach den entsprechenden Kostenarten unterteile.

    Grundlegend bin ich aber ein Freund des papierlosen Büros. Heißt: Alles wird eingescannt und auf dem PC in Ordnern hinterlegt. Dazu braucht man auch kein separates Programm.
     
  4. #3 Pharao, 20.06.2014
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 20.06.2014
    Pharao

    Pharao Gast

    Ale84,

    also irgend was x mal zu kopieren und in unterschiedliche Ordner einzuheften, das macht m.E. keinen Sinn, sondern nur zusätzliche Arbeit und im schlimmsten Fall stiftet das auch mehr Verwirrung als es bringt.


    - Ordne doch zb alle Briefe, ggf. auch noch Mietvertrag, ect von einer Immobilie in einen Ordner. Da kannst du dann im Orndern selber auch nochmals unterteilen in Briefe von Mieter a, Mieter b, usw. oder in Briefe von Wohneinheit EG-R oder EG-1, usw. Wenn du zuviele Mieter hast für einen Ordner, dann macht ggf. einen eigenen Ordner alleine nur für einen Mieter bzw eine Wohneinheit.

    - Rechnungen, ect ordnest du in einen anderen Ordner ab, zb auch für Immobilie A. Hier würde ich die Reihenfolge so wählen, wie es im Buchhaltungsprogramm auch gebucht wurde. I.d.R. hat man da dann auch fortlaufende Nummern, damit man später auch mal wieder was findet. Manchmal kann hier allerdings Sinnvoll sein sich kopien anzufertigen, denn wenn die Rechnungen erstmal beim Finanzamt liegen, dann dauert das i.d.R. etwas bis man diese wieder bekommt - Aber das ist nicht zwingend notwenig, da dies m.E. doch recht selten vorkommt, das man gerade diese Rechnungen dann nochmals benötigt.
     
  5. Berny

    Berny Erfahrener Benutzer

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    Ähnlich auch bei meinem 5er-MFH:
    Ein Ordner mit Unterteilungen für EVU, Grundbesitzabgaben, Heizkostenabrechner, Schorni, Versicherungen, Sonstiges (Angebote, HuG, erl. Rechnungen, usw.).
    Je Mieter ein Schnellhefter. Bewährt seit inzwischen über 14 Jahren.
     
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