Wie buche ich die Entnahme aus der Rücklage richtig?

Diskutiere Wie buche ich die Entnahme aus der Rücklage richtig? im Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan Forum im Bereich Wohnungseigentum; Hallo, ich habe kürzlich die Buchhaltung einer WEG übernommen und ich bin unschlüssig, ob da alles richtig gebucht ist. Ich bin gerade dabei die...

Sommerflieder345

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Hallo,

ich habe kürzlich die Buchhaltung einer WEG übernommen und ich bin unschlüssig, ob da alles richtig gebucht ist. Ich bin gerade dabei die Hausgeldabrechnung zu erstellen und in 2021 gab es bei der WEG eine Entnahme aus der Rücklage. Die Entnahme ist auf dem Konto “Entnahme aus der Rücklage„ gebucht, aber das entsprechende Konto ist in den Stammdaten als Bilanz/Saldovortrag geschlüsselt. Das kann doch nicht richtig sein.
Jetzt habe ich gelesen, dass man Entnahmen aus der Rücklage nicht als Aufwand buchen darf. Aber irgendein Konto muss ich ansprechen, wenn es einen Geldabgang gibt.
Welches Konto nehme ich da und zu welcher Kontenklasse muss das gehören?

Danke für Rückmeldungen. Ich bin für jede Hilfe dankbar.
 
Andres

Andres

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Vorwort:
  • Es gibt (fast) keine verbindlichen Vorgaben, wie die Buchhaltung in einer WEG abzulaufen hat. Insofern ist es nicht nur schwer sondern sogar tatsächlich unmöglich zu sagen, wie die Buchhaltung ablaufen muss, weil es dieses muss nicht gibt. Es ist zwar durchaus so, dass man manche Dinge getrost als "falsch" bezeichnen kann, aber ein "richtig" gibt es eben auch nicht.
  • Ich kann dir auf Basis deiner Angaben, meiner Erfahrung und einer gesunden Prise Ratespiel ungefähr sagen, wie das gebucht werden sollte. Das kann allerdings keinesfalls verbindlich sein und ersetzt nicht, dass du selbst schaust, dass du erstens eine ausreichende eigene Qualifikation erwirbst und zweitens den Kontenplan eingehend studierst.
  • Hinsichtlich Qualifikation: Solltest du keine Vorkenntnisse in doppelter Buchführung haben (wonach - ohne Vorwuf - deine Frage klingt), wird das schwierig. Dieses Thema ist im Selbststudium nur schwer zu erlernen. Klar, es gibt Genies ... . Sofern du das freiwillig im Rahmen einer Selbstverwaltung machst, würde ich zumindest einen entsprechenden Kurs zur Doppik an der örtlichen Volkshochschule empfehlen. Das Thema ist dort regelmäßig vertreten, wenn auch meist nicht mit Schwerpunkt WEG. Sofern das im beruflichen Umfeld stattfindet, gibt es dafür Kurse bei den bekannten Verbänden aber auch privaten Dozenten, die z.B. auch die verpflichtenden Weiterbildungen für professionelle Verwalter anbieten. Bist du im beruflichen Umfeld verantwortlich für die Buchhaltung, möchte man ernsthaft über den Bilanzbuchhalter nachdenken, auch wenn in der WEG nicht "richtig" bilanziert wird. In diesem Fall: Kaufmännische Berufsausbildung, 5 Jahre Berufspraxis, dann Weiterbildung mit IHK-Prüfung. Ist eine Qualifikation, die viele Möglichkeiten eröffnet ...
  • Hinsichtlich Kontenplan: Es gibt zwar fertige Kontenpläne (natürlich hat datev da was im Angebot ...) und oft sind die in Buchhaltungssoftware dabei, aber gerade für kleine, selbstverwaltete Gemeinschaften halte ich die für heftig überdimensioniert, was übrigens auch die Wahrscheinlichkeiten von Fehlbuchungen deutlich erhöht. Einem von deinem Vorgänger übernommenen Kontenplan würde ich grundsätzlich nicht trauen - ich habe (leider nicht nur) von Laien da schon derartig viel Mist gesehen, dass diese Haltung angemessen ist. Dieses Problem ist leider hinterhältig: Wenn die Konten nicht richtig eingerichtet sind, hat das meist zahlreiche Auswirkungen auf Betriebskostenabrechnungen, Hausgeldabrechnungen und so weiter. Man merkt es erst hinterher und ganz oft lassen sich Konten in Programmen nicht mehr beliebig umkonfigurieren, sobald sie erst einmal bebucht sind.
  • Zuletzt kommt das Thema Software ins Spiel. Auch wenn man im Prinzip weiß, was man buchen muss oder möchte, ist immer noch die Frage, wie man das dem Buchhaltungsprogramm so erklärt, dass es danach die Abrechnungen wie gewünscht generiert. Das kann ich dir nicht abnehmen - musst du selbst herausfinden. Im Prinzip ist das die Fortsetzung des Themas "Kontenplan": Neben den buchhalterischen Fragen gibt es da meist diverse Häkchen, mit denen z.B. eingestellt wird, was in den Betriebskosten auftaucht.
Sei vorsichtig, es geht hier um Geld und bei Geld hört bekanntlich die Freundschaft auf! Wenn du nicht sicher bist, ziehe einen Profi hinzu.

