Wie macht ihr das mit der Ordnung der Unterlagen?

Dieses Thema im Forum "Mietvertrag über Wohnraum" wurde erstellt von Nord-3012, 21.02.2013.

  1. #1 Nord-3012, 21.02.2013
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    Ich würde gerne eure Tipps hören, wie ihr eure Unterlagen ablegt.

    Ich habe Papiere, die nicht so oft benötigt werden wie Kaufvertrag, Notarrechnungen, Mietverträge, Protokolle etc.

    Dazu kommen die Belege und Kassenbons der laufenden Kosten wie Reparaturen, Schornsteinfeger, Öleinkauf, Reinigungskosten etc.

    Diverse Restunterlagen wie Angebote, Mietverträge für Geräte wie HKV, Kontoauszug vom Baukredit etc. sind auch noch vorhanden.

    So, dann werden einige der Belege für die Betriebskostenabrechnung benötigt und wieder welche für die Einkommensteuererklärung,die man wieder herausnehmen muss.

    Wie habt ihr diese sortiert und abgelegt?

    Danke
     
  2. AdMan

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  3. #2 Tobias F, 21.02.2013
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    In Ordnern sortiert.
    Sollen wir Dir jetzt erklären wie man sein Büro organisiert, Papiere nach Art und Datum abheftet?
     
  4. #3 Nord-3012, 21.02.2013
    Zuletzt bearbeitet: 22.02.2013
    Nord-3012

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    Das versteht sich von selbst, dass man dafür Ordner nimmt und sie hinter dem jeweiligen Register chronologisch abheftet.

    Ich fragte eher nach einem logischen System, welches ihr anwendet, idealer Weise für ein Mehrfamilienwohn- und Geschäftshaus, welches vom Eigentümer mit bewohnt wird. Dabei dachte ich daran, ob die Unterlagen, die an den Steuerberater gehen, evtl. getrennt von den Übrigen aufbewahrt werden aber auch daran, ob ihr schon beim Einkaufen eine Trennung nach Wohneinheiten macht.

    Bei mir herrscht derzeit noch ein kleines bisschen Chaos, da nebenbei Unterlagen für zwei Arbeitnehmertätigkeiten, ein angehender Gastronomiebetrieb sowie Unterlagen für Kinder und für eine Pflegeperson aufbewahrt werden müssen.



    Hat sich erledigt, System gefunden + 1/3 der Arbeit schon fertig. Weiter gehts dann heute früh.
     
  5. #4 Tigerfisch, 22.02.2013
    Tigerfisch

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    Hi zu welchem System hast du dich entschieden?
     
  6. #5 lostcontrol, 22.02.2013
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    das wird bei mir sowieso alles eingescannt und elektronisch archiviert, dann muss ich's nicht ständig aus den ordnern zerren und umsortieren etc.
     
  7. #6 Papabär, 22.02.2013
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    Oh, ... ich sortiere meine Belege nach Größe: Alles was größer als 2,5x10mm ist, kommt oben in den Schlitz der Papiermaschine ... alles andere kommt gleich in den Beutel der da drunter hängt.
     
  8. #7 lostcontrol, 22.02.2013
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    ach ja, ganz wichtig:
    ich hab verschiedenfarbige ordner. je nach farbe/material der häuser bzw. deren namen.
     
  9. Syker

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    Hallo zusammen,



    :063sonst:

    Bei uns sind sehr viele Häuser rot verklinkert,
    also rote Ordner anschaffen.


    VG Syker
     
  10. #9 lostcontrol, 22.02.2013
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    richtig, die roten ordner gehören zum einzigen backsteinhaus.
    die grünen zu meinem privathaus, das ist lindgrün gestrichen.
    usw...
     
  11. Pharao

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    Hi Nord-3012,

    möglichst sinnvoll & übersichtlich ;)

    Ich mein, macht ja wenig Sinn zB die Kontoauszüge bei den Handwerkerangeboten irgendwo mittendrin mitabzuheften, ect.Ob du dagegen jetzt alles in einen Ordner abheftest oder mehrere dazu benutzt, das hängt ja eher davon ab, was alles rein soll bzw. auch rein passt.

    Hat auch einen anderen netten Nebeneffekt, nämlich zB wenn man was nachgucken muss, aber die Unterlagen (mal wieder) etwas länger beim Finanzamt liegen ..... :50:
     
  12. #11 Papabär, 22.02.2013
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    Oops ... bei mir haben die Kollegen gerade zwei Dutzend weiße Ordner im Büro zwischengelagert ... ob es sich da um Iglu´s handelt? :smile007:

    Und - ach ja, ... in einem meiner Häuser gab´s doch kürzlich ´nen Wohnungsbrand. Ich sollte vielleicht mal die Akten aktualisieren ... wo ist nur grad´ mein Feuerzeug? :brille013:
     
  13. #12 lostcontrol, 22.02.2013
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    weiss hab ich für steuerberater/finanzamt... farbe der unschuld halt, gelle?
     