Die Entnahme ist auf dem Konto “Entnahme aus der Rücklage„ gebucht, aber das entsprechende Konto ist in den Stammdaten als Bilanz/Saldovortrag geschlüsselt. Das kann doch nicht richtig sein.
Zunächst: Aus deiner Schilderung schließe ich, dass bei euch der "Kontenplan Immobilienwirtschaft" zum Einsatz kommt, dieser hier. Ob es nun genau der ist oder doch ein leicht anderer, spielt keine ganz so große Rolle, weil die im Kern alle ähnlich sind, aber wenn du das vielleicht nachschauen und kurz bestätigen könntest, wäre das nicht schlecht.

Dann kommen wir zurück zur Einleitung: Es gibt kein "richtig". Es gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten, wie man eine Entnahme aus der Rücklage buchen kann:
Jetzt habe ich gelesen, dass man Entnahmen aus der Rücklage nicht als Aufwand buchen darf.
Richtig. Wenn die Entnahme aus der Rücklage überhaupt gegen ein Erfolgskonto gebucht wird, muss das ein Ertragskonto sein, kein Aufwandskonto. Das Rücklagenkonto ist ein Aktivkonto und wird bei einer Entnahme im Soll angesprochen, also muss das Gegenkonto im Haben angesprochen werden und damit muss es entweder ein anderes Bestandskonto oder ein Ertragskonto sein. Aufwandskonten werden im Soll angesprochen, nicht im Haben!

Dieser Ansatz hat aber einen Nachteil: Er würde dazu führen, da die Entnahme nun ein Ertrag ist, taucht sie in der Gewinn- und Verlustrechnung auf. Das ist nicht erwünscht. Im Abschluss soll nur einmal der Aufwand für die Maßnahme auftauchen, nicht auch noch ein Ertrag für die Entnahme und ein weiterer Aufwand für die Verrechnung der Entnahme mit dem eigentlichen Aufwand.

Man könnte jetzt auf die Idee kommen, stattdessen einfach Rücklagenkonto an Bank zu buchen. Im Kern passiert ja genau das: Man nimmt das Geld von dort, bewegt es auf ein Zahlungsverkehrskonto und zahlt damit die Rechnung. Das Problem dieses Vorgehens ist, dass eine der wenigen echten rechtlichen Anforderungen an die Jahresabrechnung ist, dass die Entwicklung der Rücklage dargestellt werden muss. Egal wie man bucht, muss also irgendwo ein Buchungskonto angesprochen werden, das "mitzählt" was aus der Rücklage entnommen wurde - und natürlich auch in die umgekehrte Richtung.

Dieses Konto muss ein Bestandskonto sein, weil es sowohl im Soll als auch im Haben angesprochen werden kann. Es ist einer der wenigen Fälle, in denen es im Prinzip egal ist, ob es ein Aktiv- oder Passivkonto ist. Auf diesem Konto verbleibt niemals dauerhaft ein Saldo, stattdessen wird hier Geld immer nur "durchgereicht", d.h. eingebucht und sofort wieder ausgebucht. Dieses Konto dient nur statistischen Zwecken und gehört systematisch weder zu den Erfolgs- noch zu den Bestandskonten, daher findet man es meistens in der Kontoklasse 9, d.h. dort, wo auch Eröffnung, Abschluss, Gewinn und Verlust und andere Konten dieser Art zu finden sind.

Welches Konto nehme ich da und zu welcher Kontenklasse muss das gehören?
Antwort unter der Annahme, dass ich den Kontenplan richtig geraten habe - sonst ändern sich die Bezeichnungen (und die Nummern), aber das Prinzip bleibt. Selbst wenn dieser Kontenplan herangezogen wurde, mögen weitere Unterkonten gebildet worden sein.

Also, nehmen wir einfach mal an, dass die Heizung kaputt war. Der Heizungsbauer ist angerückt, es wurde etwas teurer, im Nachgang kam eine Rechnung über 10.000 €, die du pflichtschuldig bezahlt hast. Das ist hoffentlich noch einfach:

2740 Bank 10.000 an 805 Instandhaltungskosten 10.000

"Bank" ist der generische Name, wahrscheinlich wird hier eine konkrete Bankverbindung genannt sein.

Die Buchung sollte soweit nicht wirklich überraschend sein. Durch die Art, wie die Konten eingerichtet sind, wird die Heizungsreparatur nun auf der Abrechnung als "Instandhaltungskosten" auftauchen und dort als "nicht umlagefähig" gekennzeichnet sein. Das ist gut so und soll unbedingt so bleiben, denn es sind ja auch Instandhaltungskosten entstanden, die in der Abrechnung so dargestellt sein sollen. Dieser Aufwand soll nur nicht dazu führen, dass die Eigentümer in den Einzelabrechnungen mit diesen Kosten belastet werden, also greift man auf die Rücklage zu.

Wie bereits erwähnt, muss nun also Geld vom Rücklagenkonto auf das Girokonto fließen, was übrigens schon für sich alleine eine Buchung erforderlich macht, weil es ja entsprechende Bewegungen auf den jeweiligen Kontoauszügen gibt:

2741 Rücklagenkonto 10.000 an 2740 Bank 10.000

Auch hier: Die Bezeichnungen werden anders sein, aber die ungefähren Nummernkreise sollten stimmen.

Das ist aber nicht die gewünschte Buchung, denn so bekommt das statistische Konto nichts davon mit. Vielleicht wird die Software eine solche Buchung auf das Rücklagenkonto auch gar nicht zulassen oder zumindest davor warnen. Das Geld muss einen Umweg machen:

2741 Rücklagenkonto 10.000 an 983 Entnahme aus Rücklagen 10.000
983 Entnahme aus Rücklagen 10.000 an 2740 Bank 10.000

Auf die GuV oder die Bilanz hat das exakt die gleiche Wirkung wie die o.g. falsche Buchung, nämlich überhaupt keine. Es führt nur dazu, dass die Software weiß, dass hier eine Entnahme aus der Rücklage gebucht wurde, und die Eigentümer in entsprechender Höhe auf den Einzelabrechnungen entlastet werden müssen.

Jetzt bleibt noch ein kleineres, aber evtl fieses Problem übrig: Wie viele Buchungssätze sollen das insgesamt sein, drei zwei oder einer? In einer perfekten Welt würde ich es bevorzugen, wenn es zwei Buchungen sind, nämlich die beiden letzten Zeilen (die per bzw. an 983) und dann noch die o.g. Buchung zur Bezahlung der Rechnung. Das hätte den Vorteil, dass die Realität gut abgebildet wird, denn effektiv ist das Geld direkt von der Rücklage auf das Girokonto geflossen und exakt das ist der saldierte Effekt der zweiten Buchung.

Ob das in der Realität mit der Buchhaltungssoftware so funktioniert, musst du entweder mit deren Dokumentation, dem Support oder im Selbstversuch (Testmandant! So etwas nie auf den eigentlichen Daten probieren, weil es danach alles wieder per Korrekturbuchungen rückgängig gemacht werden muss) ausprobieren, d.h. ob der Vorfall so richtig in den Abrechnungen geführt wird. Es besteht die Möglichkeit, dass man alles in eine einzige Buchung packen muss, aber auch dass eine Buchung die ein Konto saldiert mit 0 anspricht, nicht möglich ist, d.h. auch die letzte Buchung geteilt werden muss. Dass ist kein riesiges Problem - es gibt ja zwei Kontoauszüge und damit zwei Belege, d.h. es kann gerne auch zwei Buchungen geben - aber ich finde das systematisch fragwürdig.

Noch ein kleiner Hinweis: Im Kontenplan (wieder: sofern ich ihn richtig erkannt habe) gibt es weitere verdächtige Konten, z.B. 667, 668 und 808, die aber nichts mit der WEG-Erhaltungsrücklage zu tun haben. Hier geht es um bilanzielle (und ganz besonders steuerliche) Vorgänge, die in der WEG keine Rolle spielen. Genau solche Konten meine ich, wenn ich oben schreibe, dass eine kleine, selbstverwaltete WEG nicht unbedingt diese Art von Kontenplan braucht oder überhaupt verwenden sollte.

Hoffentlich wird dir nach dieser Antwort klar, warum ich den Bedarf hatte, ein "Vorwort" zu schreiben. Die Sache ist nicht unendlich kompliziert, mit 20 verschiedenen Prototypen von Buchungssätzen sollte man locker alles erschlagen haben, was man in der WEG-Verwaltung je sehen wird. Wenn man so eine Buchhaltung aber verantwortlich durchführen soll, muss man schon auch die Zusammenhänge weitgehend verstehen, sonst erleidet man mittelfristig Schiffbruch.
 
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