  14. #13 lostcontrol, 23.02.2013
    Zuletzt bearbeitet: 23.02.2013
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    ok - einen ernstgemeinten tipp zumindest:
    bei mir gibt's für jeden mieter so 'n extra-hefter der dafür konzipiert ist dass man ihn in 'nem ordner ablegen kann. ich weiss jetzt leider nicht wie die heissen, kriegste aber eigentlich in jedem einigermassen gut sortierten schreibwarenladen.
    da kommt erstmal der mietvertrag rein, inklusive der kopie vom ausweis des mieters (die ich ja eh brauch fürs kautionskonto). dann kommt natürlich noch die quittung für die kaution rein (die eigentlich bisher jeder potentielle mieter lieber in bar vor ort bezahlt hat anstatt vor unterschrift überwiesen) sowie danach die papiere bezüglich kautionskonto. dazwischen bzw. danach kommt das übergabeprotokoll rein.
    und so weiter. in kaufmännischer heftung.
    bei mir hat jeder mieter seine eigene mappe in der alles einzeln für ihn abgelegt wird.
    die mappe selbst wandert z.b. in den ROTEN ordner "backsteinhaus - aktuelle mieter".
    alles was dann sonst noch so mit dem mieter verhandelt wird - durchaus auch emails - wird dann dort abgelegt.
    mit dem schriftverkehr natürlich auch so sachen wie die betriebskostenabrechnung in kopie - das original der betriebskostenabrechnung liegt im betriebskostenordner (in dem fall der ROTE ordner "backsteinhaus - betriebskosten").

    viele hier würden vielleicht sagen "was ein scheiss - so 'n aufwand musste doch garnicht machen" - aber de fakto hat sich das schon mehrfach als sehr angenehm erwiesen sich die "mieter-akte" aus dem ordner nehmen zu können bei entsprechenden terminen und dann eben automatisch alles beieinander zu haben.

    wobei ich mittlerweile über elektronische möglichkeiten auch alles beieinander hätte - nur ist papier da irgendwie immernoch - keine ahnung wie ich das jetzt ausdrücken soll - aber präsenter, authentischer, nachvollziehbarer, echter....

    aber das war's auch schon. mein system werd ich nicht weiter erklären. würd eh niemand helfen.
     
  15. Pharao

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    Hi,

    also die Ordnerfarbe finde ich persönlich nicht so wichtig, in Zeiten wo man Ordner auch einfach beschriften kann. Aber gut, wem`s gefällt kann das ja gerne machen ;)
     
  16. #15 lostcontrol, 24.02.2013
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    beschriftet werden die ordner natürlich auch - ein ordner pro immo reicht ja bei weitem nicht.
     
  17. #16 Leni79, 17.07.2013
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 20.07.2013
    Leni79

    Leni79 Neuer Benutzer

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    Interessant, wir ihr all eure Unterlagen sortiert bzw. verstaut.
    Wir archivieren unsere Akten neuerdings in mehreren Hängemappenwagen.
    Das besonders praktische an dem Wagen ist, dass er aufgrund der Rollen durch die Räumlichkeiten geschoben werden kann.
    Wir besitzen 4 Mehrfamilienhäuser, sodass wir vier solcher Ordnungssysteme mit den Akten der jeweiligen Mieter verwenden.
    Wir haben diesen Wagen Typ im Einsatz:
     
  18. #17 lostcontrol, 17.07.2013
    lostcontrol

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    man fragt sich durch welche räumlichkeiten diese wägen da geschoben werden müssen.
    ich bin in der glücklichen lage genug platz im extra vorhandenen regal direkt beim schreibtisch zu haben um die ordner dort dauerhaft verstauen zu können und sie so immer zur hand zu haben, ich muss sie also nicht ständig durch die gegend schieben.
     
  19. Pharao

    Pharao Erfahrener Benutzer

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    Wer seine Akten liebt, der schiebt oder wie war das :?
     
  20. Jobo45

    Jobo45 Erfahrener Benutzer

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    vor allem kann bei einem Mieteranruf immer gesagt werden , "ich kann nicht nachschauen die Akten rollen gerade umher ;-) "
     
  21. #20 Kitzblitz, 20.07.2013
    Kitzblitz

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    ... wie jetzt ? - Ihr schmeißt die Schriftstücke nicht einfach in eine Kiste (chronogische Ablage = das älteste liegt unten) ?

    Gruß aus'm Ländle
    Ulrich
     
